Descubre todo lo que necesitas saber sobre la factura proforma: concepto, utilidad, validez y elementos que debe contener.
Si eres asalariado, en general, no es necesario que te preocupes especialmente por el papeleo que justifica tu actividad profesional. La empresa te ingresa tu salario a final de mes y te entrega el correspondiente documento en el que se detalla tu nómina. Posteriormente, bastará con que incluyas las cifras sobre tu trabajo en la declaración de la renta y te olvidas. De hecho, será suficiente con que compruebes las cantidades que Hacienda incluye en tus datos económicos. Los revisas, te aseguras de que son correctos y asunto cerrado. Al menos respecto a tu actividad laboral.
Otro asunto bien distinto es si eres autónomo o si posees un negocio. En ese caso, Hacienda te pedirá numerosos justificantes sobre tu trabajo o actividad, los gastos que realices, las deducciones que pretendas que se te apliquen, etc. Es más, todo aquello que no puedas demostrar documentalmente, en la práctica, ni existe. En ese sentido, el ‘papel’ que más le gusta a Hacienda es la factura, cuyos tipos y características te descubrimos aquí.
De forma resumida, una factura es un documento mercantil en el que consta la información de una operación de compraventa -o de haber prestado o recibido un servicio- que resulta imprescindible para que Hacienda la dé por buena. Por ello, es la base de la contabilidad para cualquier empresa -incluyendo la pyme- y también para los trabajadores por cuenta propia.
Qué es una factura proforma
Así que la factura es clave para el autónomo, siendo las siguientes las más habituales: corrientes, simplificadas, rectificativas y electrónicas. Sin embargo, existe otro tipo menos conocido, pero que también tiene su utilidad. Se trata de la factura proforma, que también es un documento de compraventa firmado entre dos partes. Aunque existe una gran diferencia entre ésta y las anteriores, dado que la factura proforma recoge un compromiso de actividad futura y no una operación ya cerrada.
Para qué sirve una factura proforma
Entonces, ¿para qué sirve una factura proforma? En la práctica, se parece más a un presupuesto que a una factura al uso. De hecho, se le da un uso muy similar al primero. Para que lo entiendas mejor, la factura proforma tiene carácter provisional con vistas a un futuro, así como cuenta con un estatus informativo sobre las condiciones de la operación futura. Como consecuencia, no será necesario que incluyas la factura proforma en tu contabilidad como profesional por cuenta propia. Eso sí recuerda, que el resto de facturas sí debes guardarlas: descubre aquí por cuánto tiempo.
Validez de una factura proforma
La diferencia se encuentra en que la factura proforma tiene validez legal, mientras que el presupuesto carece del mismo, de carácter justificativo. No obstante, esa validez no alcanza tan lejos como lo hace una factura tradicional, que obliga a haber recibido o dado un producto o servicio, así como el pago por el mismo, sea cual sea el supuesto. La factura proforma acredita que una operación se encuentra en marcha, aunque no se haya cerrado.
En otras palabras, desde un punto de vista de obligatoriedad legal, el documento proforma se sitúa a medio camino entre el presupuesto y la factura tradicional. Si bien es cierto que, tengas un negocio o seas un profesional por cuenta propia, no puedes ser denunciado por un cliente en caso de un supuesto incumplimiento en base a una factura proforma por no continuar adelante, sí acredita una cierta actividad comercial. Es decir, que la factura proforma justifica que se ha llegado a un acuerdo bajo ciertas condiciones y que se tiene la intención de cumplirlo por ambas partes. Aunque, como ya se ha explicado, no hay una exigencia legal de llevarlo a término.
Cuándo usar una factura proforma
La factura proforma puede ser útil para cualquier relación comercial acordada para el futuro. Así, la factura proforma puede resultar muy práctica para cualquier maniobra de compraventa con vistas a un determinado plazo. Buen ejemplo de ello son las operaciones de exportación o importación. Tan es así, que las empresas que operan en mercados internacionales con asiduidad usan la factura proforma en su día a día.
Elementos de una factura proforma
Llegados a este punto quizá te preguntes qué debe contener una factura proforma. Pues muy sencillo, exactamente los mismos datos que cualquiera factura tradicional, pero haciendo constar visiblemente que se trata de una factura proforma. Esos elementos son los siguientes:
- Razón social de la sociedad o del emisor.
- Razón social de la sociedad o de la persona que la recibe. En ambos casos pueden ser el nombre y los apellidos o la denominación de la empresa.
- Número de Identificación Fiscal (NIF) de ambas partes.
- Domicilio de los dos implicados.
- Número del documento.
- Fecha de emisión.
- Descripción de la operación, de los servicios prestados o de la mercancía.
- Importe bruto y neto de la transacción.
- Retención aplicada.
Modelo de factura proforma
Para que te hagas una idea más clara de cómo es una factura proforma, aquí te mostramos dos ejemplos facilitados por la consultoría Xelso y la compañía Fedex respectivamente:
Gastos deducibles en el IRPF sin factura
En último lugar, a pesar de que, como ya se ha indicado, lo más habitual es que Hacienda te exija la factura para casi cualquier operación, hay algunas excepciones. De este modo, la Agencia Tributaria no exige factura a pequeñas y medianas empresas y autónomos frente al impuesto sobre la renta de las personas físicas (IRPF) cuando se trate de los siguientes casos:
- Sueldos y seguros sociales.
- Pólizas de seguros.
- Cuota de autónomos a la Seguridad Social.
- Gastos de carácter bancario.
- Desembolsos efectuados en el extranjero.
- Traspasos de locales, escrituras de constitución de un negocio o fianzas de alquileres.
- Ciertas tasas municipales, por ejemplo, la que grava la recogida de basura.
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