Descubre todo lo que necesitas saber sobre la factura electrónica y las ventajas de su utilización en las pequeñas y medianas empresas.
¿Tiene cabida la factura electrónica en la pyme? Antes de contestar a esa pregunta conviene recordar que el mundo digital y electrónico está sustituyendo progresiva y casi definitivamente al ámbito analógico.
Eso sí, los cambios provenientes de la tecnología suelen tardar menos en llegar a las grandes compañías. Mientras, el proceso de adaptación suele llevar algo más tanto a la Administración -en parte por la ingente cantidad de documentación que maneja- como a las pequeñas y medianas empresas -debido a los menores recursos con los que éstas cuentan-, ya sea por dificultades legales, logísticas o técnicas.
En ese sentido, uno de los grandes retos de la transición del papel a la digitalización tiene que ver con la gestión de los cobros y los pagos. Así que veamos a continuación qué encaje tiene y cómo está funcionando la factura electrónica en la pyme.
¿Qué es la factura electrónica?
La factura electrónica es un documento tributario generado por medios informáticos en formato electrónico que, como ya se ha indicado, reemplaza la factura en papel, pero que conserva el mismo valor legal que ésta. La factura electrónica puede transmitirse desde el emisor al destinatario por medios telemáticos, es decir, de un ordenador o terminal similar a otro, y consiste en un fichero con el mismo contenido exigido por ley a cualquier factura.
Para que lo entiendas mejor, una factura electrónica es aquella que se expide y se recibe en formato electrónico. Así de simple.
Factura electrónica, telemática y digital
La denominación más común para este tipo de documentos es la de factura electrónica, aunque existen otras similares, tales como factura digital o factura telemática. Dado que circulan y se usan las tres, además de otras, conviene recordar que se refieren al mismo concepto y, por tanto, pueden utilizarse indistintamente.
La firma electrónica en las facturas
Las obligaciones legales de facturación establecen los mismos criterios en cuanto a contenido tanto para las facturas en papel como para las facturas en formato electrónico. Es decir, que se pueda garantizar al obligado a su expedición la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, desde su fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación. No existe un formato único en la firma electrónica (PKCS7, XadES, PDF, etc.). La Agencia Tributaria, por ejemplo, usa firma con formato XML dado por el estándar XadES.
En lo que se refiere exclusivamente a las facturas digitales, lo más habitual es usar la firma electrónica reconocida. No obstante, existen algunas excepciones, como por ejemplo el sector automovilístico, en el que hay un importante desarrollo en digitalización y directamente se opta por el intercambio electrónico de datos, el llamado sistema EDI por sus siglas en inglés.
Cómo hacer una factura electrónica
Ya se ha señalado que la factura telemática requiere los mismos datos que ese mismo documento en papel: nombre, NIF y dirección tanto del emisor como del receptor; fecha, concepto, importe bruto y neto, y número de factura.
Sin embargo, cuando se habla de formato electrónico hay que tener en cuenta la firma electrónica, de la que se ya ha hablado, como la estructura del fichero que soporta el contenido legal de la factura. No existe un formato único para la factura electrónica. Puede usarse XML, PDF, HTML, DOC, XLS, JPEG, GIF o TXT, entre otros. Hacienda, por ejemplo, usa XML. Tanto el contenido en sí como la rúbrica van en un único fichero, normalmente con extensión ‘.fir’. En general, es aconsejable la utilización de estándares.
Cómo enviar una factura electrónica
Una vez obtenido el fichero de la factura con la firma correspondiente, se puede enviar al destinatario de diferentes modos. Al igual que ocurre con los formatos, no existe un modo único. Se puede enviar por correo electrónico, por FTP, poniéndolo en una página web desde la que se pueda descargar, mediante un servicio web, etc. Lo que sí es importante, aunque parezca una obviedad, es enviar al cliente la factura firmada digitalmente, es decir, todo, tanto el contenido legal de la factura como la firma de ésta.
Factura electrónica y factura en papel
El hecho de empezar a usar la factura electrónica no obliga a tener que utilizar únicamente ésta: puede usarse la facturación telemática con sólo una parte de los clientes. También se pueden emitir facturas en papel y telemáticamente en un mismo ejercicio para el mismo cliente.
La factura electrónica con la Administración, ¿obligatoria para las pymes?
Toda aquella empresa que ejerza como proveedora de la Administración deberá emitir factura electrónica siempre que ésta rebase los 5.000 euros de importe. Para facilitar la comunicación de esos documentos digitales a las instituciones públicas el Gobierno ha creado facturae, una aplicación para generar y enviar facturas electrónicas. Además, existe FACe, que es el punto general de entrada de facturas electrónicas de la Administración General del Estado.
Ventajas para la pyme de la factura electrónica
El uso de la factura electrónica implica una serie de aspectos positivos para las pymes:
- Mayor seguridad respecto a la factura física.
- Garantiza la contabilidad automática, con el consiguiente ahorro de esfuerzo, tiempo y dinero.
- Evita el error humano.
- Permite acceder a las facturas archivadas con mayor facilidad.
- El espacio dedicado a almacenar los documentos físicos se libera, pudiéndose destinar a otros asuntos.
- Ahorro de costes por la menor utilización de papel.
- Beneficios para el medio ambiente por la menor de tala de árboles y la nula generación de residuos.
La factura electrónica, una forma de ahorrar
Además, según un estudio elaborado por la empresa Seres, el ahorro de una factura en formato electrónico es de 4,95 euros para el receptor y 2,81 para el emisor. En tiempo, gracias a este tipo de documentos, las empresas dedican 250.000 horas menos de trabajo en la recepción de facturas y 40.000 menos en emisión.
El Suministro Inmediato de Información del IVA
Finalmente, cabe recordar que la devolución mensual del impuesto sobre el valor añadido (IVA) a las empresas por parte de la Administración es ya una posibilidad gracias a los medios telemáticos. En concreto, por medio del Suministro Inmediato de Información (SII). Sin embargo, dado el esfuerzo que requiere en gestión, sólo suele salir rentable a las grandes compañías y a ciertas medianas, y no tanto a las pequeñas y a las micropymes, que tendrán que seguir conformándose con el reintegro anual del IVA.
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