El Ministerio de Empleo elimina el documento en el que debían figurar las actuaciones efectuadas por los inspectores de Trabajo en las empresas -en vigor desde hace 110 años- como medida para reducir cargas administrativas, calculando un ahorro para aquéllas de 700 millones de euros.
Adiós al libro de visitas, adiós a un instrumento de control sobre las empresas que contaba con 110 años de historia. Y es que corría el 4 de marzo de 1906 cuando fue aprobado por el Ministerio de la Gobernación el primer reglamento para el servicio de inspección de trabajo, que obligaba a que en todos los establecimientos sujetos a inspección -léase centros de trabajo- existiera un libro de visitas.
Así se anunciado desde el Ministerio de Empleo y Seguridad Social mediante la orden ESS/1452/2016, de 10 de junio, publicada en el Boletín Oficial del Estado (BOE) el pasado 12 de junio, al haber sido aprobado «el nuevo modelo para la extensión de las diligencias realizadas por los funcionarios de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, con ocasión de sus actuaciones realizadas en los centros de trabajo o en comparecencia de las empresas en las oficinas de la inspección», según se explica desde el departamento ministerial que lidera Fátima Báñez.
El libro de visitas electrónico, también eliminado
Esta nueva regulación elimina, como consecuencia, de manera definitiva el libro de visitas de la inspección, tanto en formato físico papel como en formato electrónico, que había sido incorporado en los últimos años para modernizar la Administración y adaptarla a las Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC).
En este sentido, desde el propio Ministerio de Empleo y Seguridad Social se incide en que «esta obligación empresarial, que sirve para dejar constancia de las actuaciones inspectoras realizadas en cada empresa, fue objeto de una primera adaptación en 2013 derivada de la modernización de la actuación de la Inspección de Trabajo impuesta por el creciente uso de las Nuevas Tecnologías de la información y la comunicación en las relaciones laborales y en las relaciones de las empresas con la Administración. Con esa finalidad, la Ley de apoyo a los emprendedores y su internacionalización, aprobada en 2013, dio un importante paso en la reducción de esta concreta carga empresarial, con la sustitución del tradicional libro de visitas, en formato papel, por un libro de visitas electrónico», añaden.
La obligación de documentar pasa a la propia Inspección de Trabajo
Las reglas previstas en la nueva orden trasladan de las empresas a la Inspección de Trabajo y Seguridad Social las obligaciones relacionadas con la necesidad de documentar y dejar constancia de las actuaciones inspectoras realizadas en las visitas a las empresas o en las comparecencias de éstas en las oficinas de la Inspección. «Con ello se da cumplimiento al mandato de la Ley 23/2015, de 21 de julio, ordenadora del Sistema de Inspección de Trabajo y Seguridad Social, que dispone la obligación de documentar por escrito cada actuación realizada por los funcionarios de la Inspección, utilizando medios electrónicos y sin que ello suponga imponer a las empresas obligación alguna para adquirir o diligenciar cualquier clase de libros o formularios para la realización de dichas diligencias», agregan desde el Ministerio de Empleo y Seguridad Social.
Ahorro para las pymes
La supresión del libro de visitas es, se mire por donde se mire, una buena noticia para las empresas. Más si cabe para las pymes, ya que cuenta con menores recursos económicos que las grandes corporaciones. Por un lado, se evita el engorro de cumplimentar el libro de vistas, que hasta ahora era un mandato legal, es decir, que había que hacerlo por ley. Por otro, se producirá un ahorro considerable por la liberación de cargas administrativas que eliminar el libro de visitas supondrá para las empresas, que se estima en 700 millones de euros, según los cálculos elaborados por el propio Ministerio de Empleo y Seguridad Social.
Una diligencia por cada actuación
Por otra parte, es preciso destacar que los inspectores de Trabajo y Seguridad Social y los subinspectores laborales, cuando realicen las visitas a los centros de trabajo o realicen las pertinentes comprobaciones por comparecencia en dependencias públicas, extenderán diligencia en el modelo previsto en el anexo de la orden (ver imagen bajo estas líneas) y podrán utilizarse los medios electrónicos. Se extenderá una diligencia por cada visita o comprobación, reflejando las materias o aspectos examinados y demás incidencias concurrentes.
Datos para las diligencias
Con carácter general, según consta en el segundo artículo de la ya citada orden ESS/1452/2016, de 10 de junio en cada diligencia se hará constar:
- Lugar y fecha de expedición de la diligencia, determinando si dicha diligencia se ha practicado con ocasión de visita o comprobación por comparecencia.
- Identificación del funcionario actuante y cuerpo al que pertenece. Si la actuación se realizase por más de un funcionario, incluyendo a los técnicos habilitados que acompañen al inspector de Trabajo y Seguridad Social, la diligencia se suscribirá por el inspector que dirija las actuaciones, quien reseñará la identidad de los demás funcionarios que hubieren intervenido.
- Datos de la empresa o centro de trabajo en el que se realiza la actuación inspectora, haciéndose constar, cuando sea posible, la siguiente información: nombre o razón social, NIF, actividad, dirección de correo electrónico y domicilio del centro de trabajo.
- Nombre y apellidos, DNI o NIE, en su caso, de la persona que haya atendido al funcionario actuante en el desarrollo de las actuaciones, cuando haya prestado su colaboración, así como el carácter o representación con que interviene.
- Circunstancias de la colaboración de los representantes de los trabajadores en el desarrollo de las actuaciones, si se hubiese producido.
- Materias o aspectos examinados y demás circunstancias concurrentes.
Posibles escenarios para las empresas
Los datos obtenidos por los inspectores de Trabajo podrán llevar a los siguientes escenarios para las empresas analizadas:
- Si en la diligencia se formulara requerimiento de subsanación de deficiencias, éste contendrá las anomalías o deficiencias apreciadas con indicación del plazo para su subsanación, debiendo señalarse el incumplimiento detectado y que la persistencia en los hechos infractores dará lugar a la práctica de la correspondiente acta de infracción por tales hechos, si no la hubiere practicado inicialmente.
- Si en la diligencia se efectuase requerimiento al sujeto responsable de ingreso de cuotas de Seguridad Social o conceptos de recaudación conjunta, se procederá de acuerdo con la normativa de aplicación.
- Si el funcionario actuante documentase en dicha diligencia la decisión de paralización o suspensión de trabajos, aquélla contendrá los datos suficientes para la determinación del alcance y condiciones de la paralización decretada, así como los necesarios para el ejercicio del derecho a su impugnación.
- No será preceptivo que la diligencia contenga referencia a la práctica o no de actas de infracción o liquidación.
Los libros de visitas, guardados por cinco años
Cada ejemplar de diligencia entregado o remitido a la empresa, deberá ser conservado a disposición de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social durante un plazo de cinco años, a contar desde la fecha de expedición de cada uno de ellos.
Finalmente, cabe subrayar que la nueva regulación contempla que el modelo se confeccione en versión bilingüe en las comunidades autónomas con lengua cooficial.
