La emisión y recepción de facturas y gestiones asociadas a presentar las declaraciones, el pago de los IVAs y otros, forma parte del día a día de las empresas. Por desgracia, a veces se confunde un modelo fiscal, se retrasa el pago a un proveedor, o se deja todo para el último día con el estrés que conlleva. Si quieres evitar estos y otros problemas, y ahorrar tiempo inútil para maximizar la productividad de tu empresa, estos son los 5 errores de facturación que debes evitar en la gestión de tu PYME.
- No apoyarte en la tecnología adecuada
Hoy en día no hay excusa para no llevar todo el tema de facturas al día, pues las transferencias se pueden realizar en cuestión de segundos, las gestiones burocráticas son en gran medida telemáticas y existen muchos programas de software que solucionan todo tipo de tareas de manera fácil y rápida. Funcionar con un Excel no tiene ningún sentido, aunque en la empresa seáis pocas personas y tengáis muchos otros temas a los que atender.
Adelántate a los plazos, ahórrate dolores de cabeza e incluso maximiza toda vuestra productividad, optimizando recursos. Todo eso y mucho más es lo que te da un buen software facturacion online para tu negocio. La clave es que puedas emitir facturas profesionales con el logo de la empresa y toda la información correcta en cuestión de 2 minutos. Así es como podrás hacerlo si ya tienes los clientes dados de alta en un CRM, integrado con un sistema de emisión de facturas. Puedes incluso tener a la gestoría vinculada al programa, para que ellos mismos tengan acceso a la contabilidad y te ahorres tener que preparar la información de los IVAs cada trimestre.
No hace falta que contrates un software de alto coste, pues hoy en día hay soluciones más que asequibles para PYMES. La clave es que sea un programa intuitivo, con buena relación calidad-precio y que cubra todas vuestras principales necesidades habituales.
Ten en cuenta que cualquier programa informático que implementes en vuestra empresa supondrá un esfuerzo de todos para aprender a usarlo. Lo lógico es que se pase por una pequeña formación y que al principio haya resistencia, pero no debe dar demasiados problemas de adaptación a ninguna persona del equipo.
Asegúrate de que todos se sientan cómodos en el uso para que se adapten al cambio y la inversión en software haya valido la pena. Por eso es útil que muchos de estos programas de facturas incluyan una demo de prueba de unos días, porque así se puede testear la experiencia antes de comprometerse con una solución tecnológica concreta.
Como motivación extra, no olvides que un programa de facturación no solo te servirá para evitar graves errores en tu empresa. Además te mejorará muchísimo la calidad de vida si le sabes sacar provecho, e incluso puede mejorar tus resultados año tras año.
Holded, por ejemplo, es un programa informático online que te permite gestionar facturas, pero también cuenta con otras funcionalidades que se complementan e integran con ello.
Puedes ver analíticas de tus ingresos y gastos, vincular al banco para automatizar pagos y cobros, controlar el inventario de tu empresa, gestionar las tareas del equipo de manera fácil y mucho más.
- Funcionar al día, a corto plazo
Otro de los típicos errores de facturación que debes evitar en tu PYME es vivir demasiado al día, apagando incendios en vez de pensar a medio y largo plazo. Evidentemente no podrás abandonar las urgencias, pero no olvides que invertir algo de tiempo en mejorar la productividad puede suponer ahorrar días e incluso mucho dinero en el medio y largo plazo.
Por ejemplo, si sabes que cada trimestre se presentan los IVAs, no esperes al 19 de cada tres meses a última hora para introducir todo. Asegúrate de que todo esté bien introducido en el programa informático de forma regular, y así no te cogerá por sorpresa cada tres lunas.
¿Has escuchado la matriz urgente-importante de Eisenhower? Se utiliza mucho en entornos profesionales por su gran utilidad para salir del cortoplacismo. Se trata de un cuadrante que divide las tareas según si son importantes y urgentes o no lo son. Así, se dividen las tareas en cuatro tipos diferentes:
- urgentes e importantes
- urgentes y no importantes
- no urgentes e importantes
- no urgentes y no importantes
Es normal que con las emergencias diarias las PYMEs tiendan a enfocarse mucho en las urgentes, pero hay el riesgo de olvidarse de lo importante. Seguramente si te paras a analizar lo que realmente importa en tu empresa saldrán aspectos como pueden ser estos:
- Hacer crecer los ingresos a largo plazo
- Minimizar los costes a largo plazo
- Tener una buena comunicación, cohesión y clima laboral
- Desarrollar el talento de cada persona de la empresa, y fomentar la formación y mejora continua
- Tener una buena imagen de la marca entre clientes y en general en redes sociales, en Google y demás
Organizarte bien con la facturación a veces puede parecer poco urgente, y te conformas con presentar los modelos que toca, emitir tal factura a un cliente, hacer un pago a un proveedor y demás. Esto es el día a día urgente, pero tener un sistema ágil de funcionamiento es muy importante. Puede marcar una gran diferencia en el bienestar de vuestra empresa, en la imagen de tus clientes y proveedores, en la profesionalidad cara a Hacienda, la Seguridad Social y demás.
- No conocer la legislación vigente
¿Tienes bien claro lo que dice la ley sobre tus responsabilidades como empresa en cuanto a facturación? No hace falta que seas jurista, pero hay unos mínimos que todo empresario debe dominar, y donde no llegues es importante que domine la gestoría que hayas contratado. Así podrás enmendar cualquier error que cometas y avisarte ellos antes que la Administración.
¿Sabías que, por ejemplo, como empresario debes conservar tus facturas emitidas y soportadas durante cuatro años?
Otro ejemplo típico de errores de facturación que debes evitar es que si emites una factura rectificativa por un error de una anterior, en ese caso, debe ir con otra numeración distinta, pero mencionando en el contenido que rectificas el número de factura con la numeración original.
Tampoco puedes olvidarte de añadir el desglose de IVA en la factura, porque es un aspecto esencial del documento de factura para que sea válido.
No todos los errores afectan a cuestiones de legislación fiscal, pues hay otros aspectos jurídicos en juego. Por ejemplo, es crucial no equivocarte y emitir una factura por error a otro destinatario. Si lo hicieras, podrías estar violando la protección de datos personales de algún cliente, y también por eso debes revisar bien cada factura en esos detalles importantes.
- Falta de claridad con los clientes y proveedores
Cada empresa tiene sus formas de trabajar en cuanto a facturación, independientemente de que todas estén sujetas a la misma legislación. En esos detalles que diferencian a una empresa de otra es posible que tengas malentendidos y problemas con algún cliente o proveedor. Para evitarlo, asegúrate de comunicar siempre con claridad tus requerimientos y formas de trabajo desde el principio de la relación profesional.
Cuanta mayor claridad tengas en todas tus colaboraciones desde el principio, más fácil será que todos estén satisfechos, y evitarás acabar en conflictos o incluso demandas judiciales por este tipo de malentendidos.
- Incoherencias de criterio y protocolos dentro de la empresa
Muchas PYMES tienen la comodidad de que son empresas familiares donde hay confianza y buen ambiente laboral. Por desgracia, a veces justo por ese exceso de confianza se peca de imprudentes y se saltan protocolos de funcionamiento que son importantes para las empresas.
Comunica, crea metodologías de trabajo que se sigan de manera disciplinada y evita que ‘la confianza pueda dar asco’ como dice el refrán. Más vale ir todos a una en lo que se refiere a facturar con los mismos criterios, porque de lo contrario podrías tener problemas.
Por ello, ayuda mucho tener reuniones periódicas y por supuesto como se ha mencionado anteriormente contar con un buen programa informático que sirva de punto de acceso común para todos, que homogenice al máximo la forma de trabajar de todos los miembros de la PYME.
Conclusión
Como ves, no es tarea sencilla llevar todo el tema de la facturación al día, porque hay una serie de errores que pueden ocurrir sin darnos cuenta, y que pueden ser graves en algún caso. Por suerte, hoy en día tenemos muchas facilidades gracias a toda la tecnología, y si te organizas bien y generas un buen flujo de trabajo en tu PYME, todo será como coser y cantar.
