Como incluir a una empresa en ASNEF

La morosidad es una de las opciones que toda pyme debe contemplar cuando empieza a trabajar con un cliente. Aunque todas las empresas tratan de cubrirse ante los impagos, lo cierto es que estos terminan produciéndose. Se puede decir que es algo inevitable y cuando llega el momento hay que tener claro como gestionarla relación con clientes morosos.

En principio lo ideal es no tener que recurrir al enfrentamiento ni tomar medidas drásticas, pero esto no siempre es posible. Por eso las pyme también deben tener claro cuáles son sus opciones de presión ante clientes morosos. La primera medida y más sencilla es incluir al particular en el ASNEF, uno de los principales registros de morosos de España, o incluir a una empresa en el ASNEF Industrial, un regustro especialmente dirigido a empresas.

El trámite para entrar en ASNEF

El proceso para inscribir a una empresa en ASNEF no es costoso ni demasiado complicado, aunque para poder llevarlo a cabo deben darse ciertas condiciones. Es decir, la empresa morosa tiene que cumplir algunos requisitos que están recogidos en el  artículo 29 de la Ley Orgánica 15/1999

• La existencia previa de una deuda cierta, vencida y exigible, que haya resultado impagada.
• El requerimiento previo de pago a quien corresponda, en su caso, del cumplimiento de la obligación.
• Que el acreedor o quien actúe por su cuenta e interés, se asegure de que concurren todos los requisitos exigidos en los apartados anteriores, en el momento de notificar los datos adversos al responsable del fichero común.

A esto hay que añadir un plazo de espera antes de poder incluir a una empresa en ASNEF u otro registro de morosos. En concreto, según la la Agencia Española de Protección de Datos (APD), sólo se podrá incluir a una compañía en estos ficheros a partir del cuarto mes de impago.

Además, el procedimiento de inclusión también debe atenerse a otra serie de formalismos en cuanto a los tiempos para comunicar la inclusión en el fichero de mosoroso y la veracidad de las pruebas documentales aportadas. En este sentido, la empresa debe ser notificada por escrito en un plazo de 30 días sobre su inclusión en ASNEF Industrial. El documento debe incluir el nombre de quien le ha metido en el registro de morosos y la cantidad por la cual lo ha incluido.

¿Cuanto cuesta?

El coste de incluir a una empresa en ASNEF industrial es muy bajo. En primer lugar hay que darse de alta en el registro y pagar una cuota de usuario de 39 euros mensuales, que además dará acceso a su base de datos y permite incluir los impagados anteriores (hasta seis años en el caso de ASNEF). Cada inscripción tiene un coste de 5,9 euros por el coste de la carta que se envía al afectado y cada consulta de 3,9 euros que se suman y si superan los 39 euros mensuales, el usuario deberá pagar la diferencia. Es decir, cada usuario cuenta con 39 euros al mes para poder investigar posibles clientes o para denunciar impagos.

La consulta de los impagados aporta tres series de datos respecto a la empresa morosa. En primer lugar informa sobre el domicilio y datos sociales, después alerta sobre el importe de los impagados, así como si la compañía está efectuando algún pago de la cantidad adeudada recientemente o de forma periódica. Esto sirve sobre todo para saber si, pese a ser una empresa morosa, tiene intención de ir liquidando sus deudas. Por otra parte, la información sobre el capital social estructura del mismo, etc, servirán para saber con qué tipo de compañía se hacen negocios y su solvencia.

Aunque evidentemente incluir a una empresa en ASNEF, RAI u otro registro de morosos no es agradable, puede ser la única solución para presionar a nuestros deudores. De hecho, uno de cada tres acelera el pago sólo con amenazarles.

Consecuencias de estar en ASNEF

Estar en ASNEF y en general en cualquier otro fichero de morosos puede ser un problema para la empresa. Antes de hacer negocios con otras compañías y de admitirlas como proveedores, es normal repasar su historial crediticio y su fiabilidad. A fin de cuentas, nadie quiere trabajar con un cliente moroso. 

Esto es especialmente cierto en las grandes empresas, que si bien pueden asumir un mayor porcentaje de mora, también saben que pueden conseguir clientes por distintas vías y desestimarán a los usuarios que estén dados de alta en ASNEF y otras listas de morosos. 

Gestionar los clientes morosos

Incluir a una empresa en Asnef es una de las armas de la pyme para gestionar a los clientes morosos, pero no la única. La clave llegado al punto del impago es la comunicación y el tener clara una estrategia a seguir.

Tras registrarse el impago lo primero será negociar, ponerse en contacto con la empresa y preguntar si ha habido algún problema con los pagos o el motivo del retraso. A veces se tratará de un problema puntual y otras puede ser algo tan simple como descontento con el servicio prestado. Mientras hacemos esto deberemos ampliar información sobre el cliente a través de otros proveesores, bancos e incluso empresas de informes comerciales. Esto nos permitirá saber si estamos ante un moroso profesional.

Cómo actuar ante el impago

Aclarado el motivo, queda buscar una solución. La primera pasa por buscar un acuerdo amistoso  para el pago de la deuda, bien alargando plazos e incluso por medio de descuentos. Esto dependerá ya de la política comercial de la compañía. En este punto es donde se puede usar Asnef como fórmula de presión.

Si no hay acuerdo y preveemos una difícil solución podremos recurrir a la vía judicial poniendo el caso en mano de los abogados. Mencionar la posibilidad de demanda mercantil instando a concurso de acreedores a la empresa morosa suele funcionar como medida de prevención.

En último caso se podrá contratar una empresa profesional de cobro de morosos, donde cobraremos sólo una parte de la deuda pendiente o podremos incluso asumir el impago si los trámites y gestiones superarán el coste total de la deuda.

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