En cualquier empresa de cierto tamaño la gestión documental es una tarea rutinaria con la que se puede perder mucho tiempo de no realizarse de forma eficiente. Cuanto más grande es la empresa, mayores son las necesidades de disponer de un protocolo organizativo a la hora de gestionar y organizar toda la documentación de la empresa, esto es lo que se consigue con la implantación de un sistema de gestión documental.
En ocasiones se confunde la importancia de la gestión documental pensando que es algo que solo afecta al departamento de administración, la gestión de archivos y documentos afecta absolutamente a todos los departamentos de la empresa, tan importante es tener digitalizada y perfectamente localizada una factura como lo puede ser un proyecto, una presentación o un informe mensual de resultados.
¿Cómo hacemos para implantar un sistema de gestión documental en la empresa?
- Lo primero y más importante es conocer cuáles son nuestras necesidades a la hora de gestionar la documentación y qué archivos y documentos deseamos incorporar dentro del sistema de gestión documental.
- A continuación, buscaremos un programa de gestión documental adecuado a las dimensiones y estructura de nuestra empresa. Lógicamente no son las mismas las de un profesional autónomo, una empresa de 5 a 10 trabajadores o una corporación con diferentes departamentos localizados en varias oficinas separadas geográficamente. Este tipo de programas informáticos para la gestión documental han evolucionado a lo que ahora se denominan ECM (Enterprise Content Management) o lo que es lo mismo, software para gestión de contenido empresarial.
¿Qué funciones debe tener un software de gestión documental o la suite ampliada que ya conocemos como ECM?
Un software de gestión documental sencillo debe disponer al menos de las funciones que permitan digitalizar y almacenar la documentación y acceder a ella desde cualquier ordenador habilitado al efecto, por tanto hoy en día es totalmente necesario que se pueda acceder al programa con trabajo en la nube y tener habilitado un control de versiones para saber si se ha realizado alguna modificación sobre los documentos y en qué momento.
Si necesitamos funciones avanzadas para la gestión de archivos y documentos, entonces necesitaremos trabajar con un ECM. En países de habla hispana se está implantando con cierta celeridad el ECM R2Docuo, a diferencia de un software de gestión documental clásico, este programa con operatividad en la nube, no solo está enfocado a archivar la documentación sino que dispone de funciones de apoyo muy beneficiosas para todo el personal. Por una parte dispone de una función workflow para la gestión de flujos de trabajo que facilita enormemente la implantación del sistema de gestión documental; y por otra parte dispone de funciones para trabajar en la nube. Entre estas funciones se encuentran el archivo y envío de documentos de gran peso a través de la nube, y el control de versiones para que los equipos que trabajen sobre un mismo documento puedan ver en qué fase se encuentra de edición o archivo.
Un sistema de gestión documental es un procedimiento que todas las empresas que quieran ser eficientes deberían de contemplar en su plan de negocio anual.
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