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Como Cotejar documentos

El cotejo de documentos, al igual que la compulsa, sirve para examinar y comparar dos documentos, generalmente una copia con un original. La diferencia radica en que el cotejo está libre de cargas, es decir, es gratuito, y que debe llevarse a cabo en las distintas Unidades administrativas. Os explicamos cómo se hace y la importancia de cotejar documentos.

La RAE define cotejar como “confrontar algo con otra u otras cosas; compararlas teniéndolas a la vista” y ciertamente esta descripción no varía en exceso de su significado desde el punto de vista legal y administrativo. De hecho, la propia real academia reconoce el cotejo en su acepción jurídica como “prueba pericial que se practica cuando no se reconoce o niega la autenticidad de un documento privado presentado en juicio”.

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En realidad el objetivo de cotejar un documento es similar a de compulsarlo. En ambos casos se intenta dar fe de que el original y la copia de un papel o escrito son idénticos, que uno es igual al otro y debería servir para representarlo a efectos legales. Sin embargo, sí que existen diferencias en cuanto a los trámites que debemos seguir. La compulsa es mucho más habitual que el cotejo y en este sentido,  se puede llevar a cabo en Notarías, Ayuntamientos, Jefaturas Superiores y Comisarías de Policía y Gobiernos Civiles. Su expedición implica el pago de tasas, que variarán según el organismo que se encargue de llevar a cabo la compulsa, aunque más adelante entraremos en detalle al respecto.

Donde cotejar un documento

A diferencia de la compulsa, el cotejo de documentos debe hacerse en las Unidades Administrativas que han de gestionar el expediente o, para los documentos que tengan que ser cursados de oficio a su centro de destino. Estas Unidades Administrativas son, en el caso de los ayuntamientos, las áreas en las que este se divide (Acaldía, Urbanismo, Atención al ciudadano, Bienestar Social, Cultura, Policía Municipal, etc.), por poner un ejemplo, aunque como explican desde el Ministerio de Justicia que “se entiende por unidad administrativa aquella que, sin estar integrada en la Oficina judicial, se constituye en el ámbito de la organización de la Administración de Justicia para la jefatura, ordenación y gestión de los recursos humanos de la Oficina judicial sobre los que se tienen competencias, así como sobre los medios informáticos, nuevas tecnologías y demás medios materiales”.

Caso aparte es la Agencia Tributaria, que ofrece su propio sistema de cotejo de documentos a través de su Sede Electrónica. Para cotejar los documentos electrónicos será necesario contar con un código seguro de verificación o certificado electrónico. A través de este sistema podrás, por ejemplo, certificar documentos como tarjetas de identificación fiscal o cualquier otro fichero.

El procedimiento de cotejo

Cotejar implica comparar dos documentos, uno generalmente original y una copia. Por eso, entre la documentación a aportar debe figurar el documento original y la copia (siempre que esta no sea una fotocopia que queramos hacer en el momento).

La unidad administrativa se encargará de practicar el cotejo, comprobando la identidad de sus contenidos y devolverá el original al ciudadano. La diligencia de cotejo debe incluir una leyenda de que “esta copia es conforme con el original ” junto con la fecha en que se efectúa el cotejo, la identificación del órgano que la emite y la firma y el nombre de la persona (sea funcionario o laboral) que la expide. Además, la diligencia de cotejo se realizará en todas y cada una de las páginas del documento, o, en su caso, en la primera, añadiendo que el resto también han sido cotejadas.

Cómo cotejar documentos

  • Acudir a la Unidad Administrativa (ayuntamiento, Seguridad Social, Hacienda…)
  • Presentar el documento original y la copia a cotejar.

En realidad, el proceso es muy similar al de la compulsa, y lo que se pide al organismo es que de fe de que la copia es exactamente igual al original y por lo tanto la dote de la misma validez.

Una vez termine la comprobación, la unidad sellará la copia o emitirá el correspondiente certificado que la acreditará como una copia cotejada y le dará la validez legal. De hecho, a efectos prácticos será como si llevases el original encima. La diferencia es que no se podrá hacer una copia cotejada sobre otra copia cotejada.

Aquí os dejamos además una presentación en la que se detalla la importancia de cotejar y como debe hacerse a efectos prácticos:


Un ejemplo: la fotocopia cotejada

Si necesitas una copia cotejada del pago del recibo del IBI o de una licencia de obras en casa deberás acudir a tu ayuntamiento a la unidad administrativa que corresponda. Para conseguir tu fotocopia cotejada es necesario que lleves por un lado el documento original y la fotocopia del mismo, aunque esta podrían hacerla en la misma administración si se diese el caso.

En la ventanilla o mesilla habrá que entregar ambos documentos para que puedan compararlos. Al terminar la unidad administrativa nos devolverá el original y se quedará la fotocopia cotejada para su tramitación.
Toda fotocopia cotejada debe ser identificada como tal con un epígrafe que así lo indique. Bastará una leyenda del tipo “Esta copia es conforme al original”, que además tendrá que incluir el organismo que emite la copia, la fecha en la que se emite y la forma de la persona que la expide.

cotejar y compulsar documentos

Diferencia entre cotejar y compulsar

Durante todo el artículo hemos hablado del cotejo de documentos comparándolo con la compulsa. La mayoría de personas hablará de compulsar un documento como puede ser el DNI, las notas de selectividad o las calificaciones universitarias, por ejemplo. ¿Cuál es la diferencia real entre cotejar y compulsar? y por qué tendemos a referirnos siempre al segundo trámite.

Tanto al cotejar como al compulsar lo que se busca es certificar que el original y la copia son idénticos. El objetivo suele ser que ambos documentos tengan la misma validez legal. Lo que cambia es por un lado el procedimiento para obtener la copia, bien sea compulsada o cotejada, y los motivos para usar uno u otro sistema.
En primer lugar hay que aclarar que el cotejo es una acción más amplia que la compulsa y que ésta se entendería como un resultado del cotejo. De hecho, la Ley y más concretamente el artículo 38.5 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común se refiere siempre a cotejo y no a compulsar.

Como hemos visto el cotejo se lleva a cabo en Unidades Administrativas y se usa para documentos que hayan de ser cursados de oficio a su centro de destino quedándose la unidad con la copia. Además, no implica el pago de tasas.

La compulsa, aún buscando el mismo objetivo, requiere procedimientos diferentes y sí implica el pago de tasas. Un organismo oficial no debería proceder al cotejo cuando lo que se impone es una compulsar.

La compulsa sirve para garantizar que la copia es fiel a su original y puede realizarse en notarías, jefaturas superiores y comisarías de policía y gobiernos civiles. Compulsar un documento sí implica el pago de tasas y lo más normal suele ser hacerlo ante notario, por se también la opción más cómoda y que menos esperas implica.

Cuánto cuesta compulsar un documento

Lo que te ahorrarás al cotejar un documento en lugar de compulsarlo, por ejemplo a través del notario, son las tasas que ascienden a 3 euros por el primer folio del documento y 60 céntimos de euros por cada una del resto de páginas.

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Imagen – Lucky Business en Shutterstock

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