Es más fácil convertirse en autónomo que dejar de serlo salvo que medie un fracaso empresarial. Y sin embargo si se da el caso debes tener claro qué papeles guardar y durante cuanto tiempo.
Hacerse autónomo es una decisión cada vez más habitual bien por necesidad o por convicción. ¿Qué ocurre en caso de dejar de serlo? ¿Qué papeles y documentos debes guardar para evitar problemas? ¡Vamos a verlo!
Cómo darse de baja como autónomo
El trámite para dejar de ser autónomo se realiza primero a través de la Agencia Tributaria solicitando la baja en su Censo de Empresarios y después acudiendo a la Seguridad Social para hacer lo propio en el Régimen Especial de la Seguridad Social.
Si además quieres cobrar el paro como autónomo deberás primero acreditar las causas que te permitirán percibir la prestación y que aquí te resumimos y después acudir al SEPE en un plazo de 15 días para formalizar el papeleo.
Qué documentación debes guardar
Como autónomo habrás acumulado un sin fin de papeles y documentos. Como medida de prevención debes conservar todos los que tengan que ver la actividad económica que has realizado durante los últimos seis años, ya que si Hacienda realiza cualquier inspección puede requerir estos documentos y la AEAT tiene mucho tiempo de margen para poder pedirte que les rindas cuentas.
La documentación que debes guardar incluye lo siguiente
Libros de cuentas
Como autónomo tienes ciertas obligaciones y una de ellas es llevar la contabilidad de tu actividad con un libro de registro que reúna las facturas recibidas y emitidas. Tu contabilidad incluirá las inversiones, ingresos y gastos, así como las provisiones de fondos.
Una buena idea para evitar problemas en este punto es contar con un sistema de contabilidad online. Hoy en día hay multitud de sistemas gratuitos como Contasimple, que en su versión gratuita te permite registrar las facturas que emites y que pagas.
Si necesitas algo más o quieres ayuda en el papeleo e impuestos, siempre puedes contratar los servicios de una gestoría online.
Justificantes y facturas
También debes guardar la factura original o una copia de la misma. El problema es que muchas de estas facturas de papel pueden ser ilegibles pasado un tiempo, sobre todo si es un ticket o factura simplificada y no una normal.
Nuestra recomendación es que las escanees o fotocopies para evitar problemas.
Documentación fiscal
Conserva los Modelos 303 y cualquier otro relativo al pago de impuestos por lo menos durante cinco años, incluído el IRPF..
En esta misma línea, desde Txerpa recomiendan poner a buen recaudo los modelos 036 y 037 de alta y baja como autónomo y el modelo TA0521 de alta y baja en la Seguridad Social.
Contratos laborales
Si has tenido empleados trabajando para ti debes también guardar toda la documentación que les remitiste para terminar con la relación laboral, y lo mismo con cualquier colaborador.
Documentos oficiales
Lo mismo puede aplicarse a los documentos oficiales tales como licencias de obras y similares e incluso los del registro industrial o la agencia de protección de datos. Guárdalos todos, tanto los de alta como los de baja por si los necesitas en el futuro.
De hecho, lo más recomendable es conservar toda la documentación, aunque sea en formato digital.
Como ves, aún después de dejar de ser autónomo el Estado puede reclamar, así que siempre es mejor estar preparado.
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