A pesar de los cambios que ha experimentado el mundo de los negocios, las reuniones siguen siendo la mejor herramienta de las empresas para resolver problemas, trasmitir informaciones y contactar con colaboradores. Por eso es esencial crear un buen ambiente de trabajo en estas citas. Cuestiones como la luz o la temperatura y aspectos relacionados con su organizaciónpueden llegar a ser claves para que una experiencia provechosa. Si están mal organizadas y se alargan en exceso no se obtendrán resultados positivos. Por eso, es necesario analizar qué tipo de reunión es la que mejor se adecúa a los temas que se van a tratar, a las personas que van a participar y a los objetivos que se desean alcanzar.
Una de las más habituales es la llamada “Board meeting”, en la que se reúnen las personas con más rango de una compañía para tomar decisiones de gran calado. Por su naturaleza y relevancia, son citas en las que se manejan muchos datos, hechos y estadísticas ya que en ellas se suelen adoptar acuerdos en cuestiones claves. Por ello, es importante realizar un trabajo previo riguroso así como un análisis del mejor método para presentar toda esa información. Sin duda, las nuevas tecnologías ayudan a lograr este objetivo,siendo importante contar con herramientas de presentación y equipamiento tecnológico que ayuden en la exposición.
Una buena pantalla o proyector que pueda ser controlado a distancia, así como una buena distribución de la mesa de reuniones, sin duda ayudará a centrar la atención de los presentes y facilitará la exposición de datos e ideas. Visitar tiendas especializadas en material de oficina como Staples, puede aportarnos ideas para estar seguros que nuestra sala de reuniones cuenta con las mínimas condiciones para asegurar que las ideas fluyan en la buena dirección.
En el lado contrario se encuentra los meetings tipo feria, que se caracterizan por el tono eminentemente informal y entretenido en el que se presentan ideas y productos nuevos. Los expertos aseguran que en este tipo de reuniones, la clave del éxito puede residir en ofrecer algo de comida a los invitados. Muy próximo a esta modalidad de reuniones están las llamadas “standing meetings”, es decir, las que se realizan de pie. Se ha descubierto que de este modo se alcanzan resultados más creativos ya que los empleados se muestran más activos al variar su postura de trabajo habitual, que suele ser la de estar sentados.
En los últimos tiempos, las compañías grandes están apostando por dos nuevos tipos de reuniones: las verdes y las convenciones en una ciudad concreta. Las primeras se centran en ahorrar el consumo de agua y energía, por lo que suponen un refuerzo para aquellas empresas que apuestan por trasmitir una imagen más responsable. Las convencionales son grandes eventos en el que los CEO´s tienen la oportunidad de recibir de manera directa feedback de sus empleados.
Por último no podemos olvidarnos del conocido “Brainstorming”. Este tipo de reuniones son de carácter dinámico y desenfadado, y en ella se busca abordar un objetivo de manera conjunta. L idea es que todos los participantes en la reunión comiencen abordando el tema de una manera amplia, exponiendo ideas más o menos concretas que puedan derivar en otras más concretas. Ninguna línea de pensamiento o idea debe ser rechazada. En lugar de eso, toda aportación debe ser considerada para su desarrollo. Lo que en un principio se plantea como idea general por un miembro de la reunión, puede terminar en un excelente plan gracias a las aportaciones progresivas del resto de los presentes.
