En pocos años la digitalización ha pasado de ser una oportunidad de las empresas para mejorar a casi una necesidad para poder sobrevivir. La pandemia ha acelerado el proceso y nos ha forzado a implementar herramientas digitales en situaciones en las que nunca hubiéramos pensado.
La tecnología avanza rápido y su implementación tanto en la vida diaria como en el entorno laboral está dando pasos de gigante estos últimos años. El transporte, las interacciones, los métodos de pago todo está encaminado hacia la digitalización de manera progresiva.
Cada vez son más las empresas que quieren dar el salto al mundo digital y no podemos permitirnos quedarnos atrás. Ya sea si somos empleados o empleadores, debemos estar al día con las tecnologías y aprovechar cuantas ocasiones tengamos para mejorar nuestros procesos.
Lejos de ser una dificultad, debemos verlo como un reto y una oportunidad de mejora. Si estás dudando sobre la necesidad real de digitalizar los procesos de tu empresa, vamos a darte 4 razones que te harán cambiar de idea
Beneficios Y Ventajas De Digitalizar Los Procesos De Tu Negocio
Fuente: Freepick
El concepto de digitalización es mucho más que actualizar el software y los ordenadores y máquinas de nuestra empresa. Se trata de una acción que va más allá y que implica cambiar la manera de trabajar de una empresa.
Entendemos que esto puede causar rechazo, pero se trata de un cambio con objetivo a largo plazo y que mejorará tanto nuestras condiciones al interior de nuestra empresa como el impacto que tenemos en el mundo exterior.
Es un proceso que lleva tiempo y necesita organización, pero que es necesario y del que nadie se arrepiente.
Automatiza las tareas
El principal o, por lo menos, el primer beneficio que se nos viene a la mente cuando hablamos de digitalización es la automatización de las tareas. Esto puede incluir desde las labores de oficina, hasta las tareas manuales de los trabajadores.
Hay quien considera que esto no forma parte de la digitalización de una empresa ya que entienden que “digitalizar” es principalmente enfocar tareas hacia herramientas que son útiles en el mundo digital.
Sin embargo, si tenemos una visión más global, entenderemos que la automatización de tareas es, no solo parte, sino una de las bases de la digitalización de nuestra empresa.
Existen miles de softwares que nos pueden ayudar a automatizar y mejorar la comunicación y los tiempos de nuestra empresa.
- Programas de facturación: centraliza todo la contabilidad en una sola herramienta, automatiza la generación de facturas, nóminas y la contabilización y organización de los movimientos bancarios
- Programas de gestión de almacén: controla las entradas, salidas, ventas y producción. Nos ayuda a evitar roturas de stock y a calcular automáticamente cuando es necesario hacer pedidos de material.
- Programas de gestión de clientes: almacena todos los datos, ya sea de contacto como de compra de los clientes. Centraliza la base de datos y registra todas las interacciones entre la empresa y el cliente
- Programas de gestión de redes sociales: nos ayudan a afianzar la relación con clientes, mejorar el tiempo de respuesta, tener presencia online y crear una comunidad.
Estos son solo algunos de los programas más universales que puedes utilizar para automatizar los procesos de tu empresa, ganando así tiempo para dedicarte a tareas que requieran de una mayor intervención humana.
Estudia el funcionamiento de tu negocio y analiza cual de estos programas podría aplicarse para facilitar tareas o cuales otras pueden ser útiles para mejorar los procesos.
2. Trabajo remoto
Fuente: Freepcik
El trabajo remoto es una de las tendencias de los últimos años. Si bien existen empresas que hace tiempo implementaron el teletrabajo, la pandemia del COVID-19 ha obligado a muchas otras a tener que hacerlo en poco tiempo y sin demasiada planificación.
Es un hecho que el trabajo remoto es eficaz. Existen casos donde no es aplicable, ya sea por el tipo de negocio o tarea que haya que llevar a cabo, pero en la mayoría de las empresas en las que se lleva a cabo resulta ser un éxito tanto para la empresa como para los trabajadores.
Si tenemos un negocio, sabemos que detrás de cada decisión importante, hay que planificar y analizar todas las posibilidades. Aunque parezca sencillo, es necesario tener en cuenta muchos aspectos antes de decidirnos por esta modalidad de trabajo:
- Qué tareas se llevan a cabo en tu negocio y cuales pueden hacerse de forma remota.
- Que equipo es necesario para realizar estas actividades de forma remota y cómo proveer a los trabajadores
- De qué manera se realizará la comunicación con los trabajadores que trabajan en remoto
- Crear un plan de objetivos personalizados para medir la productividad de los trabajadores
- Acordar condiciones con los trabajadores y sus preferencias a la hora de trabajar en remoto
Existen muchos aspectos más dependiendo de las posibilidades y estructura de cada negocio, pero creemos que estas son las principales y más útiles para sentar la base de lo que hay que tener en cuenta antes de tomar la decisión de empezar a trabajar de manera remota.
3. Sostenibilidad
Fuente: Freepick
Al igual que pasa con la digitalización, la sostenibilidad está también convirtiéndose en una obligación para los negocios. Encontraremos a menudo estos dos conceptos juntos ya que son consideradas como las piezas claves de la economía del futuro y los motores del crecimiento económico del siglo XXI.
Es necesario velar por el mundo en el que nos encontramos e intentar disminuir al mínimo los daños que podemos causar al medio ambiente. Los clientes están cada vez más pendientes de las políticas de sostenibilidad de los negocios, al punto que puede ser un elemento clave a la hora de decantarse por un producto u otro.
Muchas empresas están virando hacia unas metodologías más sostenibles y respetuosas con el medio ambiente, y la digitalización de procesos es un buen punto de partida. De hecho, tener una empresa digitalizada implica integrar de manera eficiente los recursos, siendo así más sostenible.
Hemos hablado de la digitalización de procesos y del teletrabajo y ambas nos ayudan a tener una empresa más sostenible.
Por un lado, la economía de recursos a través de la digitalización nos hace evitar el desperdicio tanto desde un punto de vista económico como ambiental. Utilizar menos papel o soportes físicos y abocar más por facturas y documentos digitales, es también una manera de ser más sostenibles.
Por otro lado, el no tener que trasladarse a una oficina física, implica menos contaminación y un ahorro de energía y tiempo. Menos vehículos en las calles, menos consumo de carburantes y menos uso de aparatos electrónicos a parte de los mínimos indispensables en nuestro hogar.
Aunque parezca que esto es un gasto innecesario, hay que pensar a futuro y mirar más allá de los beneficios de nuestro negocio. Se trata de un asunto social y mundial, de una problemática que afecta a todos y que es necesario ayudar a que no vaya a mayores.
Además muchas instituciones públicas ofrecen ayudas para que podamos mejorar nuestras instalaciones y procesos y hacer que nuestro negocio sea más sostenible. De modo que la inversión tampoco sea una excusa para no hacerlo.
4. Mejora de la productividad y satisfacción
Ya hemos hablado de los aspectos positivos para la empresa y para el medio ambiente. Pero aún no hemos hablado de los aspectos positivos para los trabajadores ― aunque esto también sea un aspecto positivo para la empresa en última instancia.
Los trabajadores son la base de nuestro negocio, y queremos también velar por su satisfacción. Es por eso que, como mencionamos antes, es necesario también tener en cuenta su disponibilidad y opinión respecto a los procesos de automatización y también sobre el trabajo remoto.
Ellos llevan a cabo gran parte de las tareas que queremos digitalizar, y nadie mejor que ellos sabrá decirnos si realmente es posible y útil hacerlo. También, son ellos quienes se beneficiarán de estos procesos digitales.
Hay quienes, o por falta de espacio o por comodidad, preferirán no trabajar desde sus casa, y habrá quienes si. En ese caso habrá que buscar un equilibrio que satisfaga a todos.
Además, un trabajador cómodo y satisfecho, es un trabajador que será más productivo. Si a las herramientas que automatizan varias de sus tareas, le añadimos el trabajar remoto y poder conciliar la vida laboral con la social, tendremos un trabajador completamente satisfecho, feliz y, por tanto, productivo.
Conclusión
Si ponemos en una balanza los motivos que hemos expuesto aquí a favor de digitalizar los procesos y los motivos en contra, no hay duda que la aguja apuntará hacia la digitalización.
Realmente, apenas hay motivos en contra. Si bien es necesario tiempo e inversión, mirando en perspectiva y hacia el futuro, veremos que valen la pena y que los amortizamos en poco tiempo.
Además, hay que pensar más allá de los intereses del negocio, se benefician el medio ambiente y el resto de trabajadores. No lo pienses más y da el salto hacia el mundo digital.
