Incluso los autónomos más experimentados suelen tener problemas a la hora de emitir facturas, así que no es de extrañar que las preguntas de los profesionales recién llegados a este mundo se multipliquen. El problema es que la legislación no siempre es clara al respecto y, sobre todo, que no siempre es fácil encontrar la información concreta que buscamos.
¿Cuánto pagamos de Seguridad Social? ¿Quienes están obligados a cotizar a la Seguridad Social? ¿Por qué debemos cotizar? ¿Qué parte de las cotizaciones corresponde al empresario y qué parte al trabajador? Estas son sólo algunas de las dudas que pueden surgir a la hora de abordar el temas de las cotizaciones y que trataremos de resolver en los siguientes párrafos.
Las cotizaciones a la Seguridad son una obligación de todos los trabajadores desde el momento en el que se incorporan al mercado laboral, tal y como se explica desde la propia Seguridad Social. Todos los trabajadores, independientemente del sector en el que desarrollen su actividad, tipo de contrato o condición como autónomo o asalariado y sólo se extingue está obligación con el cese del trabajo. Seguir leyendo Cotizaciones seguridad social…
Las pyme disponen de varias opciones a la hora de incorporar un trabajador a su plantilla. Una de las más utilizada son los contratos a tiempo parcial, que como explican desde el Ministerio de Trabajo, se producen “cuando se haya acordado la prestación de servicios durante un número de horas al día, a la semana o al año inferior a la jornada de un trabajador a tiempo completo comparable”. En el caso de que no existiese un trabajador comparable (mismo puesto y tipo de contrato con un labor similar) se tomará como referencia la jornada a tiempo completo que figure en el convenio colectivo o, en su defecto, la jornada máxima legal.
Los contratos a tiempo parcial pueden ser de una duración determinada (también conocidos como contratos temporales y que también incluyen los contratos por obra y servicio ) o indefinidos. En cualquier caso, cuando la duración de estos fuera inferior a siete días, la cuota empresarial a la Seguridad Social por contingencias comunes se incrementará un 36%.
En cuanto a la distribución de la jornada, podrá realizarse de forma continuada o partida. Uno de los inconvenientes a los que se enfrentan los trabajadores a tiempo parcial es que no pueden hacer horas extraordinarias excepto para prevenir o reparar siniestros y otros daños extraordinarios. Sin embargo, sí podrán pactar la realización de horas complementarias, aunque estas no podrán superar el 15% de la jornada pactada y en cualquier caso la suma de estas con las que figuren en el contrato deberán ser inferiores a la jornada de un trabajador a tiempo completo comprable.
A la hora de hacer la declaración trimestral de IVA las empresas y trabajadores autónomos deben enfrentar el IVA soportado al IVA repercutido. El primer se refiere al IVA que deben pagar por los servicios que contratan para desarrollar su actividad. ¿Y el segundo?
Si nos referimos alIVA soportadocomo aquel al que el trabajador autónomo tiene que hacer frente por los servicios y bienes que necesita para llevar a cabo su actividad profesional, el IVA repercutido o IVA devengado será lo contrario. Así, desde un punto de vista contable podría definirse como aquel que el autónomo o empresario cobra por los servicios prestados o los bienes vendidos.
Dicho de otra forma, estamos hablando del IVA que repercute o incluye en sus facturas y que por tanto debe incluir como un ingreso en su libro de contabilidad. Esta cantidad será la que se tenga en cuenta como base para la declaración trimestral de IVA que deberá presentar a la Agencia Tributaria a través del Modelo 303 (ver documento) de forma trimestral y del Modelo 390 en la declaración anual (ver documento).
En la declaración trimestral los autónomos deben sumar todo el IVA repercutido a través de sus facturas y que servirá como base a la que después poder restar el IVA soportado. En el fondo, lo que hacen es detraer del IVA que ingresan, el IVA repercutido, lo que pagan por los servicios y productos que contratan. Eso sí, no todo vale y sólo podrán restar el IVA correspondiente a los elementos que utilicen para llevar a cabo su actividad profesional. Así, habrá que compras que puedan imputar como gastos en el IRPF o el Impuesto sobre sociedades, pero del que no podrán deducir el IVA.
En épocas de crisis como la actual, mucha veces por más esfuerzo que hagamos, no podemos afrontar el pago de todos nuestros costes, y nos vemos obligados a reducir los mismos. Pero sucede que si queremos seguir trabajando y recuperarnos, debemos seguir manteniendo algunos, que son vitales, como los trabajadores.
Tener empleados conlleva para el empleador una importante carga de seguridad social, y la misma se devenga mes a mes, con lo cual muchos se enfrentan a la situación, que llega el momento de vencimiento y no disponen del dinero para cancelarla. ¿Qué hacer entonces? ¿Puedo posponer el pago de la deuda con la Seguridad Social? Veamos.
Para el pago de una deuda con la Seguridad Social existe la posibilidad de solicitar un aplazamiento, que será concedido siempre que se reúnan una serie de condiciones. Los obligados al pago de la deuda por seguridad social, pueden solicitar el aplazamiento de la misma desde que se inicia el plazo reglamentario para su ingreso hasta que la Administración notifica al deudor la fecha y modo de enajenación de bienes embargados, esto es una vez ya iniciado el reclamo por vía de ejecución.
El aplazamiento es un acto administrativo que solicita el deudor y mediante el cuál se autoriza el pago de las deudas de Seguridad Social fuera del plazo reglamentario de ingreso.
No todas las deudas son susceptibles de solicitar su aplazamiento, así tenemos:
Deudas susceptibles de aplazamiento:
Cualquier deuda con Seguridad Social objeto de gestión recaudatoria en dicho ámbito, ya se trate de cuotas, recursos de distinta naturaleza a cuotas o recargos sobre los anteriores.
Los recargos sobre prestaciones económicas debidas a accidentes de trabajo y enfermedades profesionales originados por falta de medidas de seguridad e higiene en el trabajo sólo podrán aplazarse cuando se garanticen íntegramente con aval.
Deudas inaplazables
Cuotas de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales.
Aportaciones de los trabajadores por cuenta ajena o asimilados.
La mencionada solicitud deberá hacerse en las Administraciones de TGSS o en la Dirección Provincial de la TGSS de la provincia en la que el sujeto responsable del pago tenga autorizada la cuenta de cotización. El período total de aplazamiento no podrá exceder de 5 años, pero dependerá del importe de la deuda y de las circunstancias existentes que se conceda el máximo o uno inferior. La concesión del mismo dará lugar al devengo de intereses, conforme al interés legal del dinero.
El ingreso de las cuotas inaplazables deberá realizarse, si no estuviera hecho con anterioridad, en el plazo máximo de un mes desde la fecha de notificación de la resolución por la que se conceda el aplazamiento.
Se deberán cumplir las siguientes condiciones: pago de inaplazables, constitución de garantías, y abono de cuotas corrientes para que se produzcan los siguientes efectos:
La suspensión del procedimiento recaudatorio, en cuanto a las deudas aplazadas.
Que el deudor sea considerado al corriente de sus obligaciones con la Seguridad Social.
La solicitud comprenderá la totalidad de las deudas.
En general, se denegarán las solicitudes cuando existan aplazamientos anteriores incumplidos.
Se denegará cuando no supere el doble del salario mínimo interprofesional vigente.
Según las circunstancias el aplazamiento deberá asegurarse mediante garantía suficiente para cubrir el importe principal de la deuda, recargos, intereses y costas.
A fin de solicitar este aplazamiento, se deberán presentar los siguientes formularios:
TC 17/10: Solicitud para el aplazamiento para el pago de deuda de Seguridad Social.
TC 17/11 Reconocimiento de deudas con la Seguridad Social.
TC 17/12 Solicitud de domiciliación de vencimientos de aplazamientos.
Una vez presentada la solicitud, la Administración deberá en un plazo de 3 meses naturales, dictar resolución y notificar la misma, tal y como explican desde la propia Seguridad Social.
A la hora de hacer la declaración trimestral de IVA y calcular el IVA que deberán pagar los autónomos deben restar el IVA soportado al IVA repercutido. Es decir, el IVA que han tenido que pagar al IVA que han cobrado a sus clientes. Aquí os explicamos en qué cosiste el IVA soportado y cuando es deducible.
El IVA Soportado es una parte fundamental de la contabilidad que debe llevar cualquier autónomo sobre sus actividades para después hacer la declaración trimestral de IVA que está obligado a presentar a la Agencia Tributaria.
Desde un punto de vista contable, el IVA soportado es aquel al que el empresario debe hacer frente a la hora de comprar cualquier producto o servicio. La configiración del Impuesto Sobre el Valor Añadido permite que el empresario pueda deducir el IVA soportado en sus operaciones siempre que se cumplan una serie de requisitos.
Este IVA soportado deducible es el que se restará al IVA repercutido, es decir, el que IVA que el empresario cobra por sus productos o servicios. El resultado de la operación será la cantidad que deba pagar en su declaración trimestral de IVA.
Las cuotas soportadas deben tener la consideración legal de deducibles, para lo que deben referirse a operaciones sujetas y no exentas, ni la cuantía puede ser superior a la que legalmente corresponda según el tipo de IVA.
La deducción sólo puede efectuarla quien reuna una serie de requisitos subjetivos como son tener la condición de empresarios o profesionales y realizar de forma habitual actividades como tal.
Los bienes o servicios por cuya adquisición o importación se ha soportado o satisfecho el IVA deben utilizarse en la actividad empresarial o profesional. Es decir, sólo se pueden incluir las facturas que estén relacionados con la actividad que se realiza. En este sentido, si se trata de bienes que no son de inversión y se alterna el uso profesional con el personal, no se podrán incluir las cuotas de IVA, lo que no quiere decir que después se pueda imputar una parte del coste como gasto en el Impuesto de Sociedades. En los bienes de inversión sí se podrá incluir parcialmente el IVA aunque su uso no sea exclusivamente empresarial.
Las cuotas no deben figurar entre las exclusiones y restricciones del derecho a deducir establecidas en la Ley (Ley 37/1992, de 28 de diciembre, actualizada a 1 de enero de 2009). Ente ellas, la ley establece que no pueden ser objeto de deducción en ninguna medida, salgo que se trate de bienes de exclusiva aplicación empresarial, las cuotas soportadas por:
Los servicios de desplazamiento o viajes, hostelería y restauración, salvo que tengan la consideración de gasto deducible a efectos del IRPF o del Impuesto sobre Sociedades.
En alimentos, tabaco y bebidas o espectáculos o servicios de carácter recreativo.
En joyas, alhajas, piedras preciosas, perlas y objetos elaborados con oro o platino.
En bienes o servicios destinados a atenciones a clientes, asalariados o a terceras personas.
El sujeto pasivo que ejercita el derecho a la deducción debe estar en posesión de los justificantes necesarios para efectuar dicha deducción (ahora se plantea que los autónomos tengan que presentar la factura física, como hacen las empresas, en la declaración trimestral del IVA).
Los bienes y servicios han de emplearse en actividades cuya realización genera el derecho a deducción de las cuotas del IVA soportado.
Todos los gastos y recibos que cumplan con estas características tendrán la consideración de IVA deducible y por lo tanto podremos incluirlos en la declaración de IVA. El objetivo es que el empresario no tenga que pagar ningún tipo de IVA por el desarrollo de su actividad, salvo el que genera su propio negocio.
Saber corresponder el trabajo de los empleados con un sueldo adecuado es una de las tareas más complicadas para cualquier empresa, y más si esta es una pyme. La línea que separa una retribución justa y otra que está fuera de mercado es demasiado fina. Quizás por eso cada vez más empresas apuestan por salarios variable o sueldos a la carta, que tienen en cuenta la situación personal del empleado pero también su rendimiento.
Si asumimos que trabajamos por dinero, no tendremos problemas en admitir que el salario juega una parte fundamental en la vida laboral y por lo tanto es uno de los elementos que más preocupan a empresario y trabajador. Tanto es así que la retribución suele centrar buena parte de las disputas y negociaciones entre empresa y empleados. En un entorno cada vez más competitivo donde los recursos escasean, las empresas empiezan a tener ver los beneficios de establecer una política de sueldos variables enfocados a objetivos concretos. El problema es que no siempre resulta sencillo aplicarla.
Precisamente esta pregunta hecha por Lucerito en Pymes y Autónomos es la que ha motivado que tratemos desentrañar la fórmula en la que se puede aplicar a una pyme una política salarial variable. Y es que a diferencia de la gran empresa, que cuenta con departamentos de recursos humanos destinados a esta tarea y tablas salariales prediseñadas, en la pyme muchas de estas tareas están menos organizadas y estandarizadas, lo que hace que sea más complicada su implementación.
El primer paso que debemos seguir es el de definir nuestro presupuesto, es decir, cuanto podemos o queremos gastarnos. En departamentos como el comercial esta tarea es más sencilla precisamente porque resulta extremadamente sencillo ligar el salario a unos determinados objetivos: tanto vendes tanto cobras (dicho así resulta más fácil de lo que luego es en realidad). Para el resto de áreas de negocio la tarea se complica porque sus acciones no siempre tienen una incidencia tan directa en el aumento de beneficios o de ventas. Esto no quiere decir que no se deba premiar su labor, simplemente que habrá que establecer un límite de antemano. Esto sirve por ejemplo para el departamento de administración, que realmente no hace que vendamos más, pero que si trabaja de forma eficiente puede facilitar mucho la labor al resto de áreas de la pyme.
El segundo paso, todavía muy ligado con el primero pasa por establecer los objetivos que queremos lograr. Esta es quizás la parte más complicada, así que aquí os dejamos una serie de consejos generales:
Premiar calidad y productividad: si sólo se premia la productividad, corremos el riesgo de que la calidad baje y viceversa. Por eso es necesario incluir las dos variables.
Objetivos ambiciosos pero realistas: las metas deben ser lo suficientemente complicadas de alcanzar como para que requieran esfuerzo por parte de los empleados y los motiven, pero no tan descabelladas como para que parezcan imposibles de lograr, lo que ejercería el efecto contrario al deseado.
Variables ‘controladas por el empleado’: en la medida en que sea posible, es recomendable que el empleado perciba que controla las variables que pueden hacerle alcanzar los objetivos. Es decir, que está en su mano alcanzar el objetivo que hará crecer su salario. Así, por ejemplo, ligar el salario a la facturación de la empresa puede no funcionar para el departamento de administración.
El tercer paso consiste en comunicar de forma clara y concisa a los trabajadores la nueva política retributiva, asegurándose de que no existen fisuras y de que todo ha quedado perfectamente aclarado. Después, habría que implementar el sistema y por último, medir si se han logrado los objetivos marcados de incremento de productividad y eficiencia.
El factor humano
Por más que pueda parecer baladí, el tercer paso es clave, sobre todo para la pequeña empresa. Una de las principales razones por las que los sistemas de retribución variable fallan es por el factor humano. De hecho por eso conviene que las variables para determinar el salario del empleado sean lo más claras posibles, para evitar errores y malos entendidos.
Además, no todas las empresas podrán implementar este tipo de sistemas (departamento comercial al margen). Si en las multinacionales los empleados tienden a ser más sumisos a la hora de aceptar las directrices de la compañía y la posibilidad de que un empleado cobre más que otro por ser más productivo, el ambiente ‘familiar’ de muchas pyme tiende a reducir este efecto.
Y por último, dentro del factor humano hay que incluir lo que ya apunta Lucerito: el miedo del propio empresario a probar sistemas nuevos, lo que en definitiva no hace sino lastrar a la empresa e incluso generar desilusión en sus empleados.
Entre las obligaciones fiscales de los trabajadores autónomos hay una que sobresale por la frecuencia con la que debe presentarse. Se trata de los pagos trimestrales de IVA en los que se rinden cuentas a Hacienda por el IVA soportado y el IVA deducible a cuentas de las actividades del trabajador por cuenta propia.
Cada tres meses los trabajadores autónomos deben enfrentarse a Hacienda y rendir cuentas sobre sus ingresos y gastos. No se trata de la declaración de la renta, sino del la liquidación trimestral del IVA. Aquí es donde los autónomos hacen balance del IVA soportado en su libro de cuentas a través generalmente del famoso Modelo 303 de autoliquidación del IVA de la Agencia Tributaria (AEAT) que sustituye al modelo 300 y que puede descargarse en este enlace.
Conforme se acerca el final del trimestre, los trabajadores autónomos suelen afanarse por reducir al máximo el IVA que tendrán que pagar a Hacienda y que en el fondo no es más que el reflejo de la diferencia entre ingresos y gastos. En líneas generales cuanto más ingresa un trabajador más IVA tendrá que devolver a la AEAT y poco más se puede hacer desde un punto de vista legal excepto tener muy claro el IVA de qué gastos se puede repercutir.
En teoría es posible deducir el IVA de cualquier gasto relacionado con la actividad del trabajador autónomo, pero la realidad es que existe cierta confusión respecto a las facturas que efectivamente se pueden presentar a Hacienda. Entre los ‘clásicos’ se encuentra:
Libros
Diccionarios
Material de Oficina
Teléfono móvil
Teléfono fijo
Internet
Equipos informáticos
También se podrá deducir el IVA del mobiliario de oficina y los programas informáticos, por poner otros dos ejemplos. Lo mismo puede decir de los gastos de asesoramiento legal y fiscal, aunque no ocurriría lo mismo con los seguros médicos.
Donde existe una mayor controversia es en el apartado de dietas, ya que las comidas de empresa sí son gastos deducibles, pero en teoría hay que demostrar que ha tenido relación con el trabajo. La fiscalidad de las dietas y gastos de transporte fija una serie de cantidades máximas que se podrán deducir, aunque en el caso del transporte y más concretamente del coche, habrá que diferenciar el uso del mismo. Si es exclusivo para trabajo no habrá problemas, pero si se utiliza con otros fines sí pueden surgir inconvenientes a la hora de imputar el gasto.
En cualquier caso, lo que debemos tener claro es que la batalla del IVA no va en contra del autónomo y que la liquidación trimestral del Impuesto es simplemente un reflejo de los ingresos y gastos que soporta la actividad del trabajador autónomo. Por eso, no hay que ver el pago del IVA como un elemento negativo, pero sí hay que saber planificar a efectos contables el pago del mismo. Es decir, como autónomos debemos saber que parte del dinero que se ingresa es en concepto de IVA y que habrá que devolverlo al Estado, que en realidad utiliza a los autónomos como recaudadores de este tributo.
En el caso de que en un trimestre concreto la actividad del autónomo haya soportado más IVA que el que haya repercutido se podrá pedir a Hacienda la devolución de esas cantidades a la hora de hacer la liquidación trimestral.
Hace pocos días, fuimos testigos de un nuevo aplazamiento de la obligación de presentar los libros registro de IVA para las compañías españolas. La Declaración informativa de operaciones incluidas en los libros de registro (el Modelo 340), cuya presentación iba a ser obligatoria para todas las empresas a partir de 2009, ya se retrasó en su momento al año 2012, para las compañías no inscritas en el Registro de Devolución Mensual de IVA o IGIC. La misma, ahora, se verá aplazada otros dos años más, hasta el 2014, de aprobarse el R.D. en proyecto anunciado por la AEAT.
La reacción del mercado ha sido de alivio y algunos medios incluso han calificado este anuncio como ‘un respiro para las empresas y para la Administración’. Sin embargo, no debemos olvidar el impacto negativo que el aplazamiento de esta y otras iniciativas similares podría tener para el mercado español, a medio y largo plazo, dada su influencia en la productividad y competitividad empresariales que tanta falta nos hace mejorar hoy.
Reducir el fraude, mejorar la liquidez
El modelo 340 representa un esfuerzo importante para prevenir el fraude, facilitando el que la AEAT lleve a cabo el cruce de datos y la detección de cualquier anomalía. Pero además, el nuevo modelo 340 de declaración del IVA también pretende dotarlas de una mayor liquidez, pudiendo recuperar el IVA deducible (en los casos en los que la declaración haya resultado negativa) de forma más inmediata y no hasta un año y medio después.
Parece que los objetivos de esta normativa son acordes a las necesidades del momento. Entonces, ¿por qué aplazar de nuevo su entrada en vigor?
Las compañías de cualquier tamaño, debidamente informatizadas y con sus sistemas de gestión al día, podrán tributar por el modelo 340 con un sólo click del ratón. A día de hoy, muchas empresas ya están presentando voluntariamente el modelo 340, como las inscritas en el REDEME o Registro para la Devolución Mensual del IVA/IGIC.
Tributar por la nueva norma, eso sí, supondrá un serio inconveniente y una carga administrativa para todas aquellas organizaciones cuyos procesos de gestión no están adecuadamente informatizados, cuyas contabilidades se gestionan de forma manual o con hojas de cálculo, y con retraso. La norma 340 también implicará dificultades para las asesorías fiscales que todavía aplican métodos rudimentarios a sus procesos y que podrían verse desbordadas, si tienen que llevar a cabo la declaración manual para todos sus clientes.
De este modo, con el modelo 340, todas estas organizaciones tendrían que modernizar sus sistemas de gestión y esta ha sido una de las principales razones esgrimidas para aplazar de nuevo su entrada en vigor de manera general.
Sin entrar en la polémica de lo ‘justa o injusta’ que sea esta decisión, resulta que de nuevo, hemos adaptado la marcha de todos al ritmo del más lento. Y, lo peor de todo, es que lo hemos hecho, aún a sabiendas de que la modernización y la productividad que se habrían visto impulsadas en las compañías con esta nueva normativa, son la clave de nuestro futuro.
Es verdad que las empresas más pioneras ya pueden adscribirse voluntariamente al REDEME y beneficiarse del modelo 340, con la condición de presentar mensualmente las autoliquidaciones de IVA o IGIC. Sin embargo, la experiencia indica que un importantísimo colectivo de organizaciones, sobre todo PYMEs, no abordará la informatización que se exige por muy beneficiosa que sea la misma, si no es por obligación y esto hará que el impulso modernizador de la norma 340 quede diluido.
Por lo demás, no nos queda otra que esperar al año 2014 y cruzar los dedos, porque en cuestiones como es la modernización empresarial, la pregunta clave ya no es si podemos abordarla hoy, sino si realmente podemos dejarla para mañana.
Como hemos mencionado en otra oportunidad, una de las partes fundamentales de las cotizaciones a la Seguridad Social son las bases de cotización , las cuales determinan el importe que cada trabajador y empresa deben pagar a la Seguridad Social y están determinadas por ley. Las bases de cotización 2011 se pueden encontrar en la página en esta norma.El cuadro con las bases de cotización 2010 sería el siguiente
Cualquier trabaja dor puede acceder a sus bases de cotización a través de un simple repaso a la nómina, ya que estas aparecen reflejadas dentro de la estructura de la nómina en la tercera parte, donde se informa sobre los elementos que componen el salario.
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