La reuniones de negocios son el pan nuestro de cada día para las empresas, da igual que sean entre jefes y empleados, entre directivos de la empresa, con aspirantes que se necesitan para cubrir algún puesto de trabajo o con clientes, todas ellas restan tiempo que se puede dedicar a otras actividades, por eso hay que evitar las que no sean productivas.
Muchos empresarios se encuentran atrapados en un ciclo de interminables reuniones que no llevan a un fin productivo y se traducen en la pérdida de un valioso tiempo que se puede emplear en otras actividades más útiles para la empresa, o incluso llegan a restar una parte de su tiempo personal.
Para evitar que se dé este caso, hay que ser mucho más selectivo sobre las reuniones que se organizan, priorizando las importantes y dejando de lado aquellas que no conducen a nada. ¿Pero cómo identificar estas reuniones que nunca deberías tener? Aquí van unos ejemplos.
Recomendaciones de un amigo
Éstas son las reuniones más frecuentes que se deben evitar, y por ello se tiene que estar bien atentos cuando se da esta situación. Suelen ocurrir en reuniones sociales entre amigos o colegas, bien sea en una cena, comida o mientras se toma algo en una terraza. Te comentan que tienen un amigo que podría encajar en tu negocio, y que es un buen trabajador. La respuesta natural que se debería dar ante esta situación es un “bien, gracias”. Pero esa es una de las reuniones de negocios que nunca deberías tener, ya que en la mayoría de los casos no llevará a nada productivo.
En el caso que termine culminándose esta acción por parte de tu conocido y recibas un correo electrónico para presentarte esta persona, es preferible organizar una llamada telefónica de 10 minutos para conocerle, y así poder determinar si merece la pena emplear una o dos horas de tu tiempo para reunirte con esa persona.
Una presentación inesperada
Tampoco deberías tener nunca una reunión de negocios cuando se recibe un correo electrónico inesperado de un amigo, que te está presentando otra persona sin tu saber por qué motivo. El motivo te lo pondrá en el correo electrónico, pero ese amigo es un desconsiderado, ya que no se ha tomado la molestia de preguntarte si estás interesado en conocer a esa persona o no. Este tipo de reuniones prácticamente nunca van a ser productivas, y menos por las formas en las que se han originado. Al igual que se ha mencionado en el caso anterior, como mucho, lo recomendable realizar una llamada telefónica de 10 minutos y dar un toque de atención a ese amigo para que no lo vuelva a repetir.
Cancelar una reunión programada momentos antes que empiece
Esta es una de las acciones menos profesionales que se pueda hacer, llevas semanas con una reunión programada y pocos minutos antes de que empiece, recibes un correo electrónico o una llamada telefónica en la que te dicen que lo sienten, pero ha surgido un problema y no van a poder acudir, así que es mejor buscar otro día. Esa persona está demostrando que no valora tu tiempo y aparte te quedas con un espacio de tu agenda en blanco que tenías programado para esa reunión y que podías haber empleado en realizar actividades más productivas para tu negocio. Cuando te encuentras con una persona que es capaz de cancelar una reunión que lleva tanto tiempo programada y además con tan poco tiempo de margen, la probabilidad de que esto vuelva a ocurrir de manera regular en posteriores reuniones de negocios es muy alta. Por lo que tu reacción ha de ser simplemente decir: “Gracias, pero considero que no va ser una buena opción que trabajemos juntos” y continuar con tus tareas.
La búsqueda de consejo
Este es otro claro ejemplo de esas reuniones de negocios que nunca deberías tener, al menos no en horario de trabajo y en persona. Evidentemente, en los aspectos en los que se tiene cierta experiencia está bien ayudar y proporcionar orientación. Pero a medida que se va consiguiendo un mayor éxito profesional también se está más ocupado, por ese motivo no se pueden tener reuniones de negocios con todo el mundo que lo pida sin que esto cause una disminución del tiempo que puedes aportar a otras actividades necesarias para la empresa.
Siempre que lo consideres necesario puedes ofrecer tu consejo u orientación a una persona a través de una llamada de teléfono, el tiempo que te restará para realizar otras actividades en tu negocio siempre será inferior a una reunión en persona.
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