Todos hemos asistido alguna vez a reuniones largas, importantes, necesarias en las que se han tomado decisiones, en teoría, importantes que después han quedado en nada porque lo que se habla en ellas no ha tenido una traducción práctica. Steve Jobs explicaba que esto era habitual en las reuniones a las que él asistía hasta que decidió que hubiera una persona que tomara nota y se encargara de recordar a todos los asistentes lo que había ocurrido en la misma. A esa persona le llamaba DRI, individuo directamente responsable, cuya misión era enviar notas claras y concisas de lo que se había hablado en esta reunión y hacia un seguimiento para que se cumplieran los compromisos adquiridos en la misma. Y es que diseñar y dirigir mejor las reuniones ayudará a hacer un mejor uso del tiempo de todos. Pero la documentación de los compromisos y la gestión de los avances después de que la reunión haya terminado también ayudará a hacer futuras reuniones más productivas. Paul Axtell explica en un artículo en la web http://hbr.org las dos misiones de este DRI.
Las notas de la reunión
Cuando el DRI toma notas de la reunión y las distribuye no sólo entre los asistentes sino entre todas las personas a las que pueda afectar de manera que se puede reducir el número de personas en las reuniones. Steve Jobs era una persona a la que no le gustaba que hubiera demasiada gente en los encuentros, sólo los imprescindibles. Como dice un proverbio chino: “La tinta más pálida es mejor que el mejor recuerdo” o el más español “las palabras se las lleva el viento” apoyan la visión de Jobs sobre la necesidad de poner negro sobre blanco los acuerdos a los que se lleguen en las diversas reuniones. Esto quiere decir que para que las cosas que se han hablado en una reunión tenga efecto deben ser anotadas y recordadas porque sino muchas veces pasan al olvido y la finalidad de las reuniones debe ser tomar decisiones y marcar directrices importantes. Además, las notas son una forma de influir sobre los demás, deben ser cortas y concisas. Para dar importancia a las notas, estas deben ser escritas antes de 24 horas después de la reunión y mejor si son transmitidas a todos los interesados antes de que acabe el día. Eso revelará la importancia de lo hablado y acordado en dicha reunión.
Seguimiento de los compromisos
Para que algo suceda tenemos que ser contantes y hacer un seguimiento a los compromisos tomados en cada reunión. A menudo, los administradores, los presidentes, los directores, piensan que las personas son líderes con iniciativa naturales que sólo necesitan una idea y la autonomía para conseguirlo. Sin embargo, hay personas comprometidas con talento que no siempre hacen lo que dicen que van a hacer y no deberían sorprenderte cuando no lo hacen. La gente se escabulle si está abrumada con demasiado trabajo. Si quieres que un proyecto sea completado tienes que seguir muy de cerca y constantemente los compromisos adquiridos y esa misión la tiene también el DRI.
Según el autor esto es lo que funciona. Al final de cada tema en una reunión, hacer una pausa para ponerse de acuerdo sobre los próximos pasos y establecer compromisos concretos con plazos claros, que la gente sepa que pueden negociar en el momento en que se hacen los compromisos, especialmente con respecto a las fechas de vencimiento, no usar la fórmula «en la próxima reunión» como la fecha de vencimiento, dejar claro que cada compromiso se cumplirá según lo acordado. Además es importante asignar a alguien para registrarse en intervalos adecuados para garantizar los compromisos se mantendrán según lo prometido o reevaluado si algo inesperado surge.
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