Los plazos de conservación de la documentación contable de la empresa son variables en función de cada caso; descúbrelos todos aquí.
La gestión documental es una parte clave de la empresa. Dentro de ella, las facturas tienen un papel fundamental. Sean documentos físicos o facturas electrónicas, son la base de la contabilidad también en el caso de la pyme y de los autónomos, así como un justificante imprescindible exigido por Hacienda para casi cualquier operación. Partiendo de esta realidad, una de las dudas más habituales se refiere a la conservación de los documentos contables. Aquí te contamos cuánto tiempo debes guardar las facturas de tu empresa.
Qué facturas debes guardar
Aunque hay unos límites temporales, de entrada, debes tener claro que tienes la obligación de conservar tanto cada factura que hayas emitido a terceros como las que hayas recibido, ya sea por inversiones, gastos o compras. De esta manera, deberás guardar todos los documentos que formen parte de la contabilidad y de las declaraciones de impuestos de la empresa, parciales o anuales. Ello te permitirá, por ejemplo, practicar deducciones ante Hacienda.
Cómo debes conservar las facturas de tu empresa
La Agencia Tributaria da, eso sí, una cierta libertad a las empresas en la forma en que tienen que guardar sus facturas. Es decir, que hayas recibido la factura en papel o formato electrónico podrás conservarla como prefieras. La única condición es que garantices precisamente su conservación de tal manera que puedas presentarla en cualquier momento sin que el documento haya sufrido daños en su autenticidad, su contenido y su legibilidad.
Qué pasa con las facturas en papel
Por tanto, ni tienes por qué pasar al papel las facturas electrónicas ni digitalizar los documentos físicos. Aunque, obviamente, a nada que tengas un mínimo volumen documental, los medios electrónicos son más prácticos y puedes digitalizar las facturas mientras las conserves en su versión original. No obstante, te tocará usar un software de digitalización certificado por la Agencia Tributaria. Hecha esa conversión digital, podrás tirar las facturas en papel.
Cuánto tiempo hay que conservar una factura
Según sea la institución de que se trate, el plazo de conservación de las facturas varía en cada caso para empresas y autónomos. Los límites son los que figuran a continuación.
Según Hacienda para el IRPF
Desde el punto de vista de presentación del impuesto sobre la renta de las personas físicas (IRPF) ante Hacienda, debes guardar las facturas de tu empresa durante cuatro años, periodo que comienza a contar desde la presentación de la correspondiente declaración de impuestos.
En este sentido, es preciso recordar que la desatención de un requerimiento de Hacienda estando el sujeto obligado a ello puede significar una multa del 2% de la cifra de negocios del infractor, partiendo de un mínimo de 10.000 euros. Así que mucho ojo a no contestar en caso, por ejemplo, de una inspección de Hacienda.
Según Hacienda para el IVA
En el caso de la declaración del impuesto sobre el valor añadido (IVA) frente a la Agencia Tributaria, el plazo es el mismo que en el caso anterior. Así, la prescripción fiscal de las facturas queda fijada para las empresas en los citados cuatro años.
En ese sentido, cabe recordar que uno de los usos principales que las empresas dan a las facturas, y que más les benefician, es el de practicar deducciones. Ello sólo será posible si dispones de la factura o justificante del gasto correspondiente. Si no los tienes o no los entregas, Hacienda podrá realizar una liquidación complementaria que incluya el abono de la desgravación a la que habrías tenido derecho de haber presentado el documento.
Según el criterio mercantil
En cambio, según el Código de Comercio, las empresas tienen la obligación de guardar su correspondencia, su documentación contable y los justificantes de sus operaciones por un plazo de seis años, que empiezan a contar desde la fecha del último asiento recogido en los libros.
Según el criterio penal
Finalmente, existe una última posibilidad en cuanto a los plazos de conservación de las facturas: el que tiene que ver con que se cometa un delito fiscal. Y es que las facturas sirven como prueba en un posible juicio. Ese hecho da una idea de la importancia que tienen las facturas como documentos. De este modo, a pesar de que el delito fiscal prescribe a los cinco años, tal y como consta en el artículo 305 del Código Penal, existe la posibilidad de que el delito fiscal se agrave hasta los diez años. Por tanto, conviene guardar las facturas durante una década.
La conservación de facturas, también para las empresas inactivas
Esa diversidad de plazos establecidos es aplicable tanto a cualquier negocio que se encuentre en funcionamiento como a una empresa que haya sido disuelta o que no mantenga actividad.
Excepciones en las que debes guardar las facturas más tiempo
Más allá de los plazos citados hay, no obstante, una serie de supuestos en los que tendrás la obligación de conservar los documentos contables. Son los siguientes:
- Si en tu negocio estáis aplicando compensación de bases imponibles negativas, el plazo de prescripción es de 18 años desde que se registre el resultado adverso.
- Si se da el caso de que estás efectuando amortizaciones, recuerda que no deberás deshacerte de las facturas de inmovilizado mientras tanto.
- Si te llega un requerimiento de Hacienda, pueden pedirte que presentes los libros de registro y de las facturas originales en que se basan.
- En caso de darse compensación de pérdidas, el plazo no empezará a contar hasta la presentación de hecho del IS del año en el que esté ocurriendo el reequilibrio de cuentas.
Finalmente, aunque no sea exigible legalmente, te recomendamos que, incluso aunque cierres la empresa, conserves para siempre ciertos documentos:
- Las cuentas anuales debidamente firmadas.
- Los libros de contabilidad y las respectivas copias de seguridad.
- Los contratos de mayor relevancia o que se suscribieron a largo plazo.
