La cuestión de cómo es la mejor forma llevar a cabo reuniones de trabajo efectivas surge comúnmente en toda clase de organizaciones y empresas. Y desde luego que es una cuestión de mucha relevancia, por ello, en este artículo repasamos errores y aciertos.
Una reunión efectiva de trabajo tiene dos claves: saber cómo usar el tiempo y el espacio. Hoy en día el tiempo, especialmente en el mundo de los negocios, es oro. En un contexto tan rápido y competitivo como lo es ahora el laboral y empresarial, es normal querer introducir estos valores en la estrategia interna también. Por ello, el objetivo principal de una reunión es la eficacia de la misma.
Reuniones de trabajo: cómo hacerlas más efectivas
El primer paso es darse cuenta que no todas las reuniones de trabajo deberán ser iguales, porque no todos los trabajos, momentos y objetivos de las reuniones lo son. Algunas sesiones deben realizarse rápidamente con poca intervención y con las ideas claras, priorizando en especial algunos asuntos muy concretos, mientras que otras pueden ser más extensas, dando más espacio a los trabajadores, por ejemplo.
Programa tus reuniones y hazlas más efectivas
La programación es fundamental en las reuniones. Es relevante ser consciente de detalles como la hora, el espacio, los miembros… a la hora de pensar en cómo queremos que sea el desarrollo de nuestra reunión.
Uno de los pasos fundamentales, además, es el guión de la reunión. El guión hace que las reuniones vayan al grano y se concentren en lo más relevante y en orden. Un guión, además permite incluir muchas versiones de la reunión, teniendo en cuenta diferentes variables que pueden llegar a surgir.
Una estrategia muy acertada es pasar la planificación de la reunión a los asistentes antes de que suceda. Esto les da la posibilidad de saber cuáles van a ser los puntos a tratar y añadir o retirar ideas en el organigrama, así como sugerir cambios que puedan hacer de la reunión más efectiva.
Cómo llevas a cabo la reunión importa
No solo es importante como planteamos la reunión antes de que suceda, sino que es muy importante como la llevamos a cabo. Las claves para que funcione son una estructura limpia, basada en bloques temáticos claramente distinguidos, así como cuidar la participación e interrupciones de terceros.
Muchas veces la tarea se complica cuando en la reunión hay más de un exponente o persona que habla. Esta condición necesita más coordinación. Para ello, tenemos que cuidar aún más la organización, clara y concisa.
Además, la puntualidad es básica en las reuniones. Para ello, empezamos a la hora acordada, el fin puede ser un poco más flexible, especialmente si reservamos un apartado para preguntas o comentarios.
En definitiva, una reunión de trabajo efectiva tiene como base la planificación, y deja muy poco margen para la improvisación. Los bloques temáticos, la puntualidad y la eficacia a la hora de llevarla a cabo harán de nuestra reunión un éxito.
