Toda organización en el mercado tiene una serie de obligaciones jurídicas, contables y fiscales, de las que no están exentas las organizaciones sin ánimo de lucro. Aunque el cometido de las fundaciones, ONGs, etc. quede al margen del puro beneficio empresarial, dichas instituciones no dejan de ser unos gestores de fondos, de cuyo manejo y aprovechamiento depende la efectividad de su labor.
En un mundo digitalizado, las organizaciones sin ánimo de lucro de mayor tamaño ya han entendido que los modernos programas informáticos son su aliado en su evolución. Esta, sin embargo, no es la realidad en las ONGs y fundaciones más pequeñas, muchas de las cuales hoy todavía siguen gestionando sus procesos con herramientas obsoletas o poco adecuadas a tal fin, invirtiendo tiempo y esfuerzo en tareas fácilmente automatizables, sin disponer de información al detalle en tiempo real sobre la evolución de sus proyectos.
Las soluciones integradas de gestión ERP podrían suponer un ‘antes’ y un ‘después’ en el día a día de estas organizaciones. Aunque el Plan Contable para las ONGs contenga ciertas diferencias (como la incorporación de nuevas cuentas para el control de variables como las aportaciones de socios, las subvenciones o las donaciones, etc.), su metodología de gestión sigue siendo la misma que la aplicada en la empresa privada. En esta sentido, su problemática contable podría abordarse fácilmente a través de un ERP estándar, con pocas o ninguna modificación, salvo algunas customizaciones.
Las ventajas de usar este tipo de herramientas integradas y estándar en las organizaciones sin ánimo de lucro, por otro lado, son incuestionables, empezando por su coste de mantenimiento y adquisición inferior al de cualquier programa a medida. La filosofía del Dato Único, aplicada por los ERPs, se basa asimismo en la introducción de la información una única vez y en su reaprovechamiento en múltiples procesos, sin riesgos de error y de duplicidades en la información.
A modo de ejemplo, con una solución ERP estándar y la contabilidad al día, una ONG podría generar fácilmente los datos necesarios para todas sus declaraciones, sin ningún esfuerzo adicional y de forma automática. Esta misma lógica se aplicaría a la obtención de los dos informes, listados y estadísticos que se deban presentar a socios, gerentes o mecenas, y para cuya elaboración, en la actualidad, todavía muchas de estas organizaciones elaboran en hojas de cálculo externas, con el consiguiente peligro de error y desfase entre la desviación y el momento en el que la misma se reporta a los responsables del organismo.
El uso de un ERP estándar también beneficiaría al área de cobros y control de la financiación de estas organizaciones, ya que dichos programas integrados son capaces de agilizar tanto el control de subvenciones y otros fondos aportados, como la recaudación vía cuotas de socios o donaciones, aplicando diferentes normas bancarias como la 19 o la 58.
El control del gasto, clave para el desarrollo de proyectos sociales
Pero sin duda, la aportación clave de los modernos ERPs en las ONGs y fundaciones, es el control analítico de los costes.
Dichas organizaciones, con frecuencia, gestionan múltiples proyectos, que se desarrollan a lo largo de varios ejercicios contables, en diferentes zonas e incluso países. Una solución ERP con tesorería y de contabilidad analítica, sería capaz de aportar una visión del gasto y de la realización de presupuestos rica y detallada. Con estas soluciones, los presupuestos y los gastos se controlan no sólo al nivel de cuentas financieras, sino también por centros de costes (como por ejemplo, por proyectos), aportando datos acerca de los gastos y de su evolución prácticamente en tiempo real.
Este control del gasto también se podría llevar, creando cuentas financieras para cada uno de los proyectos. Se trata, sin embargo, de un método extremadamente complejo y dificulta la actualización de la información, mientras el ERP aportaría un Plan Contable limpio y comprensible, con la capacidad de profundizar hasta el detalle que se quiera.
Algunas de estas soluciones también permiten el control de presupuestos y gastos en dos planos paralelos: por proyecto específico y por grupos o tipos de iniciativas (por ejemplo, para controlar los fondos dedicados a programas de salud, a programas residenciales o de escolarización).
Otra ventaja añadida de las herramientas ERP con cierres virtuales en contabilidad, es la facilidad para gestionar los gastos de proyectos que se desarrollan a lo largo de varios períodos contables.
Se trata de unos ejemplos simples, pero significativos para ilustrar que la innovación tecnológica y la eficacia en la gestión no están reñidas con los fines sociales. Y es que las soluciones de gestión no sirven sólo para hacer crecer el beneficio, sino que actúan como un simple conductor para la mejora de tres indicadores clave: productividad, control de los recursos y disponibilidad de la información, en cualquier organización.
Otro beneficio importante de estas soluciones, en las organizaciones sin ánimo de lucro, es la normalización de los procedimientos de gestión, especialmente útil en un entorno en el que una parte importante de las tareas se realizan por voluntariado.
El espíritu democrático de estas organizaciones también casa muy bien con la filosofía de los nuevos ERPs en la Nube que, aunque todavía ‘en pañales’, pronto permitirán alcanzar una descentralización muy importante, donde los propios trabajadores de campo y conocedores de los proyectos, podrán introducir y manejar sus gastos y evolución.
Ignacio Pomar Gomá, Director General de DATISA, empresa especializada en el desarrollo de soluciones informáticas para la gestión empresarial. Más información en el blog de Datisa.
