Una de las cosas más positivas que tiene este siglo XXI en el que nos encontramos es que el desarrollo y descubrimiento de nuevas tecnologías es constante. Casi a diario, si investigamos lo suficiente, podemos encontrar avances tecnológicos dirigidos especialmente a facilitar la gestión digital de tareas que implica tener una PYME.

De las tecnologías que más ha evolucionado en estos últimos años es la relacionada al reconocimiento óptico de caracteres ―OCR por sus siglas en inglés. 

Si bien decir que una tecnología ha revolucionado un campo o mercado es un clichè, podemos afirmar sin miedo a equivocarnos que definitivamente ha impactado la manera que las empresas gestionan su documentación.

Sin una buena gestión de los documentos corremos el riesgo de perder datos importantes o no realizar una declaración trimestral o anual completa.

Si aún no sabes de qué se trata o cómo puede ser de ayuda, a continuación explicaremos un poco más su funcionamiento y, sobre todo, cómo puede convertirse en un gran aliado en el funcionamiento de tu negocio.

OCR: La Tecnología Que Cambiará La Manera De Gestionar Documentos De Tu PYME

¿Qué es el OCR?

Cómo mencionamos anteriormente, el reconocimiento óptico de caracteres es una tecnología que se encarga de analizar y reconocer los caracteres que encontramos en un texto. Hasta aquí, nada del otro mundo. La clave es que reconoce caracteres en documentos que no son documentos de texto, sino fotos, documentos escaneados, etc.

Esta tecnología intenta emular al ojo humano a la hora de reconocer los caracteres que le son familiares, de manera que puedan ser comprensibles y trasvasados a un procesador de textos de manera completamente fiable y editable.

De esta manera, podemos introducir un documento en formato de imágen y obtener , en pocos minutos, un texto accesible, editable y que nos facilita la manipulación y archivación de sus datos. 

No obstante, hay factores que hay que tener en cuenta, ajenos al software que pueden influir en un mejor resultado. Al igual que pasa con el ojo humano, si la calidad del texto original no es la ideal, al sistema le costará más reconocer el documento y esto evidentemente influye de manera directa en su resultado.

Hay softwares específicos para determinados tipos de documentos, como puede ser los contratos o facturas que se especializan en la estructura de estos, para así recabar mejor la información relevante y ofrecer un mejor resultado. Más adelante hablaremos de cómo se aplica esta tecnología a las PYMES, pero si necesitas más información puedes aprender más aquí.

¿Cómo funciona exactamente un OCR?

La tecnología OCR se encarga de analizar cada píxel de la imagen en busca de formas que puedan coincidir con caracteres. Cada software es distinto y tendrá una base de datos más o menos grande, a raíz de esto la fiabilidad del resultado puede cambiar notablemente,

Una vez que introducimos los documentos, entra en juego la inteligencia artificial. Su funcionamiento va del general al particular de la siguiente manera:

1. Escanea el documento en busca de fotos, gráficos o espacios vacíos. De esta manera puede excluir estos elementos de la búsqueda.
2. Una vez que ya tiene excluidos los elementos no relevantes, separa los bloques de textos en párrafos, luego en líneas y finalmente en frases.
3. Individuadas las unidades lingüísticas, va en busca de caracteres especiales. Esto se lleva a cabo, sobre todo, si no se ha definido previamente el idioma en el que se encuentra el texto. A través de caracteres propios de cada lengua se puede fácilmente entender de cuál se trata.
4. Si ya se han detectado los caracteres especiales o no se han encontrado, se pasa directamente al análisis de cada carácter individual. Aquí es donde la calidad de la imagen es clave: una foto movida, con una fuente particular o borrosa, dificultará el análisis del texto.
5. Cuando ya se han individuado los caracteres, se hace un análisis más semántico de cada palabra, para intentar corregir errores y que las palabras tengan sentido en el contexto.
6. En caso de que el sistema no haya podido individualizar alguna palabra o carácter particular, estos son indicados para que nosotros nos encargemos de dilucidar de qué se trata.
7. Finalmente, una vez concluído este proceso que en el papel parece largo pero que no suele llevar más de unos minutos, se entrega una versión en texto del documento añadido, incluyendo el mismo formato y las imágenes del archivo original.

De nuevo queremos hacer hincapié en que aunque lo hayamos detallado paso por paso y parezca una tarea titánica, solo nos encargamos de subir el archivo y revisar eventualmente el resultado. El software se encarga de todo el resto. 

El fin de este tipo de softwares, al fin y al cabo, es justamente esta: realizar en poco tiempo una tarea que manualmente nos llevaría mucho más tiempo y esfuerzo. Todo software que nos haga ahorrar tiempo y esfuerzo, debe ser, como mínimo, tenido en consideración.

¿Qué beneficios tiene el uso de un OCR?

Los archivos en formato físico tienen fecha de caducidad. Obviamente, no hablamos literalmente, pero seguramente nos habremos encontrado con hojas impresas en papel que con el tiempo se vuelven amarillas o se resquebrajan.

A veces no depende solo del papel utilizado, también determinados tipos de tinta que se utilizan en algunas impresoras hace que a los pocos meses las letras se vayan borrando o que al simple contacto o roce con otras superficies se eliminen determinadas partes.

Finalmente, es imposible no mencionar la facilidad de extraviarse o la dificultad que ciertos tamaños o formatos de impresión pueden ocasionar cuando hablamos de documentos en formato físico.

Si bien estos son inconvenientes de los archivos impresos en formato físico, la solución a todos esos problemas es escanearlos y transformarlos en formato digital.  El uso de software OCR es la herramienta definitiva para poder llevar a cabo esta tarea.

La mayoría de estos programas no solo se encargan de detectar caracteres en un texto, tienen su propia herramienta para escanear documentos y pasarlo a texto en el mismo acto, además de mantener el resto de elementos ― tablas de Excel, imágenes, gráficos, etc.― en el mismo lugar y formato.

¿Cómo puede un OCR aplicarse a mi PYME?

Seguramente lleves un rato leyendo y hayas dicho : “Ok, entiendo que es una tecnología muy útil y revolucionaria pero ¿Cómo puede ayudarme en mi negocio?” y es, de hecho, una pregunta muy válida.

Si tienes un negocio o PYME sabes que el la organización y correcto almacenamiento de los documentos es clave, sobre todo a la hora de tener que hacer la declaración de la renta anual o las distintas declaraciones trimestrales o periódicas.

Aunque nuestro negocio esté 100% digitalizado y todas nuestros documentos se emitan en formato digital, no todos nuestros clientes o proveedores funcionan de esta manera. Sobre todo hoy en día donde todo el mundo tiene un teléfono móvil con cámara, nos encontramos con facturas enviadas en formato JPG, o documentos escaneados en PDF que nos dificultan tener una contabilidad online.

Una factura escaneada o en formato de imagen hace imposible su clasificación, haciendo que su búsqueda sea también más complicada. Es aquí donde entran en juego los programas de OCR.

No solo su transcripción de imagen a texto hace que podamos archivarlas de manera más cómoda, sino que también nos permite acceder a su información desde cualquier buscador.

Al estar disponibles y reconocidos sus caracteres en un procesador de texto, estos son interpretados por el sistema. De esta manera, si en el buscador interno del sistema que utilicemos ―ya sea Microsoft, iOS o Linux ― podremos encontrar fácilmente estos documentos ya que el sistema podrá ahora detectarlos.

Muchos de los software OCR también incluyen herramientas específicas que pueden ayudarnos a complementarlos con otros programas, como puede ser el paquete Office o incluso un software de mensajería.

Otro punto importante que puede hacer que nos decantemos por un software u otro, es la cantidad de formatos en los que se puede exportar el archivo. No solo hablamos de Word o formato RTF o PDF, algunas herramientas nos permite incluso exportar en formato JSON para así poder implementarlos directamente en la contabilidad con los metadatos ya detectados.

Conclusión

Hay que saber reconocer qué tecnología nos puede ser útil si la aplicamos en nuestro negocio. En el caso de los OCR, salta a la vista cómo puede ayudarnos a evitar perder una gran cantidad de tiempo.

Toda PYME necesita una gestión de documentos óptima, ya sea para su propia organización, como para la contabilidad o los recursos humanos. La mejor manera de ahorrar tiempo, dinero y esfuerzos, es utilizando un OCR.

Dependiendo de las necesidades que tengamos, podemos decantarnos por un software más genérico, uno dedicado a documentos contables o uno dedicado exclusivamente a contratos. Lo importante es que, tras haber leído este artículo, hayas entendido el valor y la utilidad de estos softwares.

Haz tu propia búsqueda y elige qué software OCR es el que más se adapta a tu PYME.