Incluso los autónomos más experimentados suelen tener problemas a la hora de emitir facturas, así que no es de extrañar que las preguntas de los profesionales recién llegados a este mundo se multipliquen. El problema es que la legislación no siempre es clara al respecto y, sobre todo, que no siempre es fácil encontrar la información concreta que buscamos.
Cuando se produce el fin de la relación laboral con un trabajador, además de la cotización normal del mes en que cause baja, hay que tener en cuenta los siguientes aspectos con relación a las retribuciones correspondientes a vacaciones anuales devengadas y no disfrutadas:
Una de las primeras cosas que debe aprender un trabajador por cuenta ajena al hacerse autónomo es cuáles son los gastos deducibles en la declaración trimestral de IVA y en IRPF. De ellos dependerá la cuantía de su factura fiscal y, lo que es más importante, evitar posteriores problemas con Hacienda en caso de una inspección fiscal.
¿Cuáles son los gastos deducibles del autónomo? Esta es una de las primeras preguntas que se hacen quienes acaban de aterrizar en el mundo del trabajo por cuenta propia y deben afrontar, por ejemplo, la primera declaración trimestral de IVA o la primera declaración de IRPF tras haberse dado de alta en el RETA.
Como norma general, los gastos deducibles del autónomo deben limitarse a los necesarios para el desarrollo de la actividad económica. El problema de esta definición es que resulta demasiado extensa y puede ser objeto de interpretación como por ejemplo ocurre con el tratamiento fiscal del vehículo del autónomo. ¿Puedo incluirlo si también es el coche de la familia? ¿Existen límites al gasto? En este caso concreto la norma dicta que el vehículo debe estar 100% afecto a la actividad económica para poder deducir el IVA.
En cualquier caso, parece claro que conviene acotar algo más los gastos deducibles del autónomo, que siempre deberán estar convenientemente justificados (la factura es el mejor comprobante) y registrados en el libro de gastos. Para quienes tributen en el sistema de estimación directa estas serían las principales partidas de gastos:
Consumos de explotación: incluyen los gastos que se realicen para la obtención de ingresos o de bienes integrantes del activo circulante y que no firman parte del mismo en el último día del periodo impositivo. Traducido a lenguaje coloquial, se trata de compras de materias primas y auxiliares, combustibles, elementos y conjuntos incorporables o material de oficina. Debemos tener en cuenta que sólo se contabilizarán las existencias consumidas durante el periodo.
Gastos de personal: incluye el pago a los trabajadores en concepto de sueldos, pagas extraordinarias, dietas y asignaciones para gastos de viajes, retribuciones en especie, premios e indemnizaciones. También se debe incluir el pago de las cotizaciones a la seguridad social por la contratación de empleados y la del propio empresario autónomo. Las aportaciones a mutualidades de previsión social sólo se podrán deducir quienes no estén integrados en el RETA y que tengan la posibilidad de cotizar a una mutua. En este punto y en el apartado de otros gastos de personal, se podrán incluir los gastos de formación, indemnizaciones por rescisión de contrato, seguros de accidentes del personal, obsequios y contribuciones a planes de pensiones o a planes de previsión social empresarial.
A la hora de hacer la declaración trimestral de IVA las empresas y trabajadores autónomos deben enfrentar el IVA soportado al IVA repercutido. El primer se refiere al IVA que deben pagar por los servicios que contratan para desarrollar su actividad. ¿Y el segundo?
Si nos referimos alIVA soportadocomo aquel al que el trabajador autónomo tiene que hacer frente por los servicios y bienes que necesita para llevar a cabo su actividad profesional, el IVA repercutido o IVA devengado será lo contrario. Así, desde un punto de vista contable podría definirse como aquel que el autónomo o empresario cobra por los servicios prestados o los bienes vendidos.
Dicho de otra forma, estamos hablando del IVA que repercute o incluye en sus facturas y que por tanto debe incluir como un ingreso en su libro de contabilidad. Esta cantidad será la que se tenga en cuenta como base para la declaración trimestral de IVA que deberá presentar a la Agencia Tributaria a través del Modelo 303 (ver documento) de forma trimestral y del Modelo 390 en la declaración anual (ver documento).
En la declaración trimestral los autónomos deben sumar todo el IVA repercutido a través de sus facturas y que servirá como base a la que después poder restar el IVA soportado. En el fondo, lo que hacen es detraer del IVA que ingresan, el IVA repercutido, lo que pagan por los servicios y productos que contratan. Eso sí, no todo vale y sólo podrán restar el IVA correspondiente a los elementos que utilicen para llevar a cabo su actividad profesional. Así, habrá que compras que puedan imputar como gastos en el IRPF o el Impuesto sobre sociedades, pero del que no podrán deducir el IVA.
Si hace poco hablábamos del renting en esta ocasión vamos a explicar en qué consisten el leasing o alquiler financiero con opción a compra, sus principales características y sus ventajas.
Habitalmente nos referimos alleasing como contrapunto del rentinga la hora de adquirir un producto para la empresa y todo porque ambos son sistemas de alquiler enfocados principalmente a empresas y autónomos. Pero como ya hicimos con el renting empezaremos por lo básico ¿Qué es el leasing? Una definición técnica sería la siguiente: un contrato mediante el cual el arrendador traspasa el derecho a usar un bien a cambio del pago de rentas de arrendamiento durante un plazo determinado, al término del cual el arrendatario tiene la opción de comprar el bien arrendado pagando un precio determinado, devolverlo ó renovar el contrato.
En la propia definición de leasing encontramos la primera diferencia con el renting: tras el periodo de arrendamiento existe la opción de comprar el bien arrendado. Y es que como se apunta al principio, una vez finaliza el contrato de arrendamiento el arrendatario, es decir, quien paga el alquiler, dispone de tres opciones:
Ejercer la opción de compra del bien por el valor residual (diferencia entre el precio de adquisición inicial que tuvo el arrendador más los gastos e intereses, y las cantidades abonadas por el arrendatario).
No ejercer la opción de compra y devolver el bien.
Prorrogar el contrato de arrendamiento, en cuyo caso suelen renegociarse unas cuotas menores.
En los contratos de leasing se establece que la titularidad en todo momento será del arrendador, pero este no tendrá ningún tipo de responsabilidad sobre el bien arrendado, lo que también difiere del renting, en el que el arrendador tiende a hacerse cargo del mantenimiento del bien. Así, por ejemplo, en el caso de un automóvil, la empresa de leasing alquilará el vehículo, pero será responsabilidad del arrendatario su mantenimiento y su devolución en perfectas condiciones tras finalizar el periodo de alquiler pactado. En este sentido, el leasing no difiere de un contrato de alquiler al uso, con la particularidad de que otorga una opción de compra al final del mismo. Seguir leyendo ¿Qué es el leasing?…
El descuento de recibos es una fuente de financiación para la pyme que permite cobrar de forma adelantada cantidades que se pagarán a 90, 120 o más días. Gracias a este sistema se puede contar con el dinero por anticipado y a un coste limitado.
Aunque el ciudadano de a pie está acostumbrado al pago inmediato a la hora de hacer una transacción, el mundo empresarial funciona de forma diferente y es muy habitual el pago a 60, 90 e incluso 120 días. Esto genera una serie de problemas de liquidez y de tesoreríaen las empresas que se pueden gestionar de diferentes formas. Una de las habituales es a través del descuento comercial y del descuento de recibo, siendo este último una variante del primero pero con la ventaja de que no requiere el endoso de los efectos comerciales a la entidad bancaria y por lo tanto no devenga timbres. Dicho de otra forma, su coste es menor.
El anticipo sobre el recibo bancario está recogido en la Norma o Cuaderno 58 de Anticipo de Crédito en Soporte Magnético y la mejor forma de explicarlo es precisamente como variante del descuento comercial. Desde Hojas de Cálculo en Excell, además de darnos una hoja de Excell para su aplicación, explican que se trata de una fórmula de financiación mediante la cual el acreedor de una deuda puede anticipar su cobro, generalmente a través de una entidad financiera. Así, las empresas solicitarían al banco una línea de descuento por un determinado importe que la entidad determinará si es factible o no. Desde Financiación a Empresas destacan que se tratan de líneas autoliquidables que tienden a valorarse más positivamente que otras alternativas de financiación.
Para entenderlo mejor, vamos a verlo a través de un ejemplo que también puede encontrarse en Área de Pymes: una empresa cierra una venta que cobrará a 60 días por 10.000 euros más IVA pero precisa el dinero de forma inmediata y acude al banco para descontar la letra. Este la acepta, le crea la línea de financiación por los 10.000 euros más IVA y al cabo de 60 días recibe el ingreso por parte de la otra compañía. Por ello carga un interés del 6% anual y una comisión de descuento del 1% del valor nominal de la letra.
Ventajas
Dicho esto, las ventajas del descuento de recibos frente al descuento comercial pasarían por una mayor flexibilidad, la inexistencia de timbres -aproximadamente el 1% sobre el descuento comercial- y que la liquidación de gastos e intereses se produce al vencimiento.
El descuento de recibos es, además, más barato que un descuento comercial, precisamente porque gracias a la norma 58 no hay soporte documental , ni giro, ni endoso de créditos, que es lo que genera el mencionado impuesto, como recalca IC.
Por lo demás, a la hora de solicitar un descuento de recibosdeberemos abonar por la gestión del recibo una comisión por la propia gestión y otra por la devolución. A esto hay que añadir los gastos de gestión del crédito por su formalización y por los intereses devengamos, que además son postpagados y no prepagados.
El problema es que a efectos prácticos, el descuento de recibos se ha convertido en un descuento comercial con la única ventaja de que no resulta necesario pagar el mencionado impuesto.
A la hora de hacer la declaración trimestral de IVA y calcular el IVA que deberán pagar los autónomos deben restar el IVA soportado al IVA repercutido. Es decir, el IVA que han tenido que pagar al IVA que han cobrado a sus clientes. Aquí os explicamos en qué cosiste el IVA soportado y cuando es deducible.
El IVA Soportado es una parte fundamental de la contabilidad que debe llevar cualquier autónomo sobre sus actividades para después hacer la declaración trimestral de IVA que está obligado a presentar a la Agencia Tributaria.
Desde un punto de vista contable, el IVA soportado es aquel al que el empresario debe hacer frente a la hora de comprar cualquier producto o servicio. La configiración del Impuesto Sobre el Valor Añadido permite que el empresario pueda deducir el IVA soportado en sus operaciones siempre que se cumplan una serie de requisitos.
Este IVA soportado deducible es el que se restará al IVA repercutido, es decir, el que IVA que el empresario cobra por sus productos o servicios. El resultado de la operación será la cantidad que deba pagar en su declaración trimestral de IVA.
Las cuotas soportadas deben tener la consideración legal de deducibles, para lo que deben referirse a operaciones sujetas y no exentas, ni la cuantía puede ser superior a la que legalmente corresponda según el tipo de IVA.
La deducción sólo puede efectuarla quien reuna una serie de requisitos subjetivos como son tener la condición de empresarios o profesionales y realizar de forma habitual actividades como tal.
Los bienes o servicios por cuya adquisición o importación se ha soportado o satisfecho el IVA deben utilizarse en la actividad empresarial o profesional. Es decir, sólo se pueden incluir las facturas que estén relacionados con la actividad que se realiza. En este sentido, si se trata de bienes que no son de inversión y se alterna el uso profesional con el personal, no se podrán incluir las cuotas de IVA, lo que no quiere decir que después se pueda imputar una parte del coste como gasto en el Impuesto de Sociedades. En los bienes de inversión sí se podrá incluir parcialmente el IVA aunque su uso no sea exclusivamente empresarial.
Las cuotas no deben figurar entre las exclusiones y restricciones del derecho a deducir establecidas en la Ley (Ley 37/1992, de 28 de diciembre, actualizada a 1 de enero de 2009). Ente ellas, la ley establece que no pueden ser objeto de deducción en ninguna medida, salgo que se trate de bienes de exclusiva aplicación empresarial, las cuotas soportadas por:
Los servicios de desplazamiento o viajes, hostelería y restauración, salvo que tengan la consideración de gasto deducible a efectos del IRPF o del Impuesto sobre Sociedades.
En alimentos, tabaco y bebidas o espectáculos o servicios de carácter recreativo.
En joyas, alhajas, piedras preciosas, perlas y objetos elaborados con oro o platino.
En bienes o servicios destinados a atenciones a clientes, asalariados o a terceras personas.
El sujeto pasivo que ejercita el derecho a la deducción debe estar en posesión de los justificantes necesarios para efectuar dicha deducción (ahora se plantea que los autónomos tengan que presentar la factura física, como hacen las empresas, en la declaración trimestral del IVA).
Los bienes y servicios han de emplearse en actividades cuya realización genera el derecho a deducción de las cuotas del IVA soportado.
Todos los gastos y recibos que cumplan con estas características tendrán la consideración de IVA deducible y por lo tanto podremos incluirlos en la declaración de IVA. El objetivo es que el empresario no tenga que pagar ningún tipo de IVA por el desarrollo de su actividad, salvo el que genera su propio negocio.
Cobrar el paro ha sido una de las reivindicaciones históricas de los trabajadores autónomos y ahora que ya es posible lo único que resta es hacer cálculos para saber si merece la pena o no pagar por ella. Y es que para acceder a la prestación por desempleo hay que cotizar a la Seguridad Social por las contingencias de enfermedades profesionales y cese de actividad.
En octubre de 2010 entró en vigor la Ley 32/2010, de 5 de agosto, que regulaba la prestación por cese de actividad para los autónomos. De esta forma los por trabajadores por cuenta propia tenían por fin la posibilidad de cobrar el paro, aunque no a coste cero. Y es que para poder beneficiarse de la prestación hay que cumplir una serie de requisitos, además de aumentar las cotizaciones a la Seguridad Social. Por eso mismo, y dado el carácter voluntario de la prestación para algunos autónomos, conviene coger la calculadora y hacer las cuentas. ¿Realmente compensa pagar por tener derecho al paro?
Como funciona la prestación
El primer paso del proceso nos lleva a repasar cómo está articulada la prestación, los requisitos que hay que cumplir y los derechos que se adquieren. Empecemos porel tiempo de paroque se podrá disfrutar el cuánto habrá que cotizar. Para poder acceder a la prestación habrá que cotizar un mínimo de 12 meses, que darían lugar a dos meses de paro. La duración del paro se irá incrementando progresivamente en línea con el tiempo cotizado según lo que marca la siguiente tabla:
Durante ese periodo el autónomo percibirá un 70% de la base reguladora por la que ha cotizado en los últimos 12 meses, lo que a efectos prácticos supone un mínimo de 583,38 euros mensuales y el máximo en 1.383,9 euros.
Para poder acceder a la prestación habrá que incrementar un 2,2% la base de cotización al RETA como parte de la contingencia por cese de actividad, además de cotizar por las contingencias de enfermedades profesionales.
Calculadora en mano
Ahora que ya sabemos lo que cuesta la prestación, lo que paga y durante cuanto tiempo podemos empezar a hacer cuentas y lo mejor es poner un ejemplo concreto. Para ello tomaremos una de las situaciones más habituales: un autónomo que cotiza por la base mínima de 850,2o euros al mes sin hijos a su cargo. En este caso la contingencia por cese de actividad sería de 18,7 euros mensuales o 224,45 euros a los que habría que sumar la cotización por contingencias profesionales, que dependen de la actividad y más concretamente del código y que vamos a situar en este caso en los 13,89 euros al mes o 166,68 euros anuales. En total, para poder acceder a dos meses de paro habría que desembolsar 389,08 euros para después recibir 538,38 euros al mes o 1.166,76 euros en el cómputo de los dos meses de prestación a los que tendríamos derecho.
Parece que los cálculos salen en el corto plazo, pero veamos para periodo máximo: cobrarían un total de 7.000,56 durante doce meses por unas cotizaciones totales de 1.556,32 euros durante 18 meses. Desde el punto de vista estrictamente financiero cotizar por el cese de actividad tiene toda la lógica. Sin embargo, hay un pequeño problema añadido, que es justificar ese cese de actividad.
El ‘truco’ o punto negro de la ley es que para poder cobrar el subsidio hay que acreditar que el cese de actividad no es voluntario. Para ello, existen una serie de supuestos que justificarían que el autónomo dejase su trabajo y que son los siguientes:
Motivos económicos, técnicos, productivos u organizativos determinantes que impidan proseguir con la actividad. Estos incluyen unas pérdidas en un año completo superiores al 30% de los ingresos o del 20% para dos años consecutivos, ejecuciones judiciales para el cobro de deuda que comporten, al menos, el 40% de los ingresos o la declaración judicial de concurso que impida continuar con la actividad, en los términos de la Ley 22/2003, de 9 de julio, Concursal.
Fuerza mayor, determinante del cese temporal o definitivo de la actividad económica o profesional.
Pérdida de la licencia administrativa, siempre que la misma constituya un requisito para el ejercicio de la actividad económica o profesional y no venga motivada por incumplimientos contractuales o por la comisión de infracciones, faltas administrativas o delitos imputables.
Violencia de género.
Divorcio o acuerdo de separación matrimonial, mediante la correspondiente resolución judicial.
Dejando de lado los tres últimos, no parece que sea sencillo argumentar el cese de la actividad y, sobre todo, soportar las condiciones económicas que hay que acreditar para el cese por motivos económicos.
Sabemos que en toda empresa existe siempre un Plan de contabilidad, o mejor denominado Plan General de Contabilidad (PGC) que es el texto legal que regula la contabilidad de las empresas en España. El mismo fue aprobado por el Real Decreto 1514/2007 de 16 de noviembre, para adaptarse a la normativa contable europea y elaborar un texto contable flexible y abierto.
Una de las cuentas que forman este Plan es la Cuenta de Resultados, interesante para que los empresarios puedan saber cual es el margen que obtienen realmente y cuál es el punto de equilibrio de su negocio.
Donde ganaron, donde perdieron, cuales fueron sus beneficios, donde estan las perdidas y en que clientes y productos pierden mas dinero.
Otro de los objetivos de la cuenta de resultados es conocer las causas que provocan el beneficio o la pérdida en el año, para ello deben separarse los resultados se separan los diferentes ingresos y gastos, se distinguen:
Resultado de explotación: esta formado por los ingresos(+) de explotación y los gastos(-) de explotación, que forman parte de la propia actividad de la empresa. Por ejemplo, el gasto del personal entraría dentro de este resultado.
Resultado financiero: se originan los ingresos financieros y los gastos financieros de las inversiones financieras realizadas por la empresa, tanto por parte de los ingresos como de los gastos. Un ejemplo sería el préstamo que una empresa recibe.
Para ver mas ejemplo y tener mas informacion puedes hacer click aqui
Ignacio Pomar, Director General de DATISA, nos ofrece su visión sobre la necesidad de automatizar la gestión del riesgo en la empresa.
Hoy, por desgracia, vivimos en un mercado en el que los impagos son cada vez más habituales y en el que la importancia de gestionar el riesgo crece día a día.
El control del riesgo forma parte integral de las tareas administrativas en muchas grandes compañías y también en aquellos negocios de menor tamaño que, por su actividad, corren un alto riesgo de impago. Otro importante grupo de empresas, en el que de nuevo abundan las PYMEs, sin embargo, menosprecia la importancia de este control e improvisa, controlando el riesgo de sus clientes “a ojo de buen cubero”, lo que, en muchas ocasiones, hace peligrar su liquidez, su rentabilidad e incluso su continuidad.
El que los índices de morosidad hayan alcanzado el 5,5% en 2010 según datos de FEDEA (la Fundación de Estudios de Economía Aplicada), es dato suficiente para que cualquier empresa que no cobra al contado, se preocupe por los impagos. Mayor peligro corren, como no, aquellas compañías con una masa crítica de clientes, que ofrecen bienes y servicios a cobro diferido o que fabrican a medida.
El establecimiento de un proceso adecuado para la gestión del riesgo debe empezar con la fijación de un límite de riesgo para cada cliente, en base a su histórico de compras, de su solvencia, volumen de pedidos y un largo etc. de factores. La compañía puede realizar este cálculo internamente o con la ayuda de una aseguradora, para abordar a continuación la definición de los parámetros concretos que nos asegurarán conocer el riesgo de cada cliente y su evolución.
En la definición de parámetros existen múltiples alternativas, pues no hay dos compañías iguales. Así, el riesgo de clientes se puede controlar desde la contabilidad (a través de los saldos de deudor), desde la tesorería (tomando en cuenta todos los documentos pendientes de emitir), desde comercial o gestión (impidiendo el envío de presupuestos o la generación de albaranes para clientes, cuyo riesgo sobrepasa el límite) o la combinación de varias de estas herramientas de control.
Sean cuales sean los parámetros seleccionados, una cosa está clara y es que, para contar con un control del riesgo fluido y fiable, una compañía de cierto tamaño necesita apoyarse sin duda en un buen programa de gestión.
Buscando la ventaja para el negocio
El control del riesgo es un proceso complejo, que implica la necesidad de consultar continuamente información de diferentes fuentes y de realizar los cálculos correspondientes. El mismo supone una importante sobrecarga administrativa, si estas tareas se realizan de forma manual, sin plantear siquiera el riesgo existente de error. La automatización de este proceso, por otro lado, se puede abordar de forma fácil y cómoda a través de diferentes herramientas informáticas, que además de sus funcionalidades concretas, han sido diseñadas para poder adaptarse a la cultura de cada organización.
Entre las principales ventajas de estos aplicativos informáticos destaca su capacidad para consultar distintas fuentes de información (datos del área financiera, comercial, de fabricación o de almacén, etc.) para ofrecer un cálculo del riesgo por cliente automático y en cuestión de segundos. A ello, se suman sus capacidades para la implantación de alertas o para el bloqueo de procesos, cuando el sistema detecta que con una determinada operación el riesgo se habrá sobrepasado.
Pero el riesgo de clientes no es el único, que facilitan los programas de gestión. En función de sus capacidades y configuración, dichos programas también pueden ayudar a controlar el riesgo propio con los proveedores, facilitando las decisiones de compra, o el riesgo con entidades financieras, donde el programa crea una alerta al generar la remesa correspondiente, para evitar que la empresa supere su póliza de crédito con cada entidad.
De nuevo, observamos una pequeña “innovación” en el ámbito de la gestión, capaz de apoyar a las empresas en cuestiones tan sensibles como son el peligro de impagos, el peligro de desabastecimiento o la falta de liquidez.
La propia existencia de estas herrmientas no implica adoptar la “informatización por la informatización”, ya que cualquier inversión en nuevas tecnologías debería estar precedida por un detallado análisis de rentabilidad. En algunos casos, el mismo mostrará que, por su tamaño o características de clientes, la compañía no necesita abordar la automatización. En otros muchos, sin embargo, y como hemos podido constatar en la realidad, con un análisis de rentabilidades bien ejecutado, las ventajas de las herramientas informáticas para el Control del Riesgo han resultado ser más que evidentes.
Artículo de Ignacio Pomar, director general de Datisa. Puedes seguirlo en el blog de Datisa.
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