Calcular el IVA: todo lo que necesitas saber

Aprender a calcular el IVA es algo que todo trabajador autónomo tiene que hacer tarde o temprano. Sólo de esta forma será capaz de valerse por su mismo a la hora de presentar la declaración trimestral y de hacer sus facturas. Te enseñamos cómo hacerlo

Una de las tareas más tediosas a las que todo autónomo debe enfrentarse es al pago trimestral del IVA. Para eso, lo primero que hay que tener claro es qué es el IVA y el tipo de IVA que debemos aplicar a cada una de las facturas. La mayoría de cargos importantes incluyen el porcentaje de IVA correspondiente que hemos pagado, pero hay en otras que deberemos calcularlo por nuestra cuenta. Este es el caso de los ticket de autopista y otros gastos derivados del transporte, así como otras en determinados comercios.
Además, como autónomo siempre tendrás que sumar el IVA a tusproductos y servicios y nadie te ayudará a calcular cuánto es.

Tipos de IVA

En primer lugar debemos saber qué tipo de IVA vamos a aplicar en cada caso. Y es que en España se distinguen tres tipos:

• IVA general (21%). Es el que aplicaremos por defecto a todos los productos y servicios. Desde ropa, calzado, tabaco, bricolaje, fontanería, electrodomésticos…. Todos ellos y la mayoría de bienes y servicios están sujetos al IVA general, que es del 21%.
• IVA reducido (10%). Se trata de una lista bastante larga que incluye los alimentos en general, a excepción de los soportan un IVA superreducido, así como transporte de viajeros; servicios de hostelería; servicios funerarios; dentistas 0 complementos para el diagnóstico o alivio de enfermedades. Aquí puedes consultar la lista completa.
• IVA superreducido (4%). Se aplica a los productos de primera necesidad como el pan, leche, huevos, frutas, verduras, hortalizas, cereales y quesos. Además, también se benefician de este IVA libros, periódicos y revistas no publicitarios; medicamentos de uso humano; sillas de ruedas para minusválidos y prótesis y Viviendas de Protección Oficial o VPO.

El último cambio normativo sobre los tipos de IVA data de 2013 y afectó al IVA sobre espectáculos, entre otros.

Qué IVA debes aplicar en tus facturas

El IVA a incluir en cada factura dependerá del tipo de IVA de la actividad que se realice, pero también de lo que marque el Impuesto de Actividades Económicas (IAE) al respecto. Dependiendo del epígrafe en el que la empresa o el autónomo estén dados de alta se aplicarán las reglas generales u otras especiales.

Así, por ejemplo, los freelance que se dediquen a realizar contenidos para medios de comunicación en prensa escrita pueden optar por no incluir IVA en sus facturas o hacerlo. Eso sí, en el último caso hay que recordar que tampoco se podrá recuperar el IVA soportado, ya que no habrá IVA sobre el que restar el IVA que se paga.
Este es un problema común en áreas como la del seguroy reaseguro, que no incluye IVA en sus facturas y cuyas empresas no pueden, por lo tanto, restar el IVA que soportan por los servicios que necesitan para desarrolar su actividad.

Como calcular el IVA

Una vez sepamos el IVA que debemos aplicar sólo es necesario ponerse a ello con la calculadora. Calcular el IVA es más tedioso que complicado. En realidad basta con aplicar una serie de fórmulas matemáticas sencillas para dar con cantidad que podremos incluir en concepto de IVA soportado, es decir, el IVA que después podremos pedir que se devuelva o restar al IVA repercutido en la declaración trimestral, o por el contrario cobrar por nuestros servicios como IVA devengado.

Para calcular el importe de IVA de una cantidad sólo hay que multiplicar esta cifra por el tanto por ciento de IVA expresado en números decimales. La fórmula sería la siguiente: cantidad x 0.18 (tipo de IVA General).

Para obtener la cantidad ya con el IVA incluido hay que aplicar la siguiente fórmula:

Para calcular la el precio sin IVA de uno con IVA la fórmula es la siguiente:

De esta forma se puede determinar el IVA que hemos pagado para restarlo al IVA que hemos emitido o IVA repercutido. Así, aunque todas las facturas que emitamos y que recibamos deben tener su correspondiente IVA bien señalado, podremos planificar mejor el pago trimestral de este impuesto en el que los trabajadores autónomos y las empresas en general, ejercen de recaudadores para el Estado.

Y para quienes prefieran, hemos encontrado también un vídeo explicativo:

Un ejemplo

Para tener todo claro, nada como un simple ejemplo con el IVA general del 21%, que es el que se usa en la mayoría de las operaciones.

Supongamos que el valor neto de una venta es de 100 euros. En ese caso, el IVA será el resultado de aplicar la siguiente operación: IVA es igual a 100 x 21% = 21

El valor final de la venta asciende a 121 euros.

Por el contrario, si la compra asciende a 121 y queremos conocer el IVA, lo que haremos será aplicar la siguiente fórmula: IVA es igual a 121/1,21 x 0,21 = 21.

Al final, el valor neto del producto será de 100 euros.

Cómo sumar el IVA a la factura

Como su propio nombre indica el IVA es un valor añadido que se suma al coste final de tus productos o servivios. Para que lo entiendas mejor, si el coste final de tu producto ha sido de 100 euros y tributa a la escala general, el público pagará 121 euros por él.

El IVA encarece tus productos y está destinado a que lo pague el usuario final. Eso sí, al fijar tus precios recuerda que, salvo en el caso de empresas, el cliente no entiende que el IVA es para el Estado o simplmente no lo valora. Lo único que ve es el precio final de tu producto y en este punto no hacer bien los cálculos y no contar con el IVA puede suponer una enorme diferencia.

IVA Soportado e IVA Repercutido

A la hora de calcular el IVA y realizar la declaración trimestral y anual de IVA el primer paso es tener claro el funcionamiento del impuesto. De forma resumida, un trabajador autónomo o empresa debe incluir en sus facturas el IVA, que después deberá ‘devolver’ a Hacienda por medio de las declaraciones trimestrales. En este sentido, la empresa actúa como un mero recaudador del impuesto.

En el desarrollo de su actividad, la compañía ingresa un IVA por las facturas que emite y tiene que soportar un IVA por las facturas que paga para poder desarrollar su actividad. Esto es lo que se conoce como IVA repercutivo  e IVA repercutido. De forma muy resumida lo que trimestralmente paga una empresa a Hacienda en relación con el IVA es la diferencia entre el IVA ingresado y el IVA pagado.

Qué IVA se puede reducir

Como norma básica, se podrá reducir el IVA afecto a la actividad. Esto quiere decir que sólo se podrá incluir en la declaración como IVA soportado el que esté directamente relacionado con la actividad de la empresa, no el adyacente.

Un claro ejemplo de esto es el coche. Un autónomo puede incluir el IVA de la compra del coche aunque también vaya a hacer un uso particular del mismo, pero no los gastos de gasolina, mantenimiento y el seguro del mismo a no ser que estén 100% afectos a la actividad económica. De esta forma, si además de para trabajar se utiliza el coche para viajar con la familia y para fines personales, en teoría no se podrá incluir el IVA de la gasolina y del resto de gastos en la declaración de IVA. Por fortuna, la mayoría de inspectores admitirán una imputación del 50%, aunque con la ley en la mano no tendrían por qué.

Esta interpretación del IVA hace que también haya gastos que pueden computar a efectos del Impuesto de Sociedades pero no en el IVA, como por ejemplo los gastos de representación. Descubre qué gastos de representación sí y qué gastos de no puedes desgravar.

Sin embargo, si quieres atenerte al 100% a lo que dice la Ley, deberás dirigirte al artículo 95 y siguientes de la Ley de IVA, que delimitan claramente cuando un gasto es deducible y cuándo no. Esto es lo primero que dice:

Los empresarios o profesionales no podrán deducir las cuotas soportadas o satisfechas por las adquisiciones o importaciones de bienes o servicios que no se afecten, directa y exclusivamente, a su actividad empresarial o profesional.

A partir de ahí tendrás que sumar otros requisitos:

• Los bienes que se destinen habitualmente a dicha actividad y a otras de naturaleza no empresarial ni profesional por períodos de tiempo alternativos.
• Los bienes o servicios que se utilicen simultáneamente para actividades empresariales o profesionales y para necesidades privadas./li>
• Los bienes o derechos que no figuren en la contabilidad o registros oficiales de la actividad empresarial o profesional del sujeto pasivo.
• Los bienes y derechos adquiridos por el sujeto pasivo que no se integren en su patrimonio empresarial o profesional./li>
• Los bienes destinados a ser utilizados en la satisfacción de necesidades personales o particulares de los empresarios o profesionales, de sus familiares o del personal dependiente de los mismos, con excepción de los destinados al alojamiento gratuito en los locales o instalaciones de la empresa del personal encargado de la vigilancia y seguridad de los mismos, y a los servicios económicos y socio-culturales del personal al servicio de la actividad.
• El gasto debe estar debidamente documentado con su correspondiente factura

A esto se añaden algunas exclusiones para joyas, entradas a eventos recreativos y gastos de representación, pero en términos generales la normativa será siempre la que ya hemos explicado.

El IVA no es de la empresa

Puede sonar duro decirlo así, pero es la mejor cuenta de entender por qué se paga el IVA. Lo que como autónomos hay que tener en cuenta es que el pago trimestral de IVA sólo es el reflejo de cómo marcha el negocio. Si sale a pagar será porque se ha ingresado más de lo que se ha gastado, lo que siempre es positivo.

Esto no quiere decir que no puedas hacer todo lo que esté en tu mano para rebajar la factura y en este otro artículo te damos las claves para ganar la batalla al IVA. 

Pero nuca debes perder de vista que el IVA es un dinero del Estado y que al final tu empresa o tú como autónomo sólo actuáis como recaudadores del mismo porque quien cobra ese dinero es el Estado. A cambio, Hacienda te permite restar el IVA de tus gastos al IVA que ingresas. Uno de los errores del trabajador por cuenta propia novato es pensar que ese IVA es suyo y que el Gobierno se lo está robando. Nada más lejos de la realidad. Hay otros gastos como la cuota de autónomo que pueden ser discutibles, pero no el IVA, que de entrada ni siquiera es del autónomo.

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Imagen – Lisa S. y skyfish en Shutterstock