La paulatina adopción de las nuevas tecnologías por parte de las pequeñas y medianas empresas, un campo donde todavía hay mucho margen de mejora, ha eliminado gran parte del papel que antaño circulaba por las compañías. Sin embargo, siempre va a seguir existiendo una importante cantidad de información que será necesario o más cómodo tener en un soporte físico, bien celulosa o ahora en soportes digitales como el CD-ROM. Suele tratarse, en muchos casos, de documentos confidenciales como el plan estratégico de la corporación o con datos bancarios, de clientes, candidatos… En definitiva, cualquier documentación que contenga información sensible y susceptible de ser robada con fines fraudulentos.
El carácter privado y estratégico de la información debería ser suficiente aliciente para que compañía y empresario se interesen por eliminarlos de forma correcta para que nadie pueda utilizarlos. Para hacer más ‘atractivo’ este campo, la Ley Orgánica de Protección de Datos Personas obliga en su artículo 4 a mantener la confidencialidad y al cumplimento obligatorio de cancelación o destrucción de datos cuando se hubiera cumplido la finalidad para la que fueron recabados y establece multas de hasta 600.000 euros para los casos más graves de incumplimiento. Sin embargo, sólo un 7 por ciento de las pyme españolas cuenta con los equipos necesarios para destruir de forma segura sus documentos confidenciales.
Existe, en este sentido, una importante falta de concienciación por parte de las pyme sobre la importancia y obligatoriedad de proteger y posteriormente destruir la información que manejan. Y es que en muchos casos las corporaciones de menor tamaño no ven la necesidad o la rentabilidad de contar con una destructora de documentos, pese a que su precio es más que asequible: desde apenas 49 euros es posible adquirir un equipo básico, mientras que el coste de los más avanzados se sitúa en torno a los 3.000 euros. En definitiva, una inversión más que asequible teniendo en cuenta las consecuencias que puede acarrear simplemente el incumplimiento de la normativa vigente.
Al final, es incluso recomendable destruir otros documentos que se salen de esta obligación legal por el tipo de información que puedan contener como planes estratégicos o datos bancarios. Pese a todo, tampoco hay que caer en la tentación de decir que todos los documentos deberían ser destruidos. En este sentid, se puede diferenciar entre los personales y los relacionados con la empresa. Los primeros son susceptibles del robo de personalidad y abarcan desde historiales financieros hasta cuentas de teléfono pasando por informes médicos o borradores para el pado de impuestos. Por su parte los segundos se refieren más a salarios, planes de marketing, cifras de ventas, informes sobre créditos o posibles clientes, registros de contabilidad o curriculos, entre otros.
Evidentemente, una destructora de documentos no asegura al cien por cien que una persona no será objetivo del robo de identidad, pero no se puede robar lo que no se puede leer.
