El estrés postvacacional en la pyme

Una gran mayoría de los empleados trabajan todo el año con la mente puesta en esos cerca de 30 días de ocio: sus vacaciones. Por eso una vez se termina este periodo y tienen que volver a la dura realidad sufren del llamado estrés postvacacional. Aunque a muchos les pueda parecer una broma no es baladí, sino un trastorno psicológico que afecta a uno de cada tres trabajadores en mayor o menor  medida.

Los síntomas pasan por apatía en el puesto por apatía en el puesto laboral y serias dificultades para concentrarse. Mal humor, tristeza e irritabilidad son algunas otras pistas de que algo no va bien. Pero si esta situación persiste durante más de una semana ya podremos hablar de un serio trastorno más allá del típico estrés postvacacional y más difícil de superar. Y en este caso concreto, el dicho popular de ‘más vale prevenir que curar’ es más válido que nunca.

Entonces, ¿qué hacer para evitar sufrir estrés postvacacional? En primer lugar, llevar a cabo una buena planificación de sus vacaciones, empezando por no agotarlas todas en verano. Por una parte se evitan largos periodos vacaciones fuera del trabajo y de los que es más difícil recuperarse y por otra (y más importante) siempre es más fácil afrontar la vuelta sabiendo que todavía restan días de descanso por disfrutar. Del mismo modo, también es recomendable regresar con un colchón de días para poder aclimatarse y, sobre todo, mentalizarse para volver a la ‘acción’.

Pero para quienes estos simples trucos resulten insuficientes existen otras ‘argucias’ para confundir a la mente. Uno de ellos no regresar plenamente a la rutina diaria, sino planificar otras actividades de ocio, por ejemplo el fin de semana, que hagan la vuelta más llevadera. En este sentido, tampoco es recomendable empezar a pleno rendimiento. Es mejor ir poco a poco retomando el ritmo, siempre, claro está, sin pasarse.

Pero sobre todo, el mejor consejo, también el más obvio, es no regresar a la actividad el lunes. Una semana entera por delante puede y suele ser un escollo demasiado duro incluso para las mentes más animosas.

La tesorería, un anticipo del futuro de la empresa

La contabilidad es un elemento clave para el desarrollo de cualquier compañía. A fin de cuentas, se trata de la historia, en cifras, de la trayectoria de la empresa que, combinada con otros elementos, debe servir para cimentar su porvenir mediante la planificación de la tesorería. Y es que, como indica Ignacio Pomar, director general de Datisa, “si soy capaz de predecir lo que va a ocurrir, podré tomar mejores decisiones”. Y es aquí donde, precisamente, entran en juego las herramientas de tesorería avanzada y los programas informáticos de automatización. El objetivo es que estas aplicaciones manejen los datos y las transacciones en comunicación directa con los sistemas contables y de previsión internos, así como con los bancos en los que la pyme guarda su capital.
 
Toda esta información sobre el estado de las cuentas y conociendo, como es lógico, cuáles serán los picos de tesorería, es decir, cuándo tendré que hacer más gasto y cuándo tendré más dinero en caja, sirve para maximizar las posibilidades de acertar en las necesidades monetarias de la pyme y sacar provecho de la situación. “Si tengo una visión exacta de lo que puedo hacer en el futuro y soy capaz de adecuar mis movimientos financieros a ello, sacará beneficio. Conocer los números teniendo en cuenta lo que se debe, lo que se tiene o lo que se invertirá durante los próximos meses resulta estratégico”, sentencia Pomar.
 
De hecho, un sistema de planificación de tesorería integrado permite minimizar los costes administrativos y financieros, así como las posteriores necesidades de financiación de la pyme. Además, también aumentan las posibilidades de rentabilizar los activos de la empresa (especialmente los inactivos), ya que el tesorero tiene una visión exacta de los requisitos económicos de la empresa en cualquier momento del año. Por otra parte, se reducen los saldos ociosos, es decir, el dinero que está en el banco y por el que la pyme no obtiene rentabilidad, al tiempo que se limitan los retrasos en el cobro a clientes.
 
Pero, como suele ocurrir habitualmente, no es oro todo lo que reluce. De hecho, uno de los ‘inconvenientes’ de estas herramientas de tesorería es que obligan a la pyme a tener su contabilidad constantemente actualizada. Y esto es algo a lo que no están habituadas la mayoría de las pequeñas y medianas empresas. En este sentido, conviene tener la caja integrada y automatizada en los sistemas administrativos para registrar todo lo que ocurre en la empresa, ya que así también se evitan errores en los asientos contables y en la información que se remite, por ejemplo, desde los bancos (en muchos casos, debido a estas deficiencias en la contabilidad, la información bancaria no se corresponde con los datos que posee la empresa).

Software libre para pyme, la opción gratuita

La informática se ha convertido en una parte esencial e incluso imprescindible para el trabajo en cualquier pyme. Tanto es así que existen infinidad de tareas administrativas que apenas sí podrían llevarse a cabo sin la ayuda de las máquinas. Sin embargo, también se trata de una importante factura para la compañía en forma de los programas y las licencias necesarias para operar. Para hacernos una idea, simplemente el programa operativo Windows XP cuesta hasta 230 euros, mientras que los programas Contaplus y Nominaplus, dos de los más utilizados para la gestión de nóminas y para llevar la contabilidad de la empresa cuestan 460,6 euros cada uno, en tanto que la versión estándar para pyme de SAGE ronda los 738 euros. A estos hay que añadir, generalmente, un programa para el tratamiento de textos, uno de hojas de cálculo o para presentaciones con diapositivas, entre otros. Básicamente, el paquete Office, también de Microsoft, y cuyo precio puede consultarse aquí. Se trata, pues, de una inversión considerable para cualquier empresa, sobre todo teniendo en cuenta que el coste es por unidad y que una pyme puede disponer de varios PC.

Además, con el nuevo Windows Vista (que posiblemente se convierta en el estándar en un plazo de dos años) va a ser todavía más difícil piratear los programas, una práctica muy extendida en nuestro país. De hecho, un estudio de la consultora IDC desvela que el índice de piratería en España es del 46 por ciento, diez puntos por encima de la media de la UE. Dentro de las pyme este índice es todavía superior. Según Business Software Alliance, un 70 de las pequeñas y medianas empresas nacionales utiliza algún tipo de software ilegal (generalmente word, excell o programas de este tipo). El nuevo sistema operativo de Microsoft se lo va a poner más difícil a estas compañías. Pero siempre existen otras opciones igual de baratas, es decir, gratuitas, y legales: el llamado software libre.

El miedo a lo desconocido y la creencia de que hay que tener conocimientos informáticos avanzados, unido a la relativa facilidad para hacerse con copias ilegales, ha lastrado hasta el momento el despegue del software libre. Sin embargo, es necesario indicar que no es imprescindible ser un ‘as’ de la informática para poder beneficiarse de los programas gratuitos o de código abierto. Existen dos medios para disfrutar de estos programas: contar con un sistema operativo Linux (es como Windows pero gratuito) o a través del clásico Windows. En el primero de los casos sí puede ser necesario contar con ciertos conocimientos informáticos, tampoco excesivos, pero en el segundo, cualquier usuario medio puede bastarse para instalar y utilizar estos programas. Un buen ejemplo es el de Open Office. Es una suite de ofimática prácticamente igual al Office de Microsoft en lo que a diseño y funcionamiento se refiere, pero totalmente gratuita. Además,  permite leer e incluso generar archivos de texto con formato Word para que cualquier destinatario pueda abrir y leer los documentos.

Existen multitud de programas de código abierto para infinidad de áreas, desde astrología, diseño en 3D u ofimática hasta buscadores o programas de correo electrónico, entre otros. Encontarlos es relativamente sencillo, ya que existen multitud de páginas web, tanto de los creadores como de recopilación de datos. Una de estos portales es el de CD libre, que dispone de un amplio repertorio de programas muy fáciles de descargar y de instalar.

Cuando la unión hace la fuerza, los clúster

Las alianzas con otras empresas y la búsqueda de socios son dos de las principales estrategias de las pyme para aumentar sus posibilidades de éxito en el mundo de los negocios. Los métodos para consumar la unión son varios, cada uno con sus ventajas competitivas particulares. En este sentido, uno de los más habituales es el clúster. Se trata de un sistema de productivo local que se caracteriza por una concentración de empresas interrelacionadas en torno a unos mercados, tecnología y capitales productivos. Es decir, son pyme que trabajan en sectores afines y con necesidades afines que, básicamente, acercan sus posiciones en términos geográficos.
 
Si hay que destacar por encima del resto alguno de los beneficios que ofrecen los cluster, este, sin duda alguna, sería la mejora de la comunicación entre las pyme de una misma región. La razón principal es la mayor cercanía geográfica y un aumento del trato entre compañías. Y es que la fuerza del clúster reside en que todas las pyme que se agrupan trabajan dentro de un mismo sector o en actividades complementarias. De esta forma, se convierte en una fórmula para ahorrar costes en los pedidos (suelen utilizar los mismos materiales), además de en el área logística (no son necesarios grandes gastos de transporte).

Ventajas de las ferias virtuales

El aumento de los canales de comunicación ha multiplicado exponencialmente las fórmulas para llegar a clientes y socios. Y pese a todo, las ferias y congresos especializados siguen siendo uno de los principales medios para hacer negocios. La tradición que rodea a muchos de ellos los hace el mejor escaparate para lucir ‘palmito’ y, sin embargo, las pyme no acaban de acudir a los mismos. Evidentemente, el alto precio de acudir a determinados eventos frena a este tipo de empresas. De hecho, la inversión en un stand tradicional cuesta de media cerca de 3.000 euros, un coste considerable que hace necesario elegir con tino.

Las nuevas ferias virtuales surgen como una solución a este problema. Se trata de reproducir una feria pero todo a través de la Red, lo que reduce notablemente los costes a cerca de 90 euros ya que, en muchos casos, la creación del stand es gratuita y sólo hay que abonar los gastos de mantenimiento. Este este el caso de Redepyme, organizado por la escuela de negocios EOI, y soyempresaria.com, puesto en marcha por el Instituto de la Mujer, aunque también existen otras como Parque Ferial.

Evidentemente, la forma de trabajo en una feria virtual difiere del de las tradicionales. Entre otras cocas, porque en las ferias tradicionales el contacto con potenciales clientes es directo, mientras que en las virtuales, debido a los impedimentos tecnológicos, no. De esta forma, es necesario un mayor interés del cliente en la pyme. Incluso podría decirse que las nuevas ferias son más espacios publicitarios que verdaderos foros de encuentro entre usuarios y empresas.

Para hacer frente a estas deficiencias, algunas ferias virtuales, como es el caso de Redepyme, organizan eventos más tradicionales una vez al año en los que los expositores virtuales pueden ‘dar la cara’.

Build up, compras para ganar músculo

Crecer es, a priori, el objetivo de cualquier empresa. A mayor tamaño, mayores recursos, la posibilidad de acceder a nuevos mercados, exportar e incluso producir fuera de España, ser más competitivo… El sueño de cualquier pequeño y mediano empresario. Pero para ello suelen hacer falta fuertes inversiones, un acertado plan de negocio, dedicación y otra serie de variables que no siempre son controlables. En definitiva, una serie de importantes trabas que dificultan y obstaculizan el camino hacia ser dueño de una gran empresa. Por suerte, existen algunos atajos para alcanzar el objetivo y ganar volumen y fuerza. Uno de los que quizás está más de moda es el denominado build up, un término inglés que sirve para describir las operaciones por las que una empresa consigue ganar tamaño mediante la adquisición de una o varias compañías, bien sean rivales en diferentes mercados geográficos o con las que, simplemente, se mantiene una relación vertical cliente-competidor.

Este proceso de adquisición suele permitir a la empresa situada a la cabeza ganar volumen con gran rapidez, lo que, como comentaba al principio del post le permitirá abrir nuevos mercados en menor tiempo y abrir su abanico de proveedores. Para llevar a cabo estas operaciones lo más común es recurrir a las firmas de capital riesgo, no sólo para que realice la aportación financiera sino para que colabore en los complejos procesos de adquisición e integración.

Un claro ejemplo de build up llevado a cabo con éxito es el ejecutado hace unos meses por la empresa de capital riesgo Catalana d’Iniciatives, que ha impulsado la concentración de las cuatro principales compañías de la industria española del doblaje para convertirlas en líder europeo en su sector. El grupo, formado por los Estudios Abaira (Madrid), Grupo Soundtrack (Cataluña), CTV Galaxia (Galicia) y Matinha Studio (Portugal), se ha convertido en el primer operador europeo de doblaje tras realizar una inversión global de 18 millones de euros en la operación, de los que siete millones correspondieron a Catalana, que se hizo con una participación accionarial del 70 por ciento del grupo.

Aunque cada build up es diferente, ya que diferentes son las circunstancias y situaciones que rodean a la empresa, existen una serie de pasos comunes a todos ellos. De esta forma, antes de llevar a cabo ningún tipo de acción hay que establecer un plan de integración en el que intervienen la empresa compradora y vendedora. En él se estudia la situación del mercado y las posteriores oportunidades de negocio. A continuación tiene lugar la negociación de las condiciones de compra y venta, búsqueda de financiación (Capital Riesgo), y el cierre de la operación. Una vez está oficialmente aprobada la operación es necesario integrar ambas compañías, y una vez culmina este proceso se produce la desinversión por parte de la empresa de Capital Riesgo.

Dirigentes externos en la empresa familiar

Como su propio nombre indica, una de las particularidades y señas de identidad de la empresa familiar es, precisamente, su carácter familiar. Nadie duda de que en ningún otro tipo de compañía haya un mayor sentimiento de integración por parte de los trabajadores ni una motivación más acentuada. Del mismo modo, se puede presuponer un profundo conocimiento del negocio, fruto de generaciones trabajando en un mismo sector, y una lógica flexibilidad laboral para animar a los miembros de la familia a continuar con el legado.

Pero como suele ocurrir en ocasiones, la virtud puede ser al mismo tiempo defecto. Precisamente esta perpetuación familiar puede derivar en una cierta rigidez a la hora de observar los cambios en el entorno y adaptarse a ellos. A todo esto hay que añadir, una vez más, la falta de capital para invertir que suele ser común a todas las pyme, independientemente de su carácter familiar o no. Otro de los problemas más habituales son las presiones para colocar a determinado miembro de la familia no ya dentro de la empresa sino en un cargo de responsabilidad, evidentemente bien remunerado y para el que puede que, incluso, no esté preparado. Y es que mantener la objetividad cuando se habla de familia es siempre complicado, por no decir imposible.

Una solución para evitar conflictos y mantener una línea de imparcialidad es la de contar con personal externo en determinados puestos clave e incluso como el máximo responsable. Son ya muchas las empresas familiares que se han apuntado un tanto con esta medida y han ganado en transparencia y, hasta cierto punto, en profesionalidad Además, hay que tener en cuenta que este profesional no tiene por que participar del capital social de la empresa y puede permanecer como asalariado. En cualquier caso, hay que tener en cuenta que una tercera opinión, más alejada de los avatares familiares y de las relaciones entre los miembros de la familia puede ser positiva para la marcha de la empresa. Al final, el truco está en alcanzar un equilibrio entre lo que dicta la cabeza y el corazón y muchos empresarios familiares, por su apego a la compañía o su falta de conocimientos específicos en el campo de la gestión, terminan no siendo la persona idónea para llevar las riendas de la corporación.

Externalizar para contratar mejor

Si los trabajadores son el activo más importante para cualquier empresa, lo más lógico sería que destinase una buena cantidad de sus recursos a este área. Apostar por un departamento de recursos humanos específico es una tendencia en boga dentro de las grandes multinacionales, pero que, de momento, no termina de cuajar en la pyme. En muchos casos la razón hay que buscarla en la reticencia del propio empresario por invertir en un área que no domina y que, en muchos casos, no termina de comprender.

Esto no implica que, en multitud de ocasiones tenga que llevar a cabo tareas relacionadas con la administración del personal tales como evaluar las habilidades de sus trabajadores, diseñar su carrera en la empresa o valorar sus necesidades retributivas, además, por supuesto de la contratación del nuevo personal. Este último es un área especialmente conflictiva. En primer lugar no suelen contar con los conocimientos necesarios para detectar determinadas aptitudes y, por otra, muchas veces se centran demasiado en las necesidades inmediatas en lugar de contar con un plan más amplio. Todo esto sin contar con el estrés que puede ocasionar y de la pérdida de tiempo que supone.

Una buena fórmula para superar esta situación tan común y ‘afinar’ la puntería en la contratación trabajadores es acudir a los expertos, es decir, a las empresas de selección de personal. Al final, el riesgo que se corre al realizar la selección por su propia cuenta y riesgo puede ser excesivamente elevado: más pérdida de tiempo porque el empleado no se adapta a la empresa o la contratación de una persona que no progresará de acuerdo con la compañía son sólo algunos de los inconvenientes que pueden surgir. De esta forma, cada vez más pyme se deciden por externalizar este tipo de servicios. Las ventajas son claras: aumentan las posibilidades de acertar al tiempo que el empresario puede centrase en su negocio, es decir, se quita de en medio una distracción más.

El precio no siempre es tan elevado y siempre existen fórmulas mixtas, como utilizar la empresa de selección de personal para realizar una primera criba y dejar un número limitado de candidatos que se ajusten exactamente al perfil para que luego el empresario elija al que considere oportuno. La evolución de empresas de trabajo temporal en este ámbito también puede ser utilizado en favor de la pyme, que en muchos casos ni siquiera tiene que hacerse cargo del contrato del trabajador, además de contar con el apoyo de la ETT para, por ejemplo, evaluar el rendimiento del empleado.

Las ventajas de aliarse con una gran empresa

El camino de la pyme no siempre es sencillo y los problemas inherentes a su tamaño son uno de sus mayores condicionantes y, en muchos casos, una traba para el que los expertos consideran su camino de supervivencia más coherente: la especialización. En este sentido, una pequeña y mediana empresa puede contar con una gran idea pero no con los medios para desarrollarlo y llegarlo a buen puerto. Aquí es donde es necesario buscar recursos fuera de la empresa. Créditos, ampliaciones de capital, ayudas y subvenciones son las fórmulas más comunes, pero existen otras que nada tienen que ver con el ámbito económico. Una de ellas es la de buscar un socio de negocio con mayores recursos, es decir, una gran empresa.

El cobijo de una multinacional tiene sus ventajas, empezando porque es posible acceder a una serie de recursos que de otra forma siempre estarían fuera de su alcance. Todo esto sin apenas sacrificar su capacidad de maniobra, ya que ni ha acumulado más deuda ni ha tenido que dar entrada a nuevos ocios en su capital social. Además, la pyme puede beneficiarse de los conocimientos del sector de este ‘hermano mayor’, de su experiencia y, sobre todo, en muchos casos, de su buen nombre. Por una parte siempre sirve para mejorar el buen nombre de la pyme y, por otra, amplía su base de clientes con los de la gran corporación.

Microsoft y su programa de partners es un buen ejemplo de cómo funcionan estas alianzas y sus ventajas. A través de su programa de partners permite a la pyme disfrutar de una serie de recursos y herramientas que le permitirán ampliar su alcance en el mercado, impulsar sus ventas, reducir costes y optar a cursos de formación exclusivos para socios, además de tener acceso a un soporte técnico de pre y post- venta de otra forma impensable. Al final, un buen símil sería decir que es como ir de copiloto en un Ferrari: siempre luce.

Evidentemente, y como siempre que se toman decisiones referentes a la estrategia de la pyme, hay que tomar una serie de precauciones y existen algunas directrices que es mejor seguir. En primer lugar, suele ser recomendable plantearse qué tipo de socio le vendrá bien a la empresa. Una buena opción en este sentido es buscar la complementariedad, para lograr así un ahorro de costes en un área de desarrollo determinada. Es otra forma de optimizar los recursos con los que cuenta la empresa, aunque no sean propios. Todo esto ayudará a la pyme a mejorar su operativa y, en definitiva, a especializarse.

Por otra parte, siempre es necesario llegar a un acuerdo que no hipoteque el futuro de la compañía y le deje libertad de movimientos para buscar otras alianzas o seguir creciendo en su mercado de referencia.

Segundas marcas, la otra opción

Posicionar una marca es una de las tareas más costosas para una pyme, pero posiblemente también sea una de las más rentables a largo plazo. Sin embargo, también es necesario conocer las limitaciones de una firma para acceder a determinados mercados o para representar algún tipo de producto en concreto. Cuando esto sucede, la empresa debe plantearse su estrategia y buscar caminos alternativos al nombre principal para lograr su objetivos.

Una de estas vías es crear una segunda enseña. Consiste en ofertar productos o servicios de manera simultánea bajo más de una marca, independientemente de que éstos sean de iguales o similares características o sectores que la anterior. Una táctica parecida es la de las marcas múltiples, aunque en este caso se trata de empresas que comercializan sus productos bajo varias firmas, como hace Procter&Gamble o General Motors.

Los motivos que llevan a un empresario a decidirse por crear una nueva marca son diversos. Uno de los casos más comunes se debe a que la marca principal pueda tener problemas para su  comercialización en determinados mercado, por ejemplo, con motivo de un problema lingüístico o por haber sido rechazada la primera marca. En último caso, también puede ser útil para expandir las áreas de influencia de la empresa y llegar así a sectores donde antes no tenía presencia.

Akko System, una empresa zaragozana dedicada al ensamblaje y distribución de ordenadores fundada en 1994, tomó la determinación de crear el Grupo Euroshop en 1996. El mayorista constituía así una segunda red de distribución paralela a la suya propia y a la que no tardaron en unirse 60 de sus más de 600 clientes, entre otros. Así, la compañía consiguió expandir sus ámbitos de actuación al tiempo que mejoraba la calidad de sus servicios y productos de hardware.

Existen otros escenarios en los cuáles crear una segunda marca puede utilizarse como medida de defensa a la hora de lanzar un nuevo producto o servicio. De esta forma, la enseña ya consolidada no recibiría los efectos negativos si finalmente la comercialización no resulta exitosa. En caso contrario, la empresa contará con dos potentes líneas de negocio de las que obtener rentabilidad.

En ocasiones, la segunda marca puede ser el detonante que acelere el crecimiento de la compañía e incluso mejorar el rendimiento de la firma más antigua. En este sentido, una pyme puede querer introducir en el mercado un nuevo competidor dentro de su misma gama de productos, como consecuencia de que se trate de una oferta totalmente diferente y de no querer distorsionar el posicionamiento de su marca líder.

Este planteamiento es válido para aquellos empresarios que, por ejemplo, cuentan con un producto situado en la parte alta de su sector en lo que a calidad o a público objetivo se refiere. Para no perjudicar la imagen de la marca principal ni de desorientar al cliente, es recomendable crear otra línea de productos. Todos los aspectos que tiene incidencia sobre la imagen de marca, última seña de identidad de la empresa, son de vital importancia para el futuro de la compañía. Es imprescindible estudiar qué estrategia es la más recomendable.

En este sentido, las pyme con marcas fuertes tienden a elegir modelos de marcas independientes, en tanto que las que poseen una enseña de menor entidad suelen sacar mayor partido a la marca  principal. Esto es factible cuando el objetivo sea trasladar la confianza y solvencia de la primera a la segunda y así superar la desconfianza inicial del cliente. Se trata de una táctica útil, especialmente en mercados financieros.