La organización de eventos corporativos forma parte de la dinámica habitual de las empresas. Esos encuentros de trabajo, en los que se intercambian experiencias y se ponen en común nuevas iniciativas, constituyen una actividad fundamental de cara a la proyección y consolidación de las empresas. Además, son la ocasión perfecta para cerrar tratos y mostrar las habilidades que debe tener un directivo para gestionar su equipo y organizer eventos que sirvan para el crecimiento y desarrollo de los empleados.
Poner en marcha un evento, por simple que sea, requiere un esfuerzo especial de planificación. En algunas empresas, la organización corre a cargo de profesionales especializados, los denominados «gestores de eventos». En otros negocios, sin embargo, no existe esta figura específica y son los mandos intermedios los que asumen la puesta en marcha de las convocatorias. ¿Qué elementos hay que tener en cuenta a la hora de planificar la asistencia a eventos?
• Definición del evento y presupuesto
La gestión exitosa de una empresa en relación con los eventos empieza con una definición exacta de objetivos: ¿qué se pretende conseguir con la organización del encuentro?, ¿a través de qué formato los empleados podrán disfrutar y adquirir mayor conocimiento? ¿charlas, cursos fuera de la oficina, conferencias, otros?
Una vez clarificados estos aspectos, habrá que elegir el marco más adecuado para desarrollar la actividad y elaborar un presupuesto exhaustivo, teniendo en cuenta los recursos humanos. Por lo general, los encuentros empresariales precisan la contratación de personal extra. También habrá que formar un equipo gestor que se encargue de desarrollar todos los aspectos organizativos hasta el mínimo detalle.
• Traslados de los participantes
Los traslados son fundamentales en la organización de los eventos. Si queremos ofrecer una imagen de seriedad y rigor empresarial, es imprescindible garantizar un trasporte de calidad a los asistentes y por supuesto a nuestros empleados.
Existen diversas alternativas de transporte, pero si hemos de trasladar a grupos, la mejor opción es la contratación de autocares, existen diversas opciones, desde los más básicos hasta los más reconocidos y elegantes, entre ellos, los autobuses de lujo de Esteban Rivas, y mencionamos esta empresa porque es una de las más conocidas en España, pero hay otras y lo importante es tener diversas opciones para elegir la que más se adapte a los requerimientos del evento y de nuestro presupuesto.
Y como estamos hablando de alternativas, es conveniente pensar en el alquiler de distintos medios de transporte. Por ejemplo los directores o aquellos que tendrá una participación en el evento pueden asistir y tener a su disponibilidad algunos coches con conductor, que facilitan las búsquedas en el aeropuerto y los traslados de un punto a otro de forma fácil e inmediata.
• Alojamiento, comidas, actividades
En la mayoría de eventos empresariales, la organización pone a disposición de los asistentes una serie de habitaciones de hotel. También es preciso elegir y reservar restaurantes y concretar una serie de actividades complementarias que puedan servir de apoyo a las jornadas de trabajo.
• Aspecto lúdico
El éxito de un evento corporativo no solo depende de las reuniones y de los frutos de las sesiones de trabajo, también es muy importante el aspecto lúdico. La diversión ha de formar parte de las agendas de trabajo y es una forma de incentivar la asistencia y participación en los encuentros.
Las posibilidades son amplias: como cenas, tiempo de networking con copas de vino y tapas, incluso algunas dinámicas para romper el hielo entre los asistentes.Aunque la gastronomía y la fiesta siempre juegan un papel destacado, también se valora la creatividad. Cualquier recurso sorprendente, que despierte el interés de la concurrencia, añadirá al evento empresarial un atractivo extra.
Lo importante es que todos los asistentes al terminar el evento, sientan que la inversion de su tiempo ha valido la pena y para ello son muchos detalles que se deben cuidar.
