Las facturas son la base de la contabilidad en la empresa y un requisito imprescindible para que Hacienda dé por buenos los gastos e ingresos de la pyme. Estos son los tipos de facturas y sus características.
Aunque desde un punto de vista general la división entre las facturas podría establecerse como facturas completas u ordinarias y facturas simplificadas, existen varios tipos de facturas que varían en función de otros elementos más o menos utilizados.
Teniendo en cuenta sus contenidos, las facturas pueden ser ordinarias, rectificativas o recapitulativas. También puede tratarse de facturas proforma, o de duplicados de las facturas. En función del medio en que se realicen, las facturas pueden ser además en papel o electrónicas.
Factura ordinaria, la utilizada con más frecuencia
La factura ordinaria es el tipo de factura utilizado más frecuentemente. Este tipo de facturas, bien sean generadas por la compraventa de un bién o por la prestación de servicios, contienen todos los datos acerca de la operación realizada. Esta información imprescindible es empieza por la fecha de expedición, el número de factura, y nombre y apellidos o bien la razón social empleada, el número de identificación fiscal, el domicilio de ambas partes, el IVA que se aplica, el porcentaje de retención del IRPF, la cuota tributaria, el importe total, y la fecha en se ha producido o realizado la operación.
A efectos prácticos, la factura ordinaria se asemeja a la factura completa, aunque dentro de la misma también se pueden encontrar facturas simplificadas.
Facturas completas y facturas simplificadas
Se entienden por facturas completas a aquellas que cumplen con todos los requisitos exigidos por la ley. Si sólo cumplen con algunos de los requisitos exigidos y sólo incluyen algunos datos de la factura ordinaria, entonces se tratará de facturas simplificadas. Esto no quiere decir que la factura simplificada no sea legal, sólo que no se podrá utilizar en todos los supuestos.
Aunque no incluya todos los datos, la legislación sí que exige un mínimo de información para que la factura simplificada sea válida como el NIF del destinatario y su domicilio y el IVA repercutido.
El emisor de la factura podrá hacerla simplificada cuando su importe no exceda de 400 euros, IVA incluido, o bien cuando deba expedirse una factura rectificativa.
Desde enero de 2013, este tipo de factura simplificada sustituye a los conocidos tickets, pudiendo emitirse cuando el importe no exceda de los 3.000 euros, IVA incluido.
Además de los dos casos ya comentados, el uso de la factura simplificada debe limitarse a los siguientes supuestos:
- Los autorizados por el Departamento de gestión Tributaria
- Operaciones en las que antes se permitía extender tiques de compra y que están reguladas por el RD 1496/2003. A efectos prácticos, estas operaciones no podrán superar los 3.000 euros, IVA incluido, y estarán dentro de los siguientes supuestos.
- Ventas al por menor, entendidas como las operaciones en las que el receptor no es un empresario o profesional.
- Ventas o servicios en ambulancia.
- Ventas o servicios a domicilio del consumidor.
- Transporte de personas y sus equipajes.
- Servicios de hostelería y restauración prestados por restaurantes bares y similares, así como el suministro de comidas y bebidas para consumir en el acto.
- Salas de baile y discotecas.
- Servicios telefónicos prestados mediante cabinas o tarjetas magnéticas o electrónicas recargables que no permitan la identificación del portador.
- Servicios de peluquerías e institutos de belleza.
- Utilización de instalaciones deportivas.
- Revelado de fotografías y servicios prestados por estudios fotográficos.
- Aparcamiento de vehículos.
- Servicios de videoclub.
- Tintorerías y lavanderías.
- Autopistas de peaje
La Ley también marca límites en el uso de las facturas simplificadas, que no serán válidas en las entregas intracomunitarias de bienes, las ventas a distancias o en operaciones localizadas en el Territorio de aplicación del Impuesto (TAI) de IVA en las que el proveedor o prestador no esté establecido, se produzca la inversión del sujeto pasivo y el destinatario expida la factura por cuenta del proveedor o prestador.
Factura rectificativa, o corrección de una factura anterior
Este tipo de factura se realiza cuando hay que realizar la corrección de una factura anterior, ya sea por que aquella no cumple con los requisitos legales o bién por que hay que modificar alguno de los datos anteriores. Otro de los motivos que dan lugar a la factura rectificativa es la declaración concursal del destinatario de la factura.
La factura rectificativa debe ser expedida en el momento que se tenga constancia de los motivos que dan lugar a su expedición, y siempre que no hayan pasado más de cuatro años desde que se emitió la factura que se va a rectificar.
Este tipo de factura, ademas de los requisitos comunes al resto de facturas, también ha de contener lo siguiente:
- Los datos que identifiquen a la factura original rectificada.
- El tipo de rectificación que se está realizando.
- La condición de factura rectificativa.
- Cuáles son los motivos que causan la rectificación.
- El tipo impositivo y la cuota repercutida tienen que reflejar la rectificación efectuada bien indicando directamente el importe de la rectificación (ya sea positivo o negativo) o bien consignándolas como quedan al rectificarlas en cuyo caso se especificará también el importe de la rectificación.
Si la rectificación de la factura afecta al IVA que has devengado o repercutido también deberás después hacerlo constar en la declaración trimestral de IVA ingresando de más o restando esa cantidad.
Factura recapitulativa, o el resumen de varias operaciones
La factura recapitulativa incluye en una sola factura a varias operaciones que vayan dirigidas a un mismo destinatario, siempre que estén comprendidas en el mismo mes natural. Esto se aplicaría, por ejemplo, en el caso de un profesional que tenga que desplazarse varias veces dentro de un mismo mes a reparar una cosa en un edificio o cuando se realizan trabajos diferentes para una empresa.
Si el destinatario es un empresario o un profesional, las facturas deberán expedirse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se inicie la expedición o el transporte de los bienes que han generado la factura.
Factura proforma, la factura ‘metirosa’
Las facturas proforma son una facturas que no son facturas a efectos de uso legal. Se trata en realidad de una propuesta comercial bajo el formato de factura. Sólo si el cliente acepta la factura se podrá después convertir en una factura al uso.
Hasta ese momento, la factura proforma sólo serviría para declarar un compromiso de prestar una serie de servicios o de vender una serie de bienes a un precio determinado.
Por último habría que hablar de los duplicados de factura -no confundir con facturas duplicadas, que pueden ser un problema para la empresa-. Un duplicado de factura es una copia de la factura original que sólo deberá emitirse en caso de que se haya perdido el original o de que existan varios destinatarios y en la que deben aparecer los mismos datos que en el primer documento e indicarse claramente que se trata de un duplicado.
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