El número de identificación fiscal, parcial heredero del antiguo Código de Identificación Fiscal (CIF), permite a Hacienda identificar a personas o a entidades que realicen actividades con trascendencia tributaria en España.
Cumplir con Hacienda es una obligación de todo contribuyente, sea un particular, un negocio u otro tipo de organización. Para que ello sea posible es necesario que la Agencia Tributaria pueda tener identificados a cada uno de ellos. Aunque sólo sea por un simple asunto de organización. El caso de las empresas, incluyendo en ellas a las pymes, y de los autónomos no representa una excepción en ese sentido. Así que vamos a abordar, en las próximas líneas, las fórmulas que existen para identificar a una sociedad y a un autónomo.
A pesar de que a la hora de pensar en la ‘matrícula’ de un negocio nos suele venir a la cabeza el Código de Identificación Fiscal, lo cierto es el que CIF dejó de existir el 1 de enero de 2008. Ello ocurrió tras la aprobación del Real Decreto 1065/2007, de 27 de julio, sobre el reglamento general de las actuaciones y los procedimientos de gestión e inspección tributaria y de desarrollo de las normas comunes de los procedimientos de aplicación de los tributos. Así que, desde entonces, se usa el Número de Identificación Fiscal: te contamos qué es el NIF de la empresa.
Qué es el NIF
El Número de Identificación Fiscal es un código compuesto de letras y números que «permite la correcta identificación a efectos fiscales de personas o entidades que intervengan en relaciones de naturaleza o con trascendencia tributaria en España”, según la propia Agencia Tributaria.
Para qué sirve el NIF
La identificación de cada ciudadano o entidad mediante un NIF único permite la adecuada gestión de una gran cantidad de información de la que dispone la Administración tributaria acerca de una persona u organización, bien facilitada por ellas mismas, bien proporcionada por terceros.
En otras palabras, el NIF es fundamental para gestionar la documentación relativa a tu negocio (sea uno u otro el tipo de sociedad), desde la emisión o recepción de facturas hasta la presentación de cualquier declaración ante Hacienda.
Diferencias entre el NIF y el CIF
Aunque se siga tomando de forma coloquial o informal al CIF como método de identificación de las sociedades mercantiles, lo cierto es que, como ya se ha apuntado al principio, no está en uso. Con anterioridad, eso sí, el Código de Identificación Fiscal servía precisamente para dar con las empresas, mientras que el Número de Identificación Fiscal era válido para las personas.
A día de hoy, por tanto, el CIF es el predecesor parcial del NIF en lo que concierne a las compañías y a las pymes. Ambas quedaron incluidas en uno solo que, en la actualidad, es aplicable tanto a particulares como a empresas.
El NIF en las empresas
No obstante, la estructura del NIF no es igual para todos. En el caso de las empresas -sea cual sea el negocio- ese código alfanumérico es imprescindible para llevar a cabo la actividad correspondiente-, es decir, el NIF de las personas jurídicas y entidades que carecen de esa personalidad tiene la siguiente composición:
- Lo primero que aparece es la letra que indica la forma jurídica que tiene el negocio, así como si la empresa es española o extranjera (pudiendo incluirse en esta categoría aquellas compañías de establecimiento permanente de una entidad no residente).
- Siete dígitos establecidos de forma aleatoria.
- Un último carácter que ejerce de control.
En total, un código de letras y números formado por nueve caracteres.
El NIF en los autónomos
Para los empleados por cuenta propia resulta más sencillo, puesto que el código de su NIF será el mismo que figura en el Documento Nacional de Identidad (DNI). Así de simple.
Además, para validar el NIF como autónomo trabajador tampoco tendrás que hacer trámites complicados ni engorrosos. Bastará con que, al darte de alta en el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores, pidas igualmente el Número de Identificación Fiscal. Para ello, deberás hacerlo constar en el modelo 036, que es el preceptivo en esta clase de gestión.
El NIF, siempre en la factura
En último lugar, cabe insistir en que para cualquier actividad que realices como profesional por cuenta propia o como empresa vas a necesitar el NIF: envíos, contratar personal, adquisición de bienes, etc. De hecho, en toda factura -documento vital para los autónomos- debe figurar ese código de números y letras, junto con el nombre, los apellidos y la razón o denominación social. De lo contrario, la factura carecerá de validez legal.
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