¿Cuántas veces has visto como tu día se evaporaba de reunión en reunión? Si bien las reuniones son necesarias para el buen funcionamiento de la empresa en ocasiones pueden ser un gran lastre para su productividad. ¿Quien no conoce a un empleado o un jefe que se pasa todo el día lejos de su puesto de trabajo porque ‘está reunido’? No se trata de demonizar las reuniones, sino de racionalizarlas y establecer unos límites.
«Las reuniones de tres horas o más son inoperantes, igual que las comidas o las cenas interminables» comenta Richard Wakefield en Yorokubu citando a Richie Figueras, una opinión a la que se adhiere Paul Shankman, que además parecer haber encontrado el remedio perfecto al problema de las reuniones: fijarlas sólo por la mañana. En realidad, el emprendedor propone que el 90% de las reuniones se celebren a primera hora de la mañana o a la hora del café en el peor de los casos, dejando así de lado las comidas, reuniones vespertinas y, por supuesto, en las que se queda a tomar algo tras el trabajo ‘a ver qué sale’.
Una táctica sin duda arriesgada pero que desde luego tienen su sentido como fórmula para aumenta la productividad de tus trabajadores y la tuya propia. Estas son cinco razones para descartar todas las reuniones que sean por la mañana:
- Identifican a quien realmente quiere verte: puede parecer obvio, pero a mucha gente no le gusta madrugar. Poner una reunión a primera hora, para desayunar, echará atrás a muchos clientes, pero quien acuda a tu llamada será porque está verdaderamente interesado. Al final, se trata de elegir entre dormir un poco más y hacer negocios ¿Tú con cuál te quedas?
- Después tienes todo el día para pensar y evaluar: si te reúnes por la mañana es más fácil que después puedas dedicar parte del día a pensar acerca de lo dicho en la reunión e incluso a investigar un poco si se trata de una propuesta de negocios. Cuando quedas a comer, terminas la comida y siempre tendrás trabajo que hacer, mientras que si la reunión es por la tarde, terminarás de trabajar y cuando quieras retomarlo al día siguientes puedes haber olvidado o perdido puntos interesantes del encuentro.
- Una cena o comida no siempre es imprescindible: evidentemente hay industrias en los que llevar al cliente a comer o cenar es lo que establece el protocolo, pero hay otras en las que no lo es y, por imitación, se adquiere esa costumbre. En ocasiones será suficiente con una reunión de media hora, con el tiempo muy acotado, en la que exponer de forma clara y concisa los puntos en los que se puede colaborar y el proyecto concreto a desarrollar. Esto es especialmente cierto en las reuniones del tipo «por qué no quedamos para ver cómo podemos colaborar o trabajar juntos» que terminan extendiéndose durante más de una hora, a lo que hay que sumar los desplazamientos por ambas partes. El resultado: adiós a la productividad de toda la jornada.
- Mejora tu agenda y organiza tu jornada: si tienes como norma reunirte siempre por las mañanas y lo haces saber a clientes y empleados, podrás planificar mejor tu día y tus acciones lo que, a la larga, te permitirá ser más productivo. No en vano, la productividad está ligada en muchos casos a la rutina, y nada como saber que «el día es tuyo desde las 12:00» para poder establecer tus rutinas y hábitos de trabajo.
- Tu vida será más saludable: aunque no es cuestión de mezclar trabajo con el cuidado de la salud, sí que es cierto que muchos de los excesos gastronómicos y relacionados con el consumo de alcohol están directamente ligados a reuniones de empresa. Si evitas este tipo de reuniones podrás escoger mejor tu dieta y, en el caso de que te guste hacer deporte por la mañana, acostarte temprano.
Y, por último, si te reúnes a primera hora siempre serás tú quien controle el tiempo de la reunión y no al revés. En el caso de las reuniones con empleados, les permitirás también ‘salir a su hora’ algo en desuso en la empresa española pero que todavía muchos trabajadores siguen apreciando.
Imagen – Boca Dorada en Flickr
