Recortar gastos en impresión

Son muchos los gastos que deben de afrontar las empresas y es difícil de saber cual vale la pena recortar y cual es imprescindible.

A través de un estudio que encargo Oki, refleja que las empresas españolas podrían llegar a recortar sus gastos en impresión en casi 320 millones de euros anuales evitando contratar por algunos trabajos a una imprenta.

La impresión de documentos en las empresas, es un segmento a ser recortado por el alto coste de los consumibles. El estudio realizado por la consultora independiente Centro para la Investigación Económica y Empresarial (CEBR), el que ha encargado Oki, señala que las empresas llegan a gastar en España cerca de 13.000 millones de euros al año en impresión de materiales, de ellos 4.103 millones de euros son gastados en materiales de impresión externalizados.

Se podrían internalizar 1.067 millones de euros de utilizar los equipos adecuados de impresión. Además de reducir costes y realizar cambios en la gestión de la impresión, como eliminar el derroche de papel y de transportes innecesarios, logrando un ahorro en emisiones de carbono de más de 83.000 toneladas al año y contribuyendo al medioambiente.

Dicho estudio señala las últimas mejoras en tecnologías de impresión y copiado, mostrando que varias de las tareas que antes se externalizaban a empresas de impresión, actualmente se pueden realizar internamente con un coste más efectivo y sin pérdida de calidad.

Dentro de las actividades de impresión ha internalizar pueden ser:  material preimpreso, tarjetas de visita, señalización profesional, etiquetas y demás materiales de marketing y comerciales boletines y revistas de la empresa.

Una de las conclusiones del informe, señala que si se asumiera más funciones de impresión de manera interna, las empresas llegarían a ahorrar 320 millones de euros al año, sobre todo si se elimina el derroche de papel, al imprimir solamente las cantidades que se necesiten, en el momento de requerirlas y en el sitio donde se necesiten.

Por otro parte, los ahorros anuales más grandes podrían producirse en: la Administración pública con unos (150 millones de euros), en educación unos (123 millones de euros), en actividades de arquitectura y consultoría técnica unos (99 millones de euros) y en la salud (90 millones de euros).

El total del gasto de impresión en España, llega a ser el 31,6% y se debe a impresión externa subcontratada a empresas de impresión. Mientras que el sector de servicios gasta al año 2.104 millones de euros al subcontratar servicios de impresión, y la administración gasta 480 millones de euros en el mismo concepto.

Mientras que el gasto total de impresión en España, el 68,4% se debe a impresión interna. Por ejemplo el sector servicios gasta 3.000 millones de euros al año.

Una de las mejoras a implantar para favorecer a las empresas respecto a imprimir internamente sus documentos. Al las empresas estar compartiendo electrónicamente archivos, desde Internet, por e-mail, los documentos enviados pueden imprimirse en instantes.

Respecto a las tecnologías de impresión, al existir mejoras y abaratamiento, permiten que las empresas puedan invertir en impresoras de calidad e imprimir materiales de calidad profesional y de manera interna, evitando recurrir a empresas especializadas.

Imagen: quickfill.com

Las pymes reducen viajes de negocios por comunicaciones

Se ha comprobado a través de un estudio realizado para Skype por el instituto RedShift que el 61% de las pymes españolas deciden sustituir los viajes de negocios por las comunicaciones alternativas, como una medida de ahorro, dichas comunicaciones suelen ser: videoconferecia o comunicaciones por Internet.

Desde las pymes señalan que, una de las principales causas para este reemplazo de viajes de negocios por las comunicaciones tecnológicas se debe a los recortes presupuestarios, las limitaciones de tiempo y la preocupación por el medio ambiente. Un 26% de las pymes españolas señalan que realizan esta modificación debido a que la crisis les ha obligado a reducir el número de viajes de negocios.

Un 40% de las pymes españolas han reducido sus gastos en viajes de negocios entre un 30% y un 40%. Más allá de este recorte, un 90% de las pymes españolas responden que a pesar de esto, el trato o relaciones con clientes y socios no las ha afectado. La mayor parte de las pymes mantuvieron comunicaciones periódicas a diario (30%) o una vez a la semana (32%).

Más del 90% de los ejecutivos europeos mantiene contactos comerciales en 2 o más países extranjeros, y el 15% tiene relaciones con socios comerciales de más de 6 países.

Respecto a las pymes españolas, un 37% mantiene contactos de forma regular con gente de 2 a 3 países, y otro 27% con gente de 4 o 5 países diferentes.

Como reemplazo de los viajes de negocios, las pymes eligen:
-Mensajería instantánea (54%)
-Skype (43%)
-Videoconferencia (41%)
-Teleconferencia (40%).

A futuro las comunicaciones por vídeo, se dará en más casos y actualmente en España es la herramienta más escogida a la hora de reemplazar las comunicaciones al recortar los viajes de negocios, muy por delante del resto de los países.

El 66% de las pymes respondió que ha utilizado este tipo de comunicación como reemplazo directo de los viajes de negocios, y un 56% prevé incrementar su utilización con fines de negocio.

Respecto a las diferentes formas de comunicación, las pymes consideran mucho más eficaces, un 74% el correo electrónico. De los 8 países encuestados, Polonia es el que ha elegido más el correo electrónico (84%), Rusia las videollamadas (50%) y de Skype (73%), Turquía por las redes sociales (23%), Francia es el que se ha mostrado interesado en estas herramientas (2%). Mientras que Alemania prefiere las llamadas de voz (65%) como comunicación más eficaz.

Herramientas de gestión pago por uso

La empresa MakeSoft ha puesto a disposición de las pymes y empresas españolas una serie de herramientas de gestión, bajo la modalidad de pago por uso, llegando a las pymes y empresas de menor porte, ya que hasta ahora sólo estaban al alcance de las grandes corporaciones.

Las herramientas que actualmente ofrece MakeSoft, están dirigidas a la gestión de fuerzas de venta, campañas de marketing, servicio al cliente o incluso manejo de las comunicaciones internas de la empresa mediante portales corporativos y servicios de mensajería.

Como lo definen desde la compañía de software, este tipo de herramienta, les permite contar con una solución CRM eficiente o gestionar las comunicaciones de la pyme o empresa pudiendo contar con un portal corporativo, siendo de gran utilidad para toda aquella empresa que interactúe con los mercados de gran consumo.

Una de las opciones es la de MakeSaaS (Software as a Service), que les posibilita disponer de la tecnología desarrollada por Microsoft, bajo la modalidad de pago por uso mensual, esto les genera a las pymes y empresas ahorrarse considerables inversiones en TI con la ventaja de no tener licencias, hardware y mantenimiento, pudiendo disponer de estas herramientas más convenientes y con un coste según sus posibilidades.

Deducciones para IRPF 2009

Llegan los últimos días del año, y aquellos que no planearon bien su año fiscal, tienen la posibilidad de analizar su situación y efectuar algunas acciones que les permitan reducir su impuesto a pagar.

Así, desde Gesha, han recordado que el contribuyente medio podría ahorrarse entre 1.000 y 1.300 euros en su declaración de la renta correspondiente al ejercicio fiscal 2009 si aprovecha, antes de que finalice el año, las ventajas fiscales derivadas de algunas de las desgravaciones establecidas por ley.

Aquí algunos de las alternativas que usted puede considerar:

- Realizar aportaciones a los planes de pensiones antes del 31 de diciembre puede comportar un ahorro medio de hasta 366 euros.

- Abrir una cuenta vivienda pueden suponer otros 782 euros de promedio.

- Realizar una aportación a partidos políticos, por el que se podría obtener un ahorro medio de 33 euros.

- Realizar donativos a entidades sin ánimo de lucro reducirían la tributación en 72 euros.

- Adelantar el cobro de plusvalías a este año podría rebajar la factura fiscal en 31 euros.

- Desgravar las cantidades destinadas a cambios de casa o reformas.

- Neutralizar la tributación de las plusvalías por venta de vivienda habitual reinvirtiendo total o parcialmente el importe obtenido en otra vivienda de carácter habitual.

- Tal vez sea un buen momento para materializar las pérdidas generadas por algún fondo de inversión, acciones o derivados financieros, ya que supondría un ahorro si se compensan con las ganancias patrimoniales obtenidas.

- Aprovechar para cotizar a colegios de huérfanos o entidades similares, pagar cuotas sindicales o las de colegios profesionales con carácter obligatorio.

- Aportar a planes individuales de ahorro que pueden deducirse.

- Los emprendedores que pongan en marcha un negocio antes de cuatro años mediante Sociedad Limitada Nueva Empresa podrán disfrutar de una cuenta ahorro-empresas, que permite deducirse el 15% de las aportaciones, con un límite de 9.000 euros anuales.

Si bien hay muchas deducciones en el IRPF, estas son algunas a las que puede hechar mano por estos días.

Ono paquete de voz y acceso a Internet para pymes

Se encuentra en el mercado una nueva oferta lanzada por el operador de cable Ono, ha lanzado una oferta de comunicaciones para pymes, bajo la denominación comercial de ‘Paquetón de Ono’, que ofrece servicios integrales de voz y acceso a Internet, tanto en fijo como en movilidad.

Esta oferta incluye soluciones de navegación por Internet con banda ancha fija de 12 megas de bajada y 1,5 megas de subida, y una solución de banda ancha móvil la que incluye el modem USB y un giga gratis al mes.

Además la promoción incluye servicios de voz con ‘Teléfono Todo Incluido’, con llamadas a fijos nacionales, sin restricciones horarias, y llamadas a telefonía móvil con tarifa plana de voz, permitiendo hablar hasta 500 minutos al mes, por 15€.

Desde Ono, han señalado que esta oferta busca integrar los servicios ofrecidos a Pymes y profesionales, y generar un mayor ahorro en el precio mensual contratando en una sola factura todos los servicios.

Toshiba ayuda a reducir costes de impresión

Si se pregunta como reducir costes en diferentes sectores esta es una muy buena oportunidad en cuanto a los costes de impresión.

Toshiba el fabricante japonés ha puesto al alcance de las empresas, una nueva herramienta, la cual es gratuita y que ayuda a las empresas a reducir sus costes de impresión.

Esta nueva herramienta se denomina, Toshiba PDC (Printer Driver Customization) Tool, es el nombre de la nueva aplicación. Dicho software, es ofrecida a su canal de forma gratuita, y permite personalizar al gusto de cada pyme u empresa las diferentes opciones de impresión, obteniendo un mejor rendimiento y menor coste.

En tanto que, Toshiba sólo configurará el driver según las necesidades del usuario final, y desactivando valores que aparecen por defecto o cambiando su orden, deshabilitando funciones de menús desplegables o introduciendo indicadores máximos y mínimos para algunas casillas.

De esta manera, los socios de Toshiba podrán ayudar a sus clientes a reducir los costes de impresión logrando que sea obligatorio imprimir a doble clara o con el modo ahorro de tóner, o incluso reducir el tiempo para imprimir un trabajo más correcto. Entre otras prestaciones se puede limitar el número de copias y hojas que se pueden sacar o fijar los menús dependiendo del tipo de usuario o departamento.

Sin dudas para estos tiempos duros es una muy buena herramienta, evitando que por reducir costes se pierda calidad de impresión y adoptar otro tipo de impresoras de menor calidad o bajando la calidad de los trabajos.

Catalunya se suma al Plan 22.000

Catalunya se ha sumado al Plan 22.000 español que tiene como objetivo el de facilitar la creación de 22.000 empresas. Estas ayudas se ofrecen tanto a pymes, autónomos como a emprendedores un descuento en la contratación del servicio de oficina virtual en centros de negocios esto significa una inversión de 10 millones de euros.

El Plan 22.000, es una iniciativa de la Asociación Española de Centros de Negocios (ACN) el que busca facilitarles la creación de nuevas iniciativas empresariales ofreciéndoles a las pymes, autónomos y emprendedores un descuento en contratación del servicio de oficina virtual en centros de negocios.

De esta manera la CAN y la Asociación de Jóvenes Empresarios de Catalunya impulsarán este Plan en Catalunya, por el cual se podrá beneficiar de 22.000 bonos disponibles para toda España, que constan de 450€ de descuento cada uno, en el coste de una oficina virtual.

Otra de las ventajas que ofrece el plan, son 4 horas de despacho o sala de reuniones al mes en cualquiera de los 160 centros de negocios que conforman la red de CAN en todo el territorio español.

A través de este Plan, el emprendedor se puede ahorrar entre un 30% y un 50% en 1 año, según cual sea el centro de negocios en que decida aplicar el bono de descuento, además de que tampoco paga los gastos de los servicios de secretariado, atención telefónica y gestión de correspondencia y visitas, destacaron los dos organismos organizadores.

Como recortar gastos en viajes de empresa

Recortar los gastos en algunos sectores de las pymes no significa eliminar esos sectores o gastos, se trata de buscar ideas, opciones que se han dejado de lado o no se tuvieron en cuenta.

La empresa de viajes Rumbo Negocios aporta desde su experiencia una serie de recomendaciones hacia las pymes respecto a recortar los gastos en viajes de empresa:

-Utilizar las tarifas más económicas de Internet. Son más rentables, aún cuando se tenga que perder algún billete.
-Establecer prioridades. Ya que no es sólo reducir reuniones, se trata de que viajen los necesarios para poder lograr los objetivos.
-Una buena opción son los listados de anticipación, para que cada viajero sepa cómo esta contribuyendo a la media de la empresa.
-Contemple otras opciones por sobre el billete de avión ya que una buena opción puede ser, incluso más barato, el de reservar un paquete que incluya vuelo y hotel.
-Aprovechar el llamado ‘factor de culpabilidad’ de Internet. Ya que el viajero suele ver y analizar todas las tarifas de una vez y nunca optará por la más cara.
-Ser trasparente con sus empleados, es sano en muchos aspectos yen este puede distribuirles entre su plantilla informes que traten sobre costes medios en las principales rutas.
-Si tiene la oportunidad y encuentra una buena tarifa, reserve su billete, cierre la reunión y compre posteriormente el ticket.
-Fomente el ahorro entre la plantilla, es bueno pero se empieza por uno mismo. Para dar una mejor idea de cuan importante es, los directivos deben ser los primeros en dar el ejemplo.
-Lo recomendable es no pensar en una sola aerolínea. Ya que las mejores webs le ofrecen todas las combinaciones posibles que venden las compañías aéreas.
-Para lograr una mejor búsqueda de pasajes esté atento y benefíciese de precios especiales que las aerolíneas suelen ofrece los fines de semana.

Siguiendo estas pautas, ya no será necesario que cuando piensen en la frase recortar gastos se piense en desechar reuniones, sino buscar el mejor coste en los viajes y de esta forma contribuirá de mejor forma a su pyme.

Ayudas del Gobierno riojano a favor del ahorro y la eficiencia

El Gobierno riojano aporta sus ayudas a pymes además de particulares, para fomentar el ahorro y la eficiencia energética y el uso de energías renovables.

Dichas ayudas se encuentran dentro del Plan de Eficiencia Energética del Ejecutivo regional, y constan de 2,74 millones en ayudas, centrándose en 6 áreas de actuación como son: industria, transporte, edificación, equipamiento doméstico y servicios públicos.

Estas ayudas parten del objetivo de realizar una progresiva concienciación tanto de las pymes, ayuntamientos y de los ciudadanos riojanos sobre los beneficios económicos y medioambientales que traen la implantación de estrategias de ahorro y eficiencia energética en los diversos campos.

Este tipo de políticas tienen el sentido del ahorro y eficiencia energética generan el bienestar social, mejoran las perspectivas a futuro y de negocio de las pymes mejorando el desarrollo y la competitividad empresarial, sabiendo el alto coste que implica para las pymes, la energía, de esta forma a través de un mejor consumo energético les da la posibilidad de obtener una mayor productividad y calidad en su producción.

En tanto que el sector de la industria contará con ayudas para elaborar auditorías energéticas, y las ayudas dirigidas al transporte, ya que se centrarán en realizar planes de movilidad urbana y cursos de conducción eficiente de vehículos.

Mientras que las ayudas dirigidas hacia la construcción serán para la mejora de la eficiencia de las instalaciones térmicas y de iluminación interior en los edificios.

Siendo de suma importancia para los diferentes sectores que les ayudarán a mejorar en productividad y en responsabilidad.

Programa “AirEuropa Empresas” para pymes y autónomos

Air Europa ha lanzado un programa de puntos dirigidos a pymes y autónomos. De esta manera la aerolínea pone a disposición “AirEuropa Empresas”, este es un programa que les permite a las Pymes y autónomos poder acumular puntos en cada uno de los desplazamientos que realicen y poder canjearlos por vuelos y servicios de valor añadido como son los seguros de viajes, el exceso de equipaje, los aparcamientos exclusivos o incluso el acceso a salas VIP.

La gran diferenciación de este programa con el de otras compañías, es que ellas imponen limitaciones en cuanto a la adquisición de billetes a través de puntos, mientras que los puntos que se obtienen dentro del programa “AirEuropa Empresas” son equivalentes a dinero en efectivo.

De esta forma, siempre que exista una plaza libre en el vuelo, el usuario tendrá la posibilidad de convertir los puntos en un billete y según explican desde la compañía “con la misma transparencia con que lo haría con dinero”. Así las pymes y autónomos logran liberarse de ciertos gastos a la hora de tener que tomar decisiones ante un viaje.