Los sistema de negocio no son infalibles, su aplicación depende de muchas variables que pueden hacer que funcione perfectamente o todo lo contrario. Veamos siete señales para saber si tu sistema de negocio funciona.
Desafortunadamente no siempre es sencillo detectar cuando un sistema tiene una mal función o determinados resultados son achacables a otros elementos. Estas son siete alertas que pueden indicar si efectivamente el sistema está funcionando mal.
Debemos tener en cuenta que no necesariamente la aparición de una de estas señales tiene que significar un mal funcionamiento del conjunto del sistema de negocio, puede ser que en muchos casos esa mal función se refiera al área en el que se ubica la señal de alerta. Cuando realmente debemos preocuparnos sobre el conjunto del sistema que aplicamos para nuestro negocio es cuando detectamos que dos o más de estas señales son perfectamente identificables con nuestra empresa.
Mala gestión de la información y datos
Aunque se le presta menos atención de la debida, captar y procesar los datos relativos a nuestro negocio es algo simplemente fundamental para una rápida comprensión de la situación constante por la que atraviesa la pyme. Resulta básico que esta captura de datos sea simple, rápida y capaz de detectar errores o duplicidades, recogiendo todos los datos necesarios para calibrar la marcha del negocio. Cuando los datos llegan tarde, cuando no coinciden entre sí o arrojar informaciones contradictorias respecto a otros parámetros debemos entender la situación como una señal de animal función que además perjudica al conjunto del sistema.
Desconexión entre áreas
Esta es una de las alertas y señales más fácilmente reconocible y que se genera relativamente fácil en cualquier sistema de negocio, por lo que se le debe prestar una atención especial. Un modelo de detección claro de esta alerta se basa en los informes, cuando las diferentes áreas no son capaces de reconocerse entre sí en los informes, cuando hay áreas que realizar informes o proyecciones que corresponderían a otras áreas, o cuando un departamento desconoce elementos clave del funcionamiento de otro, estamos ante una mal función muy grave a la que debemos poner remedio ya que perjudican notablemente al conjunto del sistema de negocio.
¿Cuánto tardas en obtener un informe completo y al día de la empresa?
Podemos definirlo como señal, pero también como un termómetro de la realidad burocrática de nuestro sistema de negocio. Desafortunadamente muchas empresas mantienen exceso de aplicaciones en la gestión de datos en relación a cada área o departamento, e incluso a cada línea de negocio o producto. Esto, se supone, tiene una vía de ingreso en los departamentos de contabilidad a través de sistemas de gestiones, mientras que, habitualmente, el apartado comercial, el apartado de marketing, y otros departamentos, poseen sus propias aplicaciones y sistemas de gestión de datos así como de gestión de las relaciones con clientes. Poner de acuerdo todo este sistema para ser capaz de emitir un informe del estado completo es como decíamos un buen termómetro de cómo funciona internamente nuestro sistema de negocio.
Si nunca hemos tocado estos aspectos, es muy probable que acabemos convenciéndolos de reemplazar aplicaciones y unificarlas a través de herramientas que permitan la puesta en común mucho más rápida y eficaz de la información interna.
Otra señal muy notable que puede mostrar alguna mal función interna del sistema de negocio. Damos por aceptado que en todo pronóstico sobre la evolución del negocio existe un margen de error, sin embargo, cuando éstos pronósticos se elaboran a partir de informes precisos, rápidos y eficientes disminuye dicho margen de error.
Si cada vez que elaboramos una revisión erramos, si el porcentaje de errores, es muy superior al porcentaje de aciertos ( da igual en positivo o negativo) es una muy mala señal del nivel de información interna que estamos manejando, por lo que debemos revisar los mecanismos que proporcionan información.
Separar las finanzas de la gestión de proyectos
Esta es una cuestión delicada ya que muchas veces cuestionada de partida el propio sistema de negocio. Son muchas las empresas de servicios profesionales que manejan de manera independiente sus sistemas de financiación en relación a los proyectos. Este modelo, está detrás de muchas más funciones del sistema general de negocio ya que la planificación, los presupuestos y las previsiones generales resultan mucho menos precisos y la obtención de datos fiables (algo que aparece en casi todas las alertas como hemos visto) también se vuelve mucho más difícil.
Cuando las cuentas y los datos de un proyecto son capaces de contaminar el conjunto de los datos, algo muy frecuente, el sistema se vuelve casi imposible de manejar desde el punto de vista de la información fiable. Teóricamente, un sistema de negocio ideal debiera estar uniendo a la gestión de las finanzas con la gestión de los proyectos dando un carácter más abierto y claro del proceso de negocio.
Desequilibrios en el sistema
Al margen de lo que puede significar como detonante de la explosión interna del sistema de negocio, gestionar nuestra empresa con datos internos deficientes puede llegar a suponer un sobrecoste entre el 20% y el 35% de los ingresos de explotación. Esto nos da una idea real de la importancia de lo que estamos hablando.
Los desequilibrios en el sistema tienen que ver con un exceso de uso de los recursos humanos en la recolección de datos, a mayor intervención humana en este proceso mayor riesgo de error. Debemos calibrar la relación entre dedicación de recursos humanos al proceso de recolección de datos y resultados, ya que, probablemente, lleguemos a la conclusión de la necesidad de automatización mayor de este segmento.
Tu sistema es único en tu sector
El uso de sistemas de negocio, ya implantado en gran medida pero aún en proceso de crecimiento, generará muchas confusiones sobre lo adecuado de los sistemas para los diferentes sectores. Una manera rápida de entender si el sistema resulta adecuado o no es calibrar cuanta implantación tiene este sistema dentro de nuestro sector productivo. Un modelo único, o personalizado en exceso, puede no ser precisamente lo más adecuado aunque a priori pueda parecer lo contrario.
Generalmente se recomienda seleccionar plataformas diseñadas para el sector, pero contrastadas y funcionales en otras empresas, sin duda esto ayuda a minimizar los costes y reducir los tiempos de retorno de la inversión. Lógicamente el empresario debe estar atento a la innovación, y, asumir en todo caso los riesgos si considera que una plataforma novedosa puede proporcionarle todo lo que necesita para control de su negocio.
