Ocurre en las pymes con mucha más frecuencia de la que podríamos pensar: el impulsor de la empresa puede ser un gran gestor, manejar excelentes ideas, conducir el proyecto perfectamente, pero, sin embargo a la hora de las técnicas y temibles reuniones de negocios no sabe desenvolverse correctamente y tiene la sensación de perder oportunidades por este motivo.
No se trata de algo extraño, de hecho tiene mucho que ver con cuestiones básicas como la cultura empresarial general (que en nuestro país no es excesivamente alta) y unos modelos de educación en los que la comunicación verbal/oral o no ha sido precisamente muy bien tratada, a diferencia de como se hace en otros países donde es un elemento necesario en la educación infantil.
Vamos a tratar de ayudar al menos a determinar una serie de factores que suelen encontrarse en el fondo de esos problemas para afrontar las reuniones de negocios. Como siempre decimos no se trata de fórmulas mágicas y de piedras filosofales, pero pueden servir para centrar a la persona en la búsqueda de dónde están sus fallos.
Planificación
Es un error muy habitual no trabajar bien la planificación de las reuniones de negocios. Una buena planificación de una reunión de este tipo empieza incluso por la elección del espacio donde nos vamos a reunir.
Si es posible debemos siempre trata de llevar a nuestro propio terreno este tipo de reuniones (aunque obviamente no va a ser siempre posible) y cuestiones como el orden, la apariencia visual, la puntualidad etc. se convierten en reglas sin ningún tipo de doblez.
A partir de ahí la planificación ideal de una reunión es aquella que no deja huecos para posibles sorpresas. Es decir, debiéramos ser capaces de estudiar todo lo que puede llegar a ocurrir en esta reunión y contemplar todas las posibles soluciones y respuestas ante esas situaciones.
Es complicado que se pueda manejar efectivamente el 100% de situaciones que se deben, sin embargo un estudio exhaustivo y una planificación metódica va a permitir avanzar y adelantarnos a un gran número de respuestas que de otro modo tal vez no sepamos dar o demos de manera confusa.
El contenido
Si está en nuestra mano elaborar la agenda de esta reunión debemos ser capaces de crear un guión de contenidos claro que nuestro interlocutor pueda manejar desde el primer momento de manera muy visual.
Poca cosa hay peor para una reunión de negocios (recuerde no estamos buscando el negocio casual que puede surgir en cualquier lugar) que trabajar sin contenidos y dejar que la reunión tome derroteros que tal vez no debiera tomar.
Una vez inmersos en la reunión debemos tratar de ceñirnos a contenido en el guión. Si la otra parte sugiriera incorporar los temas al margen, estos deberán ser llevados al final de la reunión.
Ni soy más ni soy menos
Pocas reuniones de negocios se abren desde el equilibrio en las dos partes que intervienen. Generalmente una de las partes se encuentra siempre más presionada, bien porque tiene una necesidad de realizar ventas, bien porque busca cerrar un acuerdo necesario para el futuro proyecto…
Sin embargo debemos tratar de llevar estas citas de negocios desde planos lo más simétrico posibles entre las partes. Si nuestra posición desde el inicio es siempre pasiva y a disposición del interlocutor estamos generando una imagen de sumisión que tal vez nuestra empresa no necesite y no se merezca. Si alguien se ha reunido con nosotros es porque en algún modo valora lo que tenemos que proponer. En ese contexto es en el que tenemos ahora.
Monólogos, chistes, etc. excesos de confianza
Depende del carácter de las personas que intervienen el hecho de que haya momentos de un receso y alivio de la tensión en una reunión de negocios. En caso de darse estos deben estar siempre situados al principio de la reunión, y en todo caso aunque menos recomendable al final de la misma.
Durante el desarrollo de la reunión cuestiones como el exceso de intervenciones, no ceder la palabra, no valorar la opinión del contrario, hacer gala de muchos gestos de confianza, movimientos ostensibles probatorios cuando no se está a favor de algo… son todos cuestiones que contribuyen a no favorecer desde luego el desarrollo de una reunión.
