Un document management system (DMS) permite guardar en formato digital y gestionar los documentos de la empresa, ofreciendo seguridad en el almacenamiento y facilidad de acceso a la información para los usuarios.
El manejo de la información es un aspecto fundamental en toda empresa. Parte de esa gestión incluye, lógicamente, el almacenamiento de la misma. Salvo en negocios muy específicos, la época de los enormes archivos polvorientos han quedado atrás. Los documentos en papel no sólo ocupaban espacios tremendos, sino que, además, presentaban un importante déficit en cuanto a la calidad de la conservación y a la facilidad de acceso a la información.
La digitalización de documentos
El almacenamiento físico, en papel, es desde hace años una práctica falta de eficiencia, sin garantías respecto a la seguridad y, en definitiva, obsoleta. Por ello, resulta clave implantar un sistema de gestión documental que lleve a la empresa al inevitable proceso de digitalización -si es que no se ha hecho ya-, sea mucha o poca la información que la compañía tenga entre manos: contratos, nómina, certificados de propiedad, etc. En ese sentido, puede que te interese saber durante cuánto tiempo debes guardar las facturas de la empresa.
Qué es la gestión documental
El denominado en inglés document management system (DMS) es un instrumento que permite guardar, gestionar y tener bajo control los documentos del negocio. El objetivo, como es lógico, es organizar la información, se encuentre ésta en papel, en imágenes, en vídeos, en cualquier otro archivo multimedia o en otro formato en un espacio digital al que todos los miembros de la organización puedan acceder con facilidad.
Así que los sistemas de gestión documental son cada vez más necesarios para la correcta marcha del negocio. La clave reside en que la información esté bien almacenada y disponible cuando sea reclamada.
Para qué sirve un gestor de archivos
Aunque ya se han dado varias pinceladas sobre el concepto, el DMS proporciona un software de servicios para la utilización, el acceso y el control de archivos. De forma más concreta, un sistema de manejo de la documentación en todo formato ofrece las siguientes ventajas que enumeran desde Incentro:
- Mejora y asegura el acceso a la información digital para todos los usuarios.
- Garantiza que los datos contenidos en el archivo digital sean legítimos.
- Proporciona información con exactitud.
- Da soporte a variados dispositivos de gestión de archivos, sean de entrada o de salida.
- Anular, o cuanto menos minimizar, una posible pérdida de archivos.
Todo ello redundará en un aumento de la productividad en la empresa.
¿Qué puedes almacenar gracias a la gestión documental?
Como ya se ha explicado, en un software de gestión documental puede guardarse todo tipo de archivos digitales: documentación en papel, imágenes, vídeos e, incluso, otros programas informáticos. Obviamente, dependerá de la capacidad que tenga tu administrador de archivos, pero, en cualquier caso, no debería haber restricción alguna por formato en términos de almacenamiento. En ese sistema podrían digitalizarse, por ejemplo, las nóminas en papel de las pymes.
Ventajas de la gestión documental
Los DMS ofrecen evidentes puntos a favor. A los ya mencionados, añadimos los que figuran a continuación.
- Racionalidad en el uso de los recursos. Los sistemas de gestión documental permiten dar rápidamente con lo que se está buscando en el archivo, en especial si se cuenta con un escáner documental con reconocimiento óptico de caracteres. Con un DMS puedes olvidarte de la duplicidad de archivos o de fotocopias innecesarias, entre otros lastres.
- Aunque se trata de una ventaja ya mencionada, cabe insistir en que gracias a la gestión de archivos, el tiempo de búsqueda de información se rebaja considerablemente. Ello supondrá un incremento de la productividad en la empresa.
- ¿Dónde se encuentra la documentación? Un administrador de archivos será clave para tener todos los archivos digitales de la empresa centralizados y localizables en cualquier momento.
- Al punto precedente se una clara estructuración y categorización de los documentos.
- El flujo de trabajo mejora al tener los archivos unificados y evitar pérdidas de tiempo en buscarlos.
- Un software de gestión documental es de lo más práctico para compartir documentos electrónicos en el seno de tu pyme, lo que facilita la colaboración entre usuarios.
- Muchos DMS permiten la integración con otros sistemas empresariales.
- Trazabilidad de los documentos electrónicos.
Con todo, la gestión documental en empresas es una apuesta de garantías para mejorar los procesos de tu negocio. «Dejando de lado el hecho obvio de que almacenando documentación en papel gastaremos un gran presupuesto en impresión y en el propio papel, estamos ante un proceso de gestión de la documentación nada rentable puesto que, además, invertiremos mucho tiempo en la búsqueda del archivo que necesitamos», avisan desde Incentro.
«Por otro lado, solo podremos tener dicha documentación de forma física donde la almacenemos, sin posibilidad de compartirla con varios usuarios en diferentes ubicaciones. Además, la documentación de las empresas, en muchos casos, es confidencial. Almacenarla en un archivador dentro de un armario bajo llave no es la vía más eficaz», concluyen estos expertos.
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