Aprende a gestionar tu tiempo y conseguirás recortar tu jornada laboral por la mitad. Estos siete trucos te ayudarán a ser más productivo y trabajar menos pero mejor.
Seguro que en algún momento has sufrido jornadas maratonianas para terminar un proyecto donde según pasaban las horas veías tu rendimiento descender muy por debajo de tus expectativas. Y es que según un reciente estudio la productividad está reñida con las horas de trabajo. Dicho de otra forma, cuanto más tiempo trabajas, menos productivo eres.
La investigación se centró en los músicos y sus hábitos de ensayo. Según sus descubrimientos, un violinista que practica de forma intensa durante cuatro horas avanza más que quienes están siete horas tocando pero de forma menos eficiente o con más distracciones. Traducido al ámbito laboral, estamos hablando de la eterna lucha contra las distracciones en el trabajo que rompen tu ritmo y minan tu productividad.
Si todavía no lo tienes claro, simplemente piensa en el último día que trabajaste sin interrupciones, cuánto avanzaste y a qué hora fuiste a casa o a qué hora abandonaste tu despacho. No siempre vas a poder repetirlo, pero sí que puedes seguir una serie de pautas que te permitirán hacer lo mismo en la mitad de tiempo, es decir, ser el doble de productivo.
Empieza antes
Las primeras horas del día son ideales para trabajar sin distracciones. Empieza antes tu jornda y verás como hay menos personas conectadas, menos ruido y menos cuestiones que puedan alejarte de la tarea que estás realizando.
Si quieres ganar dos horas al reloj bastará con que te levantes una hora antes si eres capaz de aprovechar toda la energía que tienes al empezar el día.
Mantén la atención
Aplica la regla de pareto del 20/80 y aprende a ignorar las distracciones. Dicho de otra forma, no tienes por qué responder a todo, ni estar constantemente pendiente del teléfono o del correo electrónico. Tu foco debe ser la tarea que estás realizando en ese momento.
Aplica a tu gestión del tiempo los principios que utilizas en tu presupuesto empresarial y personal. Es decir, identifica lo importante y sé frugal en el resto de cosas, limita lo que te hace perder tiempo y no te aporta nada o menos de lo que gustaría.
Céntrate en las prioridades
Muchas veces confundimos lo urgente con lo importante y cuando no lo hacemos tendemos a gravitar en torno a las tareas que son más fáciles o más entretenidas. Sin embargo, para ser más efectivo en tu trabajo y ganar tiempo debes hacerlo al revés. Empieza por lo más importante, lo que marcará la diferencia y conviértelo en lo urgente. Una vez termines con ello ya podrás pensar en el resto de labores menos pesadas.
Di no a la multitarea
Nos han hecho creer que la multitarea es positiva, que ayuda a sacar más trabajo adelante cuando el realidad es una enorme distracción cuando llevamos a cabo determinadas tareas. En términos generales nuestro cerebro no está específicamente programado para atender varias cosas al mismo tiempo -especialmente el cerebro de ‘cazador’ del hombre-.
La multitarea hace que proceses peor la información y que retengas menos datos, por lo que al final es muy probable que tengas que volver al trabajo que creías terminado a revisar datos y repasar lo que hiciste. Por eso mismo, lo mejor que puedes hacer es ponerte un único objetivo, un sólo foco y no dejarlo hasta que esté terminado.
Gestiona las interrupciones
Ya hemos hablado de cómo las pequeñas interrupciones pueden dar al traste con tu productividad, por lo que debes aprender a manejarlas de forma efectiva. El problema no es tanto el tiempo que pierdes al gestionar o resolver lo que te planteen, sino el tiempo que necesitas para volver a concentrarte. Es importante aprender a cerrar la puerta a estas interrupciones. Trabajar con música puede ser una buena medida para evitar que nadie te interrumpa si estás en la oficina.
Aquí puedes ver qué tipo de música te ayudará a ser más productivo.
Olvídate del email
Fácil de decir pero difícil de hacer. La mayoría de personas pierde mucho tiempo revisando su email y contestando a correos, pero esto es en parte porque mentalmente pensamos que dar respuesta al correo debe ser prioritario, cuando no es así.
Una fórmula para gestionar mejor el tiempo que inviertes en el email es programar esta tarea para los momentos de menor productividad. Eso sí, al hacerlo debes dejar claro al resto de personas que no responderás inmeditamente a todos los correos para evitar problemas. Otro truco muy útil pasa por crear carpetas de «urgente» o «leer después» que te ayuden a procesar la información, borrar o archivar lo que ya no necesites o simplemente dejar el email cerrado hasta que le llegue su momento dentro de tu orden del día.
Organízate
Este es quizás el mejor consejo. Si te falta tiempo es muy probable que también te falte organización. Crear un organigrama de las tareas que llevas a cabo y pensar en qué momento del día ejecutarlas o cómo organizar tu flujo de trabajo lleva tiempo, pero será un tiempo bien invertido si así consigues estructurar tu jornada y las tareas que realizas a lo largo de ella.
Las personas más productivas siempre cuentan con sistemas de organización de tareas que les ayudan a no perder el foco y tener en mente qué es lo importante.
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