Cómo gestionar la relación con clientes morosos

Consejos para prevenir y gestionar los impagos que pueden afectar a la pyme.

Cobrar las facturas pendientes es muchas veces un auténtico quebradero de cabeza para los empresarios o los gestores de las pequeñas y medianas empresas. De hecho, la gestión de los impagos llega en ocasiones a ocupar tanto tiempo que acaba por mermar la dedicación que los responsables de las pymes destinan a la actividad de su negocio propiamente dicha. Por ello, a continuación te mostramos cómo gestionar la relación con los clientes morosos.

Si bien es cierto que la morosidad no es ahora tan acuciante como en los peores años de la crisis, en demasiadas oportunidades lo más complicado para una empresa no es vender, sino cobrar con todo lo que ello conlleva.

Prevenir la morosidad

Nadie desea enfrentarse a impagos, así que la mejor solución contra los clientes morosos es tratar de evitarlos, pero, lamentablemente, ésto no siempre es posible. De este modo, existen soluciones intermedias, tales como comprobar con quien se hacen negocios antes de cerrar un trato o contratar un seguro de crédito, por poner dos ejemplos.

Sin embargo, la prevención no siempre funciona y conviene conocer las distintas posibilidades que existen para hace frente a los impagos, es decir, cómo gestionar la relación con clientes morosos.

Antes de entrar en la gestión que desde la pyme puede hacerse ante la morosidad, es preciso distinguir a los clientes habituales de los esporádicos, así como lo que supone un impago puntual -y justificado en muchas ocasiones- frente a un comportamiento que puede considerarse como habitual.

Capacidad de negociación ante un impago

La primera reacción ante un impagado debería de ser la flexibilidad y la negociación. Es decir, contactar con el cliente para conocer los motivos del impago y, en la medida, tratar de ser flexible respecto a las necesidades de aquél para que pueda saldar su deuda.

En ocasiones nos encontraremos con que la empresa simplemente atraviesa un periodo de falta de liquidez pero que su intención es pagar, aunque no siempre tiene por qué ser así. En cualquier caso, la comunicación va a ser fundamental durante todo el proceso.

Uno de los problemas más comunes en la gestión de la relación con los clientes morosos es la falta de experiencia del empresario adeudado y la situación de embarazo que muchas veces crea el tener que reclamar un pago.

El objetivo es cobrar

Evidentemente no es plato de buen gusto tratar con un cliente para recordarle que no ha cumplido con sus obligaciones, pero no debemos afrontar el proceso como una confrontación. Se trata de una negociación en la que simplemente se reclamará una cantidad que se adeuda.

Del mismo modo, antes de tratar con el moroso hay que dejar de lado cualquier sentimiento de culpa por querer cobrar o de enfado por la situación que se ha generado. Hay que afrontar el trato con el moroso como un negocio más.

Tras el primer contacto de cortesía hay que tratar de llegar a un acuerdo sobre el pago y sobre todo ser insistentes y no olvidarnos del impago. Hay que estar encima de la operación hasta alcanzar un acuerdo sobre el pago, tratando de dejar a un lado al abogado y la vía judicial, más costosa y larga.

Evitar los tribunales

«Lo primero es intentar llegar a un acuerdo con el deudor. Si queda plasmado por escrito, mejor. El acuerdo puede versar sobre la concesión de un plazo superior para el pago, la rebaja de la deuda o el acuerdo de intereses, entre otras posibilidades. Además de lo anterior, también puede estudiarse hacer un reconocimiento de deuda o un acto de conciliación», aconsejan desde el despacho Iuris Consultas Abogados.

Pérdida de clientes

En este punto conviene también valorar las causas que han llevado al impago (gestión incorrecta del riesgo, mala suerte, falta de previsión, etc.) y, sobre todo, si conviene o no retener al cliente moroso. En el caso de venta puntuales es más sencillo presionar e incluso advertir de nuestra disposición a emprender acciones legales, pero cuando se trata de cliente habituales la cosa cambia.

En esos casos lo mejor es sentarse a dialogar con el cliente e intentar acordar unas condiciones especiales de pago para mantenerlo en cartera (siempre que interese, claro).

Carta certificada

Si las opciones anteriores no surten efecto, en la pyme pueden plantearse que un abogado redacte y remita una carta certificada al deudor. En ella se reclamará el cobro y se fijará un plazo para ello.

La última cita, en los tribunales

En el caso no deseado de que los intentos anteriores no consigan la satisfacción de la deuda, habrá que plantearse si merece la pena iniciar un proceso judicial. “Aunque todo depende de cómo esté documentado el crédito y del análisis y estudio de cada caso particular, sí que podemos decir que, si se trata de un documento comercial o una factura, siempre y cuando la deuda no sobrepase los 250.000 euros, puede acudirse al procedimiento monitorio», recomiendan desde el citado despacho.

Finalmente, en el peor de los supuestos habrá que recurrir a la justicia e incluso instar a la empresa a que acuda al concurso de acreedores, pero éstas suelen ser opciones más costosas y, sobre todo, lentas. A esa posibilidad se le puede añadir la contratación de los servicios de empresas de cobro profesionales para que se encarguen de la gestión. Aunque tienen un cierto coste, al menos, es una forma de ahorrar tiempo.