Un sueño recurrente de cualquier persona al frente de una empresa es que el negocio funcione solo de manera eficiente sin requerir apenas de su presencia, o al menos permitiéndole disponer del tiempo que desea para su vida personal y familiar.
Sin embargo, esto es algo que a muchos les cuesta conseguir, por una parte porque viven el negocio como algo propio, con una intensidad que les impide tomar distancia y por otra por aquel viejo refrán de que “el ojo del amo engorda el caballo”.
El camino para conseguirlo pasa inevitablemente por evolucionar y crecer como organización, empoderando y motivando al equipo. Un reto que no es sencillo y para el que vamos a ver 7 claves organizativas necesarias en cualquier pyme.
En el proceso de cambio hasta la implantación de una nueva organización suele resultar de gran ayuda contar con el acompañamiento de un mentor empresarial especializado que ayude a implantar el cambio e introducir nuevos modelos de gestión.
Descubre ahora las claves para una mejor organización de tu pyme:
1. Definición de roles y responsabilidades
Establecer una clara delimitación de quién es la persona responsable de cada tarea dentro de la empresa es una medida que previene confusiones y problemas, y que garantiza que cada miembro del equipo conozca sus responsabilidades concretas.
La asignación clara de los roles facilita la colaboración, promueve un ambiente de trabajo mucho más armonioso y contribuye a empoderar a cada miembro del equipo.
2. Sistemas y procedimientos para delegar
La implementación de sistemas y procedimientos eficientes es fundamental para establecer procesos coherentes y uniformes que permitan delegar bien. Se trata de definir la manera en que se tienen que hacer las tareas en la organización. Y luego aplicarlo, claro, que a veces es lo más difícil.
No existe una fórmula única, varía según el tamaño, sector, tecnología y equipo de la pyme, pero en líneas generales será necesario detallar y documentar los flujos de trabajo y preparar manuales, al menos, de los procesos clave.
En la mayoría de casos no serán necesarios sistemas tan detallados como los que conlleva una ISO 9001 y será suficiente con aprovechar las nuevas herramientas en la nube de trabajo en equipo y gestión de proyectos.
También es importante cuidar aquellos procesos que refuerzan la cultura de la empresa y la convierten en un sitio deseable para trabajar.
Trabajar con sistemas de manera continua en el tiempo te asegurará hacerlo todo de una forma más eficiente y ganar tiempo. Además, todo esto se traducirá en mejores resultados económicos.
3. Comunicación efectiva
La comunicación clara y abierta constituye un elemento esencial para el buen funcionamiento de cualquier empresa, con un impacto importante en la implicación y motivación del equipo.
El uso de herramientas de comunicación interna ―como correos electrónicos, reuniones regulares y plataformas colaborativas― permite que todos los miembros del equipo estén informados y alineados con los objetivos de la empresa.
Recuerda que la transparencia y la comunicación activa son también una forma de reforzar las relaciones profesionales.
4. Gestión del tiempo
En el contexto de las pequeñas empresas, donde los recursos muchas veces son limitados, la gestión eficiente del tiempo es un punto crítico que abordar.
Es importante establecer prioridades, definir plazos realistas y fomentar prácticas que maximicen la productividad, como la delegación y la organización de tareas a través de herramientas específicas. Además, es fundamental identificar las diferentes causas de distracción y tomar medidas para evitarlas.
5. Flexibilidad y adaptabilidad
La capacidad de ser flexible y adaptarse a nuevas circunstancias es clave para la supervivencia, especialmente en el caso de las pymes. Hay que trabajar con procesos, sí, pero de manera flexible y con planteamientos de “Agile management”.
Para lograrlo, es fundamental implementar sistemas de medición que evalúen la efectividad de cada estrategia y con sistemas ágiles de gestión. Esto permitirá identificar áreas de mejora y optimizar tus operaciones, además de ajustar estrategias, procesos y roles, según sea necesario. Este enfoque asegurará que tu empresa se mantenga ágil y competitiva en un mercado que está en constante evolución.
6. Plantea bien tus objetivos
A las personas nos encanta saber lo que se espera de nosotros. A los equipos de las pymes también. Por ello, establecer objetivos claros a corto, medio y largo plazo es una base necesaria para una planificación estratégica efectiva que guíe una gestión bien organizada.
7. Mejora tu capacidad de liderazgo
Un buen liderazgo significa saber motivar y guiar a un equipo. Pero,este también depende de conocer a cada miembro, identificar sus fortalezas y debilidades, y saber asignar las responsabilidades de manera estratégica, para lograr un grupo cohesionado y comprometido. En este sentido, la escucha activa y la inteligencia emocional son habilidades que deberás desarrollar.
8. Forma y capacita a tus empleados
La formación continua es clave para el crecimiento profesional y la eficiencia de todo el equipo en estos tiempos tan cambiantes. Ofrecer cursos y programas de mentoría que desarrollen habilidades específicas y fortalezcan el perfil profesional de tus empleados es de gran ayuda. Se trata de una inversión que vale la pena hacer para crecer a medio y largo plazo.
Estas claves de organización no son reglas rígidas, sino más bien principios fundamentales que pueden adaptarse según las circunstancias específicas de cada empresa.
Cada organización es única, y la capacidad de personalizar estas estrategias es esencial para mejorar la organización de tu pyme. Impulsando un desarrollo alineado con los objetivos y valores específicos de la empresa.
