Cuando hablamos de una factura proforma, nos referimos a un tipo de documento de compraventa firmado entre dos partes que puede usarse tanto por empresas como por autónomos. Aunque no se trata de un tipo de factura muy utilizado, dispone de una utilidad que la diferencia del resto.
Las facturas son documentos necesarios para empresas, tanto para pymes como grandes empresas, e incluso también para autónomos, ya que como su propia definición indica, son documentos mercantiles en los que se recoge toda la información relativa a una operación de compraventa. Este documento es vital para que Hacienda apruebe la acción que se ha realizado.
Factura simplificada y factura proforma
En el caso de los autónomos, las facturas más utilizadas suelen ser las corrientes, las simplificadas, las rectificativas o las electrónicas. Aun así, las facturas proforma también pueden utilizarse por trabajadores por cuenta propia, de las cuales se puede sacar cierta utilidad que otro tipo de facturas no proporcionan.
Para empezar, la mayor diferencia entre las facturas más utilizadas y las proforma, es que estas últimas recogen el compromiso en relación a una actividad que se realizará en el futuro, con lo cual no se refiere a una operación ya cerrada como las demás. Prácticamente, podríamos hablar de las facturas proforma como de un presupuesto antes que una factura convencional, además en muchos casos se le da este tipo de utilidad.
En otras palabras, nos encontramos ante un tipo de factura que dispone de un carácter provisional a largo plazo, y que por ello cuenta con un estatus informativo sobre las condiciones de las que dispondrá la condición cuando se realice en el futuro. De esta manera, no resultará necesario incluirla en la contabilidad propia siendo autónomo. No obstante, es necesario guardarlas por si pudieran resultar necesarias en un futuro.
Para poder distinguir entre una factura proforma y un presupuesto, ya que anteriormente hemos mencionado que en ocasiones estas facturas se usan en sí como un presupuesto, debemos tener en cuenta que la factura dispone de una validez legal de la que el presupuesto carece. Eso sí, este tipo de validez legal no queda muy lejos de parecerse al de una factura convencional, ya que en ambos casos se trata de la obligación de recibir o realizar un producto o servicio y recibir el pago del mismo, independientemente del supuesto. Lo que no debemos olvidar, es que en la factura proforma la operación se encuentra en proceso de realizarse, y no cerrada.
Dicho de otra manera, una factura de estas características dispone de una validez legal que oscila entre el presupuesto y la factura convencional. Por otro lado, también cabe destacar que, ya se trate de una empresa o un trabajador autónomo, ambos no podrán ser denunciados por un cliente en caso de incumplir alguna de las condiciones de las facturas proforma, aunque hay que tener claro que sí que se acredita cierta actividad comercial.
En definitiva, es importante tener en cuenta que una factura proforma sirve como demostración de que se ha llevado a cabo un acuerdo mutuo por ambas partes en el cual se recogen ciertas condiciones, y se entiende que debe cumplirse hasta el final.
