Artículo de Natalia Pomar, Directora de Negocio de DATISA
El pasado 27 de diciembre, el Congreso daba luz ver a la nueva Ley de impulso de la Factura Electrónica, una normativa que, además de impulsar la e-factura y crear un registro contable, permitirá agilizar los procedimientos de pago al proveedor y dar certeza sobre las facturas existentes que estén pendientes de pago.
A partir de ahora, el uso de la factura electrónica, tanto en el sector público como en el sector privado, será un procedimiento habitual ya que se establece la obligatoriedad de la norma a partir del año que viene. Con ello, empresas y administraciones públicas tienen la posibilidad de reducir sus cargas administrativas y, por ende, favorecer la eficiencia de sus procesos. Pero además, algo particularmente relevante relacionado con la aprobación de esta Ley, es que los proveedores estarán un poco más protegidos que hasta ahora, fundamentalmente, en sus relaciones comerciales con la Administración Pública.
La presentación de las facturas en un registro administrativo, dejará “huella” de las mismas, haciendo constar además, las fechas de devengo de intereses en caso de que se produzcan retrasos en los pagos. Pero también las Administraciones Públicas experimentarán importantes ventajas derivadas de este nuevo sistema de pago, que a día de hoy, no acababa de arrancar. En su caso, tendrán las herramientas necesarias para mejorar el control de la contabilidad de sus facturas, agilizando el cumplimiento de los plazos de pago.
Formato estructurado
A pesar del gran avance que supone la aprobación de esta Ley, lo cierto es que aún quedan algunos “flecos” pendientes de rematar. Uno de ellos es determinar cuál será el formato estructurado en el que se deberán presentar estos documentos. En el BOE del 28 de diciembre de 2013 se explica que será en una nueva Orden Ministerial que se aprobará próximamente, donde se especificará este detalle. Un detalle significativamente importante, por otra parte, pues se trata de uno de los principales frenos que, hasta ahora encontraba la e-factura para establecerse como sistema de facturación preferente.
Así las cosas, tenemos que la nueva Ley 25/2013, de 27 de diciembre señala el 15 de enero de 2015 como fecha de referencia a partir de la cual la e-factura será de uso obligatorio para los sujetos que tributen electrónicamente de acuerdo con la normativa tributaria, pero deja en el aire, esperemos que durante poco tiempo, el formato que se deberá aplicar para garantizar la validez de los documentos.
A día de hoy, son varios los formatos que se pueden utilizar para emitir facturas telemáticas entre otros, los más extendidos son XML, PDF, HTML, DOC, XLS, JPEG, GIF, TXT, EDIFACT (AECOC). Sin embargo, esta variedad o la falta de un estándar claro en la aplicación de la e-factura afecta negativamente al desarrollo de las plataformas de gestión que la soportan y por lo tanto, eleva el coste que representa la actualización de los sistemas que deberá utilizar el usuario final.
Por suerte parece que los estándares más extendidos, tanto a nivel nacional como a nivel internacional, evolucionan hacia la convergencia. Y, a tenor de lo que se publica en la edición del Boletín Oficial del Estado, que estamos utilizando como referencia en estas líneas, será próximamente cuando se determine el formato estructurado que deberemos utilizar todos.
De este modo, podrán empezar a materializarse los beneficios que desde hace tanto tiempo empresas y Administraciones Públicas esperan obtener con la aplicación de la e-factura. A modo de ejemplo, la Administración General del Estado vaticina un beneficio neto anual de 51 millones de euros, a los que suma un ahorro de papel de 2,3 millones gracias a la utilización de la factura electrónica.
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