La factura electrónica necesita un empujón

Ignacio Pomar Gomá, Director General de DATISA

Los avances de los últimos años en el ámbito tecnológico y normativo, nos conducen claramente hacia una sociedad sin papeles y en este contexto emerge la Factura Electrónica. A pesar de sus ventajas demostradas, la factura digital hoy dista mucho de ser una realidad en las empresas españolas, debido a múltiples razones.

Una de ellas es la falta de un estándar de formato único, que dificulta la incorporación de estos ficheros a los procesos de gestión empresarial. En el transcurso de la historia, la factura electrónica también se ha introducido en España por imposición de grandes compañías de ámbitos como la automoción o la gran distribución. Cada una de ellas ha impuesto a sus proveedores locales su propio formato de documento, encareciendo la gestión de las PYMEs y consiguiendo que muchas de estas empresas perciban hoy a la factura digital como un sobrecoste, y no como una oportunidad de mejorar.

No hay beneficio sin integración

Existen cálculos exactos de los ahorros que se podrían conseguir con la aplicación de las facturas electrónicas: en el consumo de papel, de impresión, en el ensobrado y envío postal de las facturas, etc. y hasta en los gastos de almacenamiento. Pocas PYMEs, sin embargo, se plantean que para que estos ahorros alcancen un volumen crítico y repercutan realmente en la mejora de sus procesos, la expedición y recepción de las facturas digitales debe realizarse de manera integrada con su sistema de gestión (sea éste un programa financiero-contable, un programa comercial, de facturación o una herramienta ERP global).

Generar y expedir facturas electrónicas, reutilizando automáticamente la información de pedidos, almacén, de la contabilidad, del registro de facturas y de la tesorería, permite alcanzar ahorros mucho más significativos que la simple eliminación del papel. En cuanto a la recepción de las facturas electrónicas, por otro lado, sus gastos de gestión también decrecen de manera exponencial, si su registro y contabilización se llevan a cabo de forma automática, e incorporando la conciliación de albaranes. Gracias a estos automatismos, en el sistema de gestión se podrá completar automaticamente todo el ciclo administrativo, contable, de tesorería, de almacén, de inmovilizados, etc. reaprovechando los datos de cada factura digital, sin la necesidad de ninguna intervención manual y con un mínimo margen de error.

Cada innovación tiene su momento

Aunque el establecimiento de un único estándar de factura electrónica, sin duda, facilitará su implantación, cada innovación tiene su momento y el momento de la Factura Electrónica es HOY.

En la actuaidad, las PYMEs españolas ya disponen de soluciones ERPs con funcionalidades de facturación electrónica integradas, que son capaces de generar facturas en cualquier formato y que también resuelven la parte de su recepción, siendo capaces de leer y tramitar los formatos más utilizados, como UBL, Facturae y BSFactura. Además, dichas soluciones están abiertas a la incorporación de nuevos formatos de factura bajo demanda, como una opción transitoria viable hasta la estandarización total.

La Factura Electrónica hoy necesita un empuje por todos los actores del mercado, incluidas las empresas que deben empezar a aprovechar sus ventajas. Esperar hasta que llegue un estándar único y por imposición, sería un gravísimo error por dos razones.

Primero, porque “las cosas de palacio van despacio”, tanto en España, como en Europa. Y aunque el establecimiento de un estándar de factura electrónica en la CE sea uno de los objetivos de la SEPA, el mismo no se encuentra ni mucho menos entre sus prioridades. Y, en segundo lugar porque esperando, podríamos perder una oportunidad valiosísima para la mejora de procesos y el ahorro de costes administrativos en todo el mercado, tal y como ya sucedió con el EDI.

Ignacio Pomar Gomá, Director General de DATISA. Más información en el blog de Datisa.