El oursourcing es una herramienta poderosa para las empresa que cada vez más pyme utilizan, pero una cosa es externalizar un servicio y otra bien diferente acercar con la elección. Te damos las claves para conseguirlo.
El outsurcing nace como término empresarial en 1989 de la mano de Kodak, aunque es una práctica habitual desde el mismo comienzo de la actividad corporativa. Por outsourcing se entiende la subcontratación de servicios a terceros, lo que hoy en día se conoce como externalizar parte de la actividad que realiza la empresa.
El outsourcing nade como una fórmula para reducir costes y riesgos por parte de la empresa. Al externalizar, la empresa reduce costes de procesos que ya no tendrá que acometer, porque será la otra compañía quien lo haga, y al mismo tiempo evita riesgos laborales derivados de aumentar su plantilla. Además, al externalizar sus servicios puede contar con verdaderos expertos en las áreas que subcontrata y enfocarse del todo en su actividad.
Estas cuatro ventajas hacen que el outsourcing sea cada vez más habitual y así lo certifica la VI Encuesta Adecco Outsourcing sobre Externalización, según la cual un 64,6% de las empresas españolas aumentará su uso en 2015 y un 30,3% los mantendrá por lo menos en los niveles actuales. Pero una cosa externalizar y otra hacerlo ‘como es debido’. Si tienes pensado subcontratar algún servicio para tu empresa, estas son las cinco cuestiones que debes preguntarte.
Qué áreas externalizar
Antes de buscar un proveedor hay que hacer un estudio introspectivo para determinar si hay que externalizar algún servicio y en qué áreas. Como es lógico, hay servicios más proclives que otros a ser subcontratado. Desde Adecco señalan los siguientes:
En términos generales se podrán externalizar servicios no críticos y que requieran un alto grado de especialización y la concurrencia de varios perfiles diferentes o un gran número de empleados. El área de marketing es una de las que mejor cumple con estas premisas al ser un elemento donde se necesitan conocimientos cualificados y hay varios perfiles diferentes que intervienen -sólo piensa en los diferentes cargos de una agencia de publicidad-.
Por su parte, la de teleoperadores cumple con el requisito de requerir un número de empelados bastante alto lo que, unido a la rotación propia de este sector, complicaría las gestiones administrativas de la empresa. Por eso mismo, la solución puede pasar por externalizarla.
Analiza los riesgos
Desde Meta4 explican que existen riesgos ligados a la externalización que conviene valorar. El primero y más lógico es qué ocurre si el proveedor del servicio deja de trabajar o cambia sus exigencias de forma que la empresa es incapaz de asumirla y el segundo son los errores cometidos por el proveedor, que tarde o temprano llegarán.
En el primero de los casos, la solución pasa por requerir copias de seguridad y trabajar con tecnología flexible que pueda adaptarse a otros proveedores. Mientras, contra los errores del proveedor lo mejor es abordarlos en el contrato de servicios. Si, por ejemplo, el asesor financiero comete un error al hacer una declaración o se le pasa una fecha, debería ser él quien se encargue de asumir el impacto económico, no la empresa. Esto se puede reproducir en cualquier área.
Especialización y tecnología
Estos son dos elementos críticos a la hora de elegir proveedor. Se supone que además de reducir costes, el outsourcing debe permitir a la pyme acceder a una base de conocimientos a la que no tendría acceso sólo mediante contratación. En este sentido el grado de especialización y conocimientos de la empresa contrata es clave.
En el caso de la tecnología ocurre algo parecido. Hay que elegir un proveedor que trabaje con la última tecnología, pero también que esta sea abierta y trasladable a otro proveedor en caso de querer cambiar. Dicho de otra forma, buscaremos tecnología flexible para que el proveedor sea experto en un área no en una u otra tecnología que después limite a la empresa.
Dar con el precio adecuado
Lógicamente, toda empresa tiene un presupuesto y toda acción también, especialmente si se busca externalizar para reducir costes. Sin embargo, elegir sólo en función del precio no suele ser nunca una buena idea.
A la hora de buscar proveedor, compara ofertas y no tengas miedo a negociar. Además, establece un sistema de pagos bonificados ligados a resultados. Esto pasa por indicar claramente a la empresa qué objetivos de mejora de rendimiento se persigue.
Y por supuesto, no olvides cerrar el presupuesto para que este incluya el mayor número de imprevistos a fin de que no vayan surgiendo contratiempos adicionales que vayan aumentando la factura tras la firma.
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