Calcular el IVA

Una de las tareas más tediosas a las que todo autónomo debe enfrentarse es al pago trimestral del IVA. Para eso lo primero que hay que tener claro es qué es el IVA y el tipo de IVA que debemos aplicar a cada uno de las facturas. La mayoría de cargos importantes incluyen el porcentaje de IVA correspondiente pero hay en otras que deberemos calcularlo por nuestra cuenta.  Este es el caso de los ticket de autopista y otros gastos derivados del transporte, así como otras en determinados comercios.

Calcular el IVA es más tedioso que complicado. En realidad basta con aplicar una serie de fórmulas matemáticas sencillas para dar con cantidad que podremos incluir en concepto de IVA soportado.

Para calcular el importe de IVA de una cantidad sólo hay que multiplicar esta cifra por el tanto por ciento de IVA expresado en números decimales. La fórmula sería la siguiente: cantidad x 0.16 (tipo de IVA General).

Para obtener la cantidad ya con el IVA incluido hay que aplicar la siguiente fórmula: cantidad x 1.16

Para calcular la el precio sin IVA de uno con IVA la fórmula es la siguiente:  cantidad / 1.16

De esta forma se puede determinar el IVA que hemos pagado para restarlo al IVA que hemos emitido o IVA repercutido.

Los mejores destinos para deslocalizarse

A través de WayToMBA nos llega el último informe de KPMG sobre las mejores ciudades para la deslocalización empresarial. Se trata de un listado compuesto por 31 ciudades a las que acudir para implantar nuestra empresa y parte de nuestra producción.

El informe ‘Exploring Global Frontiers’ de KPMG se centra en ciudades con economías emergentes que ya ofrecen o se prevé que ofrezcan a corto plazo buenas opciones para deslocalizar la empresa y externalizar parte de los servicios que ofrece. Para elaborar su listado la consultora ha valorado parámetros como la calidad de vida, las infraestructuras, el nivel formativo de la población, los costes laborales, los impuestos y la posibilidad de comunicarse en varios idiomas.

Entre las ventajas de externalizar ciertos servicios o procesos de la cadena productiva destaca, sobre todo, el recorte de costes. Además, la globablización está llevando a muchas economías hacia la especialización en determinados sectores. Así, por ejemplo, India es pionera en el ámbito tecnológico y cuenta con una fuerza laboral muy cualificada en este campo, muchas veces superior a la de los países de algunas empresas que deciden deslocalizarse allí.

El informe divide las 31 ciudades seleccionadas en tres áreas geográficas (América, Asia-Pacífico y EMEA) y hace un pequeño resumen de cada una de ellas.

Sobre América, que incluye Sudamérica y Norteamérica explica que el aumento de la afinidad linguística entre las dos áreas está ayudando a impulsar sectores como el de los call center. Esta región incluye las siguientes ciudades:Buenos Aires (Argentina), Campinas y Curitiba (Brasil), Calgary y Winnpeg (Canadá), Santiago de Chile (Chile), Guadalajara y Querétano (México) y Boise e Indianápolis (EE.UU).

La región de EMEA se refiere a Europa, Oriente Medio y África e incluye las siguientes poblaciones:Sofía (Bulgaria), Zagreb (Croacia), El Cairo (Egipto), Port Louis (Mauritania), Belfast (Irlanda del Norte), Gdansk (Polonia), Cluj-Napoca (Rumanía), Rostov-on-Don (Rusia), Belgrado (Serbia), Túnez y Lviv (Ucrania).

Por último, Asia Pacífico engloba el continente asiático en su totalidad, Japón, India y Australia. Se compone de las siguientes ciudades: Brisbane (Australia), Changsha y Hangzhou (China), Ahmedabad, Jaipur y Nagpur (India), Penang (Malaisia), Davao City y Iloilo City (Filipinas), y Ho Chi Minh City (Vietnam).

Desde KPMG explican que China e India sufren el riesgo de saturarse como centros productivos y objetivos para la deslocalización empresarial, por lo que no sería una mala estrategia buscar la siguiente economía que asuma parte de ese exceso de demanda. Eso sí hay que tener en cuenta los riesgos de la deslocalización, empezando por cierta pérdida de control directo sobre las actividades en el país escogido.

Para acceder al informe completo (en inglés), pinche aquí.

Retenciones IRPF de los autónomos

Incluso los autónomos más experimentados suelen tener problemas de forma regular a la hora de emitir facturas, así que no es de extrañar las preguntas de los profesionales recién llegados a este mundo se multipliquen. El problema es que la legislación no siempre es clara al respecto y, sobre todo, que no siempre es fácil encontrar la información concreta que buscamos.

Existen dos puntos calientes en la facturación y contabilidad de los autónomos: el IVA y   las retenciones de IRPF. En este caso vamos abordar el segundo, que se refiere a las retenciones a cuenta del IRPF que deben practicar los trabajadores autónomos. En primer lugar, hay que recordar que se trata de un dinero que la Agencia Tributaria (AEAT) separa de la nómina de los asalariados y de las facturas de los autónomos en previsión de lo que después deberá abonar en la declaración de la renta. Este porcentaje se establece por ley, tanto en el caso de los trabajadores por cuenta ajena como por cuenta propia.

La AEAT dispone de una sección específica donde aborda las retenciones de IRPF para empresas y profesionales y también podemos encontrar más información al respecto en 060.es, la página del Gobierno para atender las dudas de los ciudadanos, que habla sobre las obligaciones fiscales del autónomo. Sin embargo, lo mejor es acudir directamente a la legislación vigente, en este caso la Ley 35/2007, de 28 de noviembre y sus posteriores modificaciones.

Como norma general, las facturas emitidas por empresarios no profesionales, es decir, los que desarrollen actividades calificadas en la primera sección de las tarifas del Impuesto de Actividades Económicas (IAE) no llevan retención. Sin embargo, las facturas emitidas por autónomos dedicados a actividades profesionales, agrícolas, ganaderas y forestales están sujetas a los siguientes tipos de retención a cuenta del IRPF.

• Actividades profesionales: 15% (7% el año del inicio de la actividad y los dos siguientes).
• Actividades agrícolas y ganaderas: 2%
• Actividades forestales: 2%

Además, el Real Decreto 439/2007 incluye a través del artículo 95.6 la obligación de los empresarios y profesionales de retener el 1% de las facturas que reciban a las personas que ejerzan actividades incluidas en los epígrafes a los que se refieren y que son:

Dejando de un lado este tipo de casos especiales, vamos a centrarnos en las retenciones de IRPF que deberán llevar a cabo los autónomos profesionales que aparezcan como tal en el IAE. Este es el caso de la mayoría de las conocidas como profesiones liberales. Esta retención, que se detraerá directamente de la factura, es del 15% con caracter general. Es decir, la empresa (o nosotros mismos al presentar la factura) restará ese porcentaje de la cantidad a cobrar de forma que si emitimos una factura por un importe de 100 euros, sólo percibiremos 85 euros.

Además de las excepciones antes indicadas, el artículo 95.1 del mencionado Real Decreto 439/2007 establece una retención especial del 7% para quienes inicien su actividad como autónomos. En concreto “el tipo de retención
será del 7 por ciento en el período impositivo de inicio de actividades y en los dos siguientes, siempre y cuando no hubieran ejercido actividad profesional alguna en el año anterior a la fecha de inicio de las actividades”.

Este porcentaje también se aplicará a los rendimientos satisfechos a recaudadores municipales, mediadores de seguros que utilicen los servicios de auxiliares externos y delegados comerciales de Loterías y Apuestas del Estado.

Aprender a buscar en Google

Internet es una herramienta de gran utilidad para la empresa y especialmente para la pyme. Una de sus grandes aportaciones es que pone a disposición del pequeño y mediano empresario una serie de instrumentos a los que de otra forma difícilmente tendría acceso pero sin duda lo más importante es que lo hace a ‘sólo un click de distancia’. El ahorro de tiempo es enorme tanto para realizar trámites con el banco como con la administración o para ponerse en contacto en un cliente.

Además, la red es una fuente inagotable de información sobre nuevos proveedores, posibles clientes, socios estratégicos, estrategias empresariales, tácticas de marketing… Se puede encontrar incluso amplio material sobre la gestión empresarial. El problema para muchos empresarios reside en aprender a moverse en Internet, saber manejarse dentro de este maremagnum informativo.

La sensación de pérdida de tiempo en búsquedas infructuosas  a través de Goolge es uno de los motivos por el que muchas empresas todavía siguen sin sacar el máximo partido a la red. Aprender a manejar Google y el resto de buscadores (Ask, Yahoo o Bing, por nombrar algunos) puede suponer un considerable ahorro.

Al margen de la pericia de cada internauta para discriminar la información válida de la inútil, Google cuenta con una serie de comandos que pueden ayudar a concretar algo más la búsqueda y hacer que esta sea más precisa. En Technoblog han recopilado la mayoría de estos comandos en un post que no tiene desperdicio y al que se puede acceder en este enlace. Se trata de información muy útil para quienes no deseen perder su tiempo navegando en Google.

Como contratar a un jefe

Cualquier contratación de personal es importante en el el ámbito de la pyme, pero cuando se trata de encontrar un jefe esta se vuelve vital. Si para la pequeña y mediana empresa acertar con sus empleados es crucial, en el caso de los encargados, directivos o responsables un fallo puede significar la diferencia entre ganancias y pérdidas. En términos generales, cuanto menor sea el tamaño de la empresa más importante será acertar con la persona elegida, pero también menores los recursos  y conocimientos específicos sobre contratación y recursos humanos.

En este sentido, existen una serie de pautas básicas para la contratación de empleados que deben observarse también para incorporar directivos. En primer lugar hay que definir los objetivos del puesto de trabajo y las tarear específicas que estarán asociadas al mismo. Esto es lo más importante, ya que si no tenemos claras las funciones que deberá cumplir quizás deberíamos replantearnos todo el proceso.

El segundo paso es llevar a cabo una pequeña ‘investigación de mercado’ sobre el ‘género’ que vamos a comprar. Es decir, busco un perfil de empleado altamente demandado, cuál es el salario medio para ese puesto, qué experiencia puedo exigir… En realidad, se trata de informarse para dar con unas condiciones laborales suficientemente atractivas como para atraer al tipo de persona que queremos contratar. Una buena táctica para las pyme suele ser el ‘pagar’ un poco más que la media del mercado para asegurarse que el empleado estará contento y después tratar de fidelizarlo.

El tercer paso es la propia búsqueda de los candidatos. En este punto, existen dos alternativas: llevar a cabo el proceso en la propia pyme o contratar los servicios de una empresa de recursos humanos. Cualquiera de las dos opciones es válida, aunque la segunda asegura algo más de rigor en la selección y libera al empresario de lo que en realidad es una pesada carga de trabajo. Aquí podremos aprovechar el esfuerzo del primer paso.

Conviene reducir la lista de candidatos hasta un máximo de diez finalistas a los que ya se les dedicará más atención con una entrevista personal en profundidad. Lo primero que hay que hacer es comprobar en la medida de lo posible que las habilidades que aparecen en el curriculum vitae son ciertas. Aquí es importante anotar todas las dudas y tenerlas delante durante la entrevista para no olvidar ningún dato. Pero esta es la parte más sencilla, lo complicado llega con la evaluación de las aptitudes de liderazgo y su forma de trabajar, que en realidad son tan importantes como los conocimientos técnicos.

Y es que si vamos a contratar a un jefe cuyas decisiones en el día a día y forma de trabajar afecten directamente a la marcha del negocio, más vale que se adapte a la filosofía de la empresa. La entrevista debe servir para hacernos una idea de si estamos o no ante el candidato ideal. El problema en este punto suele ser la inexperiencia del entrevistador (la mayoría de empresarios tienen serias lagunas en este punto) y los nervios del entrevistado (generalmente demasiado centrado en agradar), así que lo primero será romper el hielo y tratar de crear un ambiente distendido.

El fin de la entrevista debe ser el de conocer un poco más al candidato, su forma de enfocar los negocios, visión empresarial y objetivos profesionales, todo ello sin descuidar la parte personal. Aquí no se trata de preguntar acerca de ideología política, religión, familia, sino de rasgos de personalidad afines al estilo de gestión de la empresa. El mayor inconveniente es que no hay pautas definidas al respecto, ya que cada puesto tiene sus particularidades y cada empresa su propia identidad. Lo que hay que tener claro es lo que buscamos y a partir de ahí tratar de encontrarlo o por lo menos algo que se le acerque.

Por último, no hemos de tener miedo a ‘cortar’ de raíz una entrevista si creemos que el candidato no se adapta a lo que exigimos. Es mejor ser un poco brusco y no perder nuestro tiempo ni el del entrevistado. Lo mismo se puede aplicar con el aspirante seleccionado.

Como gestionar la relación con clientes morosos

Muchas veces lo más complicado para una empresa no es vender, sino cobrar. La crisis no está ayudando a cambiar esta dinámica, ya que de hecho los impagados no han dejado de crecer. En 2008 los comercios impagados aumentaron un 32,3% y esa tendencia se ha mantenido en 2009.

La mejor solución contra los clientes morosos es tratar de evitarlos, pero esto no siempre es posible. Existen soluciones intermedias como comprobar con quien hacemos negocios antes de cerrar un trato o contratar un seguro de crédito, por poner dos ejemplos. Sin embargo, todo esto son sólo medidas preventivas. Lo que muchos empresarios se preguntan ahora es cómo gestionar la relación con esos clientes morosos. En primer lugar hay que distinguir a los clientes habituales de los esporádicos y un impago puntual (y justificado) de lo que es un comportamiento habitual.

La primera reacción ante un impagado debería de ser la flexibilidad y la negociación. Es decir, contactar con el cliente para conocer los motivos del impago y ser flexible respecto a sus necesidades para que pueda  saldar su deuda. En ocasiones nos encontraremos con que la empresa simplemente atraviesa un periodo de falta de liquidez pero que su intención es pagar, aunque no siempre tiene por qué ser así. En cualquier caso, la comunicación va a ser fundamental durante todo el proceso.

Uno de los problemas más comunes en la gestión de la relación con los clientes morosos es la falta de experiencia del empresario adeudado y la situación de embarazo que muchas veces crea el tener que reclamar un pago. Evidentemente no es plato de buen gusto tener que acudir donde un cliente para recordarle que no ha cumplido con sus obligaciones, pero no debemos afrontar el proceso como una confrontación. Se trata de una negociación en la que simplemente se reclamará una cantidad que se adeuda.

Del mismo modo, antes de tratar con el moroso hay que dejar de lado cualquier sentimiento de culpa por querer cobrar o de enfado por la situación que se ha generado. Hay que afrontar el trato con el moroso como un negocio más. Tras el primer contacto de cortesía hay que tratar de llegar a un acuerdo sobre el pago y sobre todo ser insistentes y no olvidarnos del impago. Hay que estar encima de la operación hasta alcanzar un acuerdo sobre el pago, tratando de evitar siempre tener que recurrir al abogado y a la vía judicial, más costosa y larga.

En este punto conviene también valorar las causas que han llevado al impago (mala gestión del riesgo, mala suerte, falta de previsión…) y sobre todo si conviene o no retener al cliente moroso. En el caso de venta puntuales es más sencillo presionar e incluso advertir de nuestra disposición a emprender acciones legales, pero cuando se trata de cliente habituales la cosa cambia. La crisis está haciendo que muchas empresas tengan dificultades para cumplir con sus facturas y no se trata de ‘buscavidas’ profesionales, sino empresarios honrados que por falta de previsión o por exceso de optimismo, creen que podrán seguir adelante con su negocio cuando la realidad es otra. En estos casos lo mejor es sentarse a dialogar con el cliente e intentar acordar unas condiciones especiales de pago para mantenerlo en cartera (siempre que interese, claro).

En el peor de los casos habrá que recurrir a la justicia e incluso instar a la empresa a que acuda al concurso de acreedores, pero estas suelen ser opciones más costosas y, sobre todo, lentas. Otra alternativa pasa por contratar los servicios de empresas de cobro profesionales para que se encarguen de la gestión. Por lo menos es una forma de ahorrar tiempo.

Más de 270 herramientas online para su negocio

El futuro está en la red, o al menos eso dicen los expertos. Lo cierto es que Internet ofrece un mundo de posibilidades comerciales para las pyme.  Y es que internet se está convirtiendo en un receptor importante tanto del tiempo de los consumidores como de las actividades que realizan. Quien dice esto es Javier Rodríguez Zapatero, presidente de Google, una de las pocas compañías que ha demostrado total ‘inmunidad’ a la crisis con una mejora del 26% en sus beneficios durante el tercer trimestre del año.

El problema por parte de muchos pequeños empresarios es el desconocimiento de este entorno y sobre todo de las herramientas para gestionar su negocio online. Un interesante post de Mashable propone 270 programas y herramientas diferentes para hacerlo. El artículo, en inglés, eso sí, abarca desde software de contabilidad y gestión financiera (útil independientemente del modelo de negocio) hasta calendarios y planificadores pasando por elementos para diseñar grupos de trabajo, crear presentaciones, fortalecer el netowrking…

Ahora sólo resta vencer el escepticismo y ponerse manos a la obra para sacar el máximo partido a la Red.

Se veía venir: nos quedamos sin SIMO

El SIMO (siglas del Salón Informativo de Material de Oficina) no abrirá sus puertas en 2008. La principal feria de informática y telecomunicaciones de España se cancela ante la falta de interés por parte de las grandes firmas de acudir al evento. Según la nota de prensa emitida por la Feria de Madrid (IFEMA) se trata de un aplazamiento “hasta que no se configure el marco comercial y promocional adecuado para las empresas participantes, así como con el suficiente atractivo profesional para todos los colectivos interesados en las nuevas tecnologías”.

La crisis hace mella en todos los sectores y el tecnológico no es ninguna excepción. Sin embargo, el declive de SIMO no es algo coyuntural que se limite a esta 48ª edición, que debía celebrarse entre el 11 y el 16 de noviembre. De hecho, la feria lleva años encontrando problemas para conseguir atraer a las grandes marcas, que han ido abandonando el evento o en cualquier caso recortando su presupuesto dentro del mismo.

El pasado año SIMO 2007 ya comenzó a diseñar un giro estratégico con una mayor presencia del área de consumo frente al sector puramente profesional y de software. Básicamente la feria ha ido perdiendo interés para los profesionales como marco de presentación ante otras compañías del sector y al tiempo que ha ganado protagonismo la parte más ludica y amateur del evento.

El pasado año SIMO consiguió reunir a cerca de 500 empresas (en 2006 fueron más de 700) y acogió a más de 30.000 visitantes. Sin embargo, ‘clásicos’ como Telefónica, Vodafone u Orange ya habían confirmado que este año no acudirían al SIMO, una postura secundada por otros gigantes tecnológicos como Toshiba o Microsoft. Como el abandono de las grandes marcas podía ser sólo el principio, desde la Feria de Madrid han decidido cancelar el evento y empezar a trabajar en el “‘nuevo SIMO’ en 2009, que será un proyecto totalmente renovado”.

En cualquier caso el ‘apagón’ (temporal o definitivo) del SIMO sirve de excusa para reflexionar sobre el atractivo real de determinadas ferias. Gracias a los avances tecnológicos y sobre todo a Internet, hoy en día pocas compañías esperan a las ferias para presentar sus productos (especialmente en el campo tecnológico) y en un momento de crisis, este tipo de eventos es uno de los primeros en aparecer en la lista de prescindibles. En el fondo, se plantea la utilidad real de determinado tipo de ferias para captar clientes, hacer nuevos socios y, en definitiva, obtener rendimiento por la inversión que se realiza.

Como motivar a los empleados en verano

Con el verano llegan el buen tiempo y las ansiadas vacaciones, lo que muchas veces se traduce en un descenso de la productividad. Agosto es siempre el mes más conflictivo debido al descenso generalizado de la actividad empresarial en el país. De hecho, muchas pyme prefieren cerrar sus puertas y retomar el negocio en septiembre. No tiene por qué ser así. Sólo hacer falta saber cómo motivar a sus empleados.

La motivación es clave para un buen rendimiento y por eso todo buen jefe debe saber cómo estimular la capacidad laboral de sus empleados incluso en verano. Para quienes ya han vuelto de vacaciones habrá que tratar que recuperen el ritmo lo antes posible y para quienes todavía están esperando esos días de descanso habrá que evitar que se distraigan pesando en la playa. Lograrlo es complicado pero no imposible.

Para los primeros lo más recomendable es dejar por lo menos un par de jornadas para que ‘aterricen’ y se sitúen de nuevo. A partir de ahí habrá que ayudarles a retomar su actividad recordándoles los objetivos de la empresa y los suyos propios. Esto se puede complementar con reuniones en grupo e incluso alguna actividad programa en el exterior, aunque lo ideal es esperar a que todo el personal haya regresado de sus vacaciones para hacerlo o por lo menos llevarla a cabo en dos grandes grupos.

Los empleados que todavía están esperando su turno para disfrutar de unos días libres representan un reto diferente. Los elementos de motivación cambian radicalmente. En este caso lo más importante es conseguir que esté centrado en su trabajo y exprima las posibilidades que ofrecen los meses de verano. Algunas técnicas que suelen dar buenos resultados son las siguientes:

Establecer un plan específico de objetivos e incentivos para verano.

• Jornada laboral continua/reducida. Aunque a priori puede parecer contraproducente, contar con más tiempo libre en verano ayuda a mejorar el estado de ánimo del trabajador y su productividad durante estas fechas. Además, los objetivos fijados anteriormente ayudarán a que no pierda el hilo de su trabajo.
• Agosto puede ser un buen mes para evaluar la primera parte del año y planificar el resto del curso. El descenso de la carga laboral hace que sea posible tomarse un descanso para evaluar el rendimiento de trabajador y establecer una nueva línea de actuación.
• Planee alguna actividad fuera de la oficina. El verano es una época ideal para fomentar el espíritu de equipo y de grupo dentro de la empresa.

El MAB-EE, ¿panacea ante la falta de financiación?

Uno de los mayores retos para cualquier empresa es conseguir financiación para seguir creciendo y emprender nuevos proyectos. La crisis económica y las restricciones a los préstamos por parte de bancos y cajas de ahorro no están ayudando a mejorar uno de los problemas que se repiten con mayor frecuencia entre las pyme.

Esta coyuntura está ayudando al desarrollo de fórmulas alternativas de financiación hasta ahora prácticamente inexploradas por parte de las pyme. Una de ellas es acudir a la Bolsa y al ‘nuevo’ Mercado Bursátil Alternativo para empresas en expansión (MaB-EE). La Bolsa española ya cuenta con dos índices para pequeñas y medianas empresas (Ibex Small Cap e Ibex Medium Cap) para las pyme, pero el MaB-EE está específicamente diseñado para financiar procesos de expansión y proyectos de crecimiento. La publicación de la lista de asesores registrados el pasado mes de marzo ha servido para relanzar el interés por esta opción de financiación.

Todavía resta mucho para que las cerca de 5.300 empresa que objetivamente pueden formar parte del MAB según Bolsas y Mercados Españoles (BME) para pyme conozcan realmente las posibilidades que ofrece. Sin embargo, ya hay algunas compañías que estudiaban entrar en el mercado convencional y comienzan a replantearse hacerlo en el MAB porque se adapta mejor a sus características. Está específicamente diseñado para empresas de reducida capitalización, entre 50 y 200 millones de euros.

Todavía no hay ninguna pyme cotizando en el MaB-EE y según los expertos las primeras salidas podrían producirse a finales de 2008 o comienzos de 2009. Entre los requisitos que deben cumplir se encuentra una contabilidad adaptada a las Normas Internacionales de Contabilidad Financiera (NIIF) y comprometerse a permanecer por lo menos un año en el mercado. La colocación de los títulos se realiza mediante OPV, OPS u oferta privada y no suele superar el 40% del valor total de la compañía, lo que garantiza que el empresario mantendrá el control real de la pyme.

Además de acceso a financiación, cotizar en el MaB-EE u otros mercados internacionales para pyme como el Alternative Investment Market (AIM) de Lnodres o el Alternext de París, siempre es una buena oportunidad para pulir defectos clásicos en las pyme. Una vez cotice en Bolsa, la empresa deberá comunicar periódicamente sus resultados empresariales y tener un alto grado de transparencia.