Movilidad aplicada a la pyme

El término de movilidad está más de moda que nunca que en el ámbito empresarial y pocas son ya las compañías que no han oído hablar de estas soluciones que abarcan desde teléfonos móviles, smart phones, PDA, talet PC  ordenadores portátiles, estos últimos en menor medida debido a su mayor peso y menor autonomía. Su principal objetivo es aumentar la productividad de la empresa a través de los llamados trabajadores móviles, es decir, empleados que bien pasan mucho tiempo fuera de la oficina o que se encuentran en constante desplazamiento dentro de la misma

España es un país puntero en este apartado con una implantación del 45% entre las medianas y grandes empresas, por encima de países como Francia, Alemania o Italia según datos de IDC. Además, ese mismo 45% dispone de una clara estrategia de movilidad, algo con lo que sólo cuenta el 35% de las pyme entre 50 y 99 empleados y que es totalmente desconocido para las compañías todavía más pequeñas. Las pyme desaprovechan de esta forma una tecnología de rentabilidad probada y que puede reportarle grandes ventajas, si bien es cierto que antes de adquirirla hay que estudiar si realmente es necesaria y en qué puede ayudar a la organización. De hecho, las aplicaciones móviles no son beneficiosas de por sí, sino cuando se aplican a un negocio donde pueden ofrecer una ventaja real.

Desde Datisa, desarrollador de software especializado para pyme explican Ignacio Pomar, responsable de sistemas, explica que “uno de los principales frenos en este aspecto, hoy por hoy, es el precio de las comunicaciones en España, que supera con creces al de otro países europeos”. A esto hay que añadir problemas de cobertura para conectarse vía Internet con los sistemas de gestión centrales en las oficinas de la compañía y la percepción de la inseguridad de estos aparatos (un falso miedo, ya que la mayoría de virus no están diseñados para estos aparatos). También existe un cierto temor a la fuga de información, igualmente infundado, ya que para el empleado es más fácil sustraer esos datos por otros medios, en tanto que los archivos que suelen guardarse en estos dispositivos sólo son relativamente vitales. Por su parte, en las pyme hay otra serie de condicionantes como la falta de recursos y conocimientos informáticos para el soporte técnico y de tiempo para informarse sobre estas soluciones

Entonces ¿por qué pueden ser atractivas por ejemplo las PDA para una pyme? En primer lugar, porque su precio se ha moderado y por cerca de 500 euros se pueden encontrar aparatos fiables, con altas prestaciones y, sobre todo, resistentes. Una inversión más moderada ha servido para abrir los ojos a muchas pyme, que se decantan por implantar estas soluciones de TI principalmente por motivos de imagen antes que por temas relacionados con la productividad. Y es que como relata Pomar “la satisfacción del cliente importa, y mucho”. Así, una empresa de restauración ofrecerá mejor imagen si sus camareros llevan una PDA, al igual que si lo hacen los comerciales de cualquier compañía. En este sentido, la edad del empresario suele ser determinante (cuanto más joven más proclive será a contar con las nuevas tecnologías).

Las ventajas del uso de aparatos móviles, especialmente PDA, son claras y tienen una relación directa en la productividad y se pueden simplificar en siete puntos según la experiencia de Datisa.

1- Ahorro de tiempo, por ejemplo en el almacén de la compañía. Pomar explica que es habitual tener que cesar la actividad del almacén por lo menos una vez al año para comprobar el stock y el producto, una actividad en la que se puede ahorrar hasta el 75% gracias a una PDA y un sistema de códigos de barra (un estandar hoy en día).

2- Reducción de los costes y los desplazamientos, tanto de los empleados dentro de la oficina como de la flota de comerciales y transportistas.

3- Mayor productividad: un buen ejemplo son las empresas de restauración, donde se ahorran costes de papel y se mejora la eficacia a lo largo de todo el proceso (se evitan errores, se mejoran los tiempos de preparación, de facturación…). Así, el ahorro en atención al cliente para restaurantes es del 40%.

4- Se evitan errores debidos, por ejemplo, a la caligrafía de los comerciales o camareros. En concreto, la precisión en la toma de datos es un 30% mayor.

5- Mejor atención y servicio al cliente.

6- Evita accidentes laborales al reducir e movimiento de mercancías (siempre y cuando los códigos de barras estén bien colocados, claro está).

7- Mejora la conciliación de la vida laboral y familiar al permitir el teletrabajo y evitar, por ejemplo, que los comerciales tengan que acudir a la oficina a diario.

De todas forma, no es oro todo lo que reluce y existen una serie de retos para la pyme a la hora de implantar estas tecnologías, que no siempre tienen por qué resultar rentables, aunque analizaremos los mismos en el próximo post.