Se trata de un documento imprescindible tanto para pequeñas como medianas empresas, puesto que en él se recogen las operaciones económicas realizadas por la misma, así como todos los movimientos realizados en las cuentas del negocio.
Aunque las nuevas tecnologías se han hecho un hueco profundo en la mayor parte de los negocios, la documentación de la empresa aún puede realizarse en papel. Ya sea en formato físico o electrónico, este tipo de documentación es determinante para cualquier empresa, ya que en ella se recoge información de todo tipo, ya sea legal, financiera, económica, fiscal, etc. La documentación puede recogerse en forma de cuentas anuales, libros de contabilidad, facturas, entre otras.
Cómo se usan y para qué los pueden pedir la administración
Este tipo de documentos muchas veces son exigidos por organismos administrativos, como pueden ser Hacienda o la Inspección de Trabajo. Por lo tanto, lo más sensato es tener toda la documentación debidamente guardada y actualizada en caso de ser necesario, para no tener ningún tipo de percance legal que nos impida continuar con nuestro negocio.
Como ya mencionamos al principio, en un libro mayor se guardan todas las operaciones económicas que se han llevado a cabo en la empresa, de forma que se guardan en él todos los movimientos registrados en las cuentas del negocio en cuestión. Todas y cada una de las operaciones realizadas deben registrarse en el libro por orden cronológico, y disponer de un concepto con el que podamos saber a qué se debe tal operación.
Además, en este tipo de libro debe recogerse también el debe, el haber y el saldo de la cuenta. Cabe destacar que en los registros no solamente se recogen el activo y el pasivo, también figuran en ellos cada ingreso y cada gasto realizado por la empresa, y todos los movimientos financieros realizados por la pyme.
De esta manera, podemos deducir sin mucho problema que la función del libro mayor es, en general, contable. Resulta especialmente útil para saber en todo momento cómo está el saldo de la cuenta, y también para ofrecer una fotografía sobre el estado en el que se encuentran cifras negativas y positivas de la empresa.
No solamente el libro mayor es totalmente necesario en una empresa, hay otro tipo de documentos que también lo son, como pueden ser el libro de actas, el libro de registro de socios, y dependiendo del tipo de negocio, incluso un libro del impuesto sobre el valor añadido.
Como era de esperar, con todos los avances tecnológicos que se han realizado en los últimos años, todo este tipos de libros cada vez se utilizan más desde el formato electrónico. Aun así, no son pocas las empresas que continúan recogiendo todos sus movimientos financieros en papel por medio del libro mayor, y hemos de saber que es igualmente válido hacerlo de manera electrónica, por lo que debemos hacerlo de la manera en la que consideremos que más nos va a servir.
En definitiva, ya sea en formato físico o electrónico, es vital para cualquier empresa disponer de toda la documentación necesaria para poder funcionar, ya que resultan la base de cualquier contabilidad.
