Gastos deducibles para autónomos

Una de las primeras cosas que debe aprender un trabajador por cuenta ajena al hacerse autónomo es cuáles son los gastos deducibles en la declaración trimestral de IVA y en IRPF. De ellos dependerá la cuantía de su factura fiscal y, lo que es más importante, evitar posteriores problemas con Hacienda en caso de una inspección fiscal.

¿Cuáles son los gastos deducibles del autónomo? Esta es una de las primeras preguntas que se hacen quienes acaban de aterrizar en el mundo del trabajo por cuenta propia y deben afrontar, por ejemplo, la primera declaración trimestral de IVA o la primera declaración de IRPF tras haberse dado de alta en el RETA.

Como norma general, los gastos deducibles del autónomo deben limitarse a los necesarios para el desarrollo de la actividad económica. El problema de esta definición es que resulta demasiado extensa y puede ser objeto de interpretación como por ejemplo ocurre con el tratamiento fiscal del vehículo del autónomo. ¿Puedo incluirlo si también es el coche de la familia? ¿Existen límites al gasto? En este caso concreto, la norma dicta que el vehículo debe estar 100% afecto a la actividad económica para poder deducir el IVA de los gastos, pero no así el de la compra.

Gastos deducibles en el IRPF

En cualquier caso, parece claro que conviene acotar algo más los gastos deducibles del autónomo, que siempre deberán estar convenientemente justificados (la factura es el mejor comprobante) y registrados en el libro de gastos. Para quienes tributen en el sistema de estimación directa estas serían las principales partidas de gastos:

• Consumos de explotación: incluyen los gastos que se realicen para la obtención de ingresos o de bienes integrantes del activo circulante y que no firman parte del mismo en el último día del periodo impositivo. Traducido a lenguaje coloquial, se trata de compras de materias primas y auxiliares, combustibles, elementos y conjuntos incorporables o material de oficina. A efectos prácticos, lo que necesitas para desarrollar tu actividad. Debemos tener en cuenta que sólo se contabilizarán las existencias consumidas durante el periodo.
• Gastos de personal: incluye el pago a los trabajadores en concepto de sueldos, pagas extraordinarias, dietas y asignaciones para gastos de viajes, retribuciones en especie, premios e indemnizaciones. También se debe incluir el pago de las cotizaciones a la seguridad social por la contratación de empleados y la del propio empresario autónomo. Las aportaciones a mutualidades de previsión social sólo se podrán deducir quienes no estén integrados en el RETA y que tengan la posibilidad de cotizar a una mutua. En este punto y en el apartado de otros gastos de personal, se podrán incluir los gastos de formación, indemnizaciones por rescisión de contrato, seguros de accidentes del personal, obsequios y contribuciones a planes de pensiones o a planes de previsión social empresarial.  Aquí puedes consultar las cotizaciones que se pagan a la Seguridad Social como autónomo y también por tus empleados.

• Servicios exteriores: en este punto conviene diferenciar las diferentes partidas al ser varias:
  • Gastos de I+D encargados a terceros.
  • Arrendamiento y cánones tales como alquileres afectos a la actividad.
  • Contratos de Leasing o arrendamiento financiero que no tenga por objeto terrenos, solares u otros activos no amortizables.
  • Servicios de profesionales independientes como economistas, abogados o notarios.
  • Transportes
  • Servicios bancarios y similares
  • Publicidad propaganda y relaciones públicas
  • Sunimistros
  • Gastos de reparación y conservación del material afecto, lo que no incluye los bienes que supongan una ampliación o mejora, que serán amortizados a lo largo de los años.
  • Primas de seguro y pólizas en general
  • Tributos fiscalmente deducibles. Algunos impuestos se puede desgravar al hacer la declaración de la renta, entre los que se incluyen el IBI o el IAE, así como  los tributos y recargos no estatales, las exacciones parafiscales, tasas, recargos y contribuciones especiales estatales no repercutibles legalmente, siempre que incidan sobre los rendimientos computados, no tengan carácter sancionador y correspondan al mismo ejercicio que los ingresos.
• Gastos financieros: incluyen los intereses de préstamos y créditos, gastos de descuentos de efectos, intereses de demora por aplazar deudas con Hacienda y cualquier gastos financiero derivado del uso de fuentes de financiación ajenas.
• Amortizaciones: es el importe del deterioro o depreciación de las inversiones realizadas como el inmobilizado material. El Impuesto de Sociedades es el que determina como debe hacerse el cálculo de este deterioro.
• Provisiones para riesgos y gastos
• Gastos Extraordinarios
• Incentivos fiscales al mecenazgo

Estos son los gastos deducibles para los autónomos, un elemento que deberemos tener siempre en mente a la hora de cuadrar las cuentas de la empresa y calcular el IVA.

Gastos deducibles en el IVA

Pero una cosa son los gastos que puedes incluir en la declaración de la renta o como gastos de tu actividad en el Impuesto sobre Sociedades y otra bien diferente los gastos deducibles en términos de IVA. 

La legislación referida al IVA es mucho más restrictiva en cuanto a los gastos que se pueden computar como IVA deducible y que deberá estar directamente relacionado con la actividad del autónomo. Dicho de otra forma, si el gasto tiene una parte personal y otra profesional la ley no te permitirá desgravar por él.

El mejor ejemplo es la fiscalidad del vehículo del autónomo, que ya hemos mencionado al principio del artículo. En este caso sólo se podrá desgravar el IVA de los gastos -gasolina, mantenimiento etc- si está 100% afecto a la actividad o si el uso particular es residual. De esta forma, si usas el coche para trabajar pero también es el coche familiar, en teoría y con la ley en la mano no podrías deducir el IVA. Sin embargo, está comúnmente admitido imputar sólo el 50% de los gastos de gasolina, por ejemplo.

En este punto, el IVA puede ser tan complejo que sí que podrás imputar el 100% del IVA de la compra del vehículo incluso si el uso va a ser mixto.

Muchos autónomos limitan sus gastos deducibles al IVA o mejor dicho, deducen IVA por todos sus gastos aunque el IVA de los mismos no sea deducible, como puede ocurrir con los gastos de representación, que suelen actuar como cajon desastre para dispendios de los más variados. Si tienes dudas al respecto, aquí te recordamos qué gastos sí y qué gastos no puedes deducir en el apartado de representación.

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