Las reuniones pueden ser una poderosa arma para la pyme, pero también suponer una enorme pérdida de tiempo. Una agenda de reuniones bien organizada te permitirá saber a cuáles atender y a cuáles no. Estas son las mejores herramientas para organizar tu agenda.
Las reuniones son vitales para cualquier empresa y no tienen por qué ser un martirio ni una pérdida de tiempo. La clave en este punto es tener clara la agenda de encuentros, el por qué de cada reunión, las personas que van a atender y el tiempo máximo que se podrá dedicar a cada una. Una vez se analiza esta información es fácil ver cómo buena parte de las citas ni siquiera serán necesarias o como determinados empleados pueden extenderlas más allá de lo necesario.
Visto así la tarea puede parecer titánica, pero por fortuna hoy en día existen múltiples herramientas que te ayudarán a gestionar tu agenda de reuniones y a que fijar una cita con empleados o clientes no sea un auténtico martirio. Éstas son las que hemos seleccionados:
Doodle
Una de las herramientas que más éxito ha tenido. Su principal función es la de organizar el calendario de reuniones, aunque también puede utilizarse para otro tipo de eventos. Con Doodle podrás conocer la disponibilidad de las personas con quienes quieren reunirte y así encontrar la fecha que mejor se adapte a todos. Una vez tengas claro cuándo quieres que sea la reunión, sólo tendrás que enviar el enlace por email o través del interfaz al resto de participantes.
Doodle funciona como un calendario compartido online y destaca por ser muy intuitivo. Si no tienes tiempo de aprender a manejar un calendario más potente y tampoco tienes grandes necesidades, esta es tu herramienta.
GoToMeeting
Una de las herramientas con más renombre y también más utilizada. Se trata de un software de pago que no sólo permite gestionar una agenda de eventos, sino también realizar presentaciones a grandes grupos en línea e incluso hacer sondeos y encuestas. Cuenta con varias versiones que incluyen también la posibilidad de realizar sesiones interactivas de formación.
GoToMeeting es una buena opción para quienes realicen conferencias online y reuniones a través de la red de forma regular. Además de organizar la agenda de reuniones, permite reunirse a través de la propia plataforma.
Google Calendar
Con la mejora de la App de Google, Google Calendar llega también al móvil y a la Tablet PC. Estamos ante la opción más utilizada por la mayoría de profesionales para gestionar su agenda, las reuniones y la atención a eventos.
La ventaja de Google Calendar es que se integra con el correo de gmail y que, por supuesto, es gratuita. La herramienta dispone con un panel personal que permite agregar citas, establecer recordatorios e incluso compartirlo con el resto de miembros del equipo. Además, podrás sincronizarla con los Hangouts de Google para videoconferencias con hasta 10 personas.
TimePal
TimePal es una herramienta útil para fijar eventos con colaboradores de zonas horarias diferentes. También permite establecer la duración del encuentro, de forma que nos avisará si estamos superando el tiempo previsto.
TimePal funciona como un tablero que hace coincidir el horario de cada región para ver las horas en las que coinciden el resto de personas del grupo. Como la mayoría de aplicaciones, cuenta con una versión gratuita limitada, y otra de pago sin publicidad y con más funcionalidades.
TimeBridge
Como ocurre con Google Calendar, TimeBridge puede usarse para organizar reuniones de trabajo o para eventos personales -quien no ha deseado contar con una herramienta para cuadrar los horarios y fechas de toda la familia-. La herramienta para organizar reuniones propondrá cinco convocatorias y que enviará al resto de participantes para que elijan la que menor les encaje. Además, después les recordará de forma automática a los participantes el lugar, fecha y hora.
WhenisGood
Una herramienta básica onlie que generará un enlace con una encuesta para enviar al resto de participantes con diferentes propuestas de fechas. Una vez responsan todos, se podrá acceder a los resultados y elegir la fecha que más votos haya recibido.
Meetomatic
Otro servicio gratuito online en el que sólo hay que elegir posibles fechas y enviarlas por correo electrónico o redes sociales. Con las respuestas de todos los participantes después será posible establecer la que genere mayor consenso.
Uberconference
Una herramienta muy útil para saber quien es quien dentro de una reunión. Uberconference permite consultar datos del resto de personas reunidas y resalta al que está hablando en cada momento para no perderse cuando no se conocen bien las voces o cara de cada uno.
Attendium
Una herramienta que permite automatizar las listas de invitados a una reunión, algo muy útil para las citas multitudinarias, pero quizás no tanto para las reuniones al uso con un número de participantes limitados.
Éstas son solo algunas de las herramientas para gestionar agendas más utilizadas. Completamos el listado con algunas más:
- Sunrise Meet. Una fórmula rápida para las reuniones entre dos personas.–The fastest way to schedule a one-to-one meeting.
- Do. Ayuda a que la propia reunión sea más efectiva.
- appear.in. Permite videoconferencias con hasta 8 personas de forma gratuita.
- Meeting Burner. Un webminar gratuito para hasta 10 personas.
- Calendly. Permite establecer una agenda de eventos.
- NeedToMeet. Otra herramienta para establecer un calendario de reuniones colaborativo. Muy útil para las reuniones de equipo.
- Less Meeting. Integra las reuniones en tu calendario e incluye la posibilidad de establecer una ‘to-do’ list. El resultado tiende a ser una reducción del número de reuniones.
Al final herramientas hay muchas, pero la clave está en saber integrarlas y usarlas adecuadamente. ¡Descubre la tuya!
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Hola, me gustaría además añadir las apps para registro de tiempos, que te miden en tiempo real cuánto tiempo pasaste realmente en la junta o la reunión para que te cuides en la próxima o lo planees con mayor precisión. Yo uso una app gratuita que trabaja en línea y es muy sencilla, se llama «primaERP Time Tracking»
¡Saludos! 🙂