A la hora de demostrar la veracidad de un documento existen diferentes fórmulas. La más conocida es la compulsa, pero no por ello es la única. Otra opción es la de cotejar documentos y la obtención de una fotocopia cotejada en caso de que fuese necesario.
La compulsa y cotejo de documentos son acciones similares. En ambos casos lo que se busca es acreditar que un documento es fiel a su original y por lo tanto válido a título acreditativo. Explicado en lenguaje algo más técnico, sería el sello o certificado de que una copia de una escritura o un documento ha sido cotejada administrativa o judicialmente, y se ha comprobado su igualdad con él.
Las diferencias entre la compulsa y el cotejo de documentos prácticamente se limitan a la forma de obtener cada una de ellas. En este sentido, la compulsa se puede hacer en una notaría, ayuntamientos, jefaturas superiores, comisarías de policía y gobiernos civiles. Por su parte el cotejo de documentos debe hacerse en las Unidades Administrativas, que serán las encargadas de gestionar el expediente. Además, la compulsa implica el pago de tasas, algo que no debe abonarse para el cotejo de documentos.
¿Qué son las unidades administrativas?
Lo primero que debemos aclarar antes de abordar el proceso a seguir para obtener una fotocopia cotejada es donde solicitarla. Esto es, qué se entiende por unidad administrativa. Desde el Ministerio de Justicia explican que “se entiende por unidad administrativa aquella que, sin estar integrada en la Oficina judicial, se constituye en el ámbito de la organización de la Administración de Justicia para la jefatura, ordenación y gestión de los recursos humanos de la Oficina judicial sobre los que se tienen competencias, así como sobre los medios informáticos, nuevas tecnologías y demás medios materiales”.
En el caso de los ayuntamientos, estaríamos hablando de las diferentes áreas que lo componen como la alcaldía, urbanismo, atención al ciudadano, policía municipal….
¿Cómo obtener la fotocopia cotejada?
Con las ideas claras sobre donde cotejar documentos ya sólo resta acudir a la unidad administrativa pertinente en busca de nuestra fotocopia cotejada. Como es lógico, habrá que acudir con el documento original a cotejar y su pertinente fotocopia (esta también podría hacerse en el momento en caso de que el original no esté en nuestro poder y sí en el de la administración). Entregaremos a la unidad administrativa ambos documentos para que se encargue de practicar el cotejo, que consistirá en comparar la identidad de los contenidos. Al término, se nos devolverá el original, quedándose la unidad administrativa la fotocopia cotejada para su tramitación.
Es importante que la fotocopia incluya una leyenda donde se diga que “esta copia es conforme con el original ” junto con la fecha en que se efectúa el cotejo, la identificación del órgano que la emite y la firma y el nombre de la persona (sea funcionario o laboral) que la expide. Además, la diligencia de cotejo se realizará en todas y cada una de las páginas del documento, o, en su caso, en la primera, añadiendo que el resto también han sido cotejadas.
La petición de fotocopias cotejadas es más que habitual para la realización de multitud de trámites que impliquen la presentación de documentos como el libro de Familia, DNI o el expediente académico. De hecho, para el acceso a la universidad suele solicitarse una fotocopia cotejada de las notas de selectividad.
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