Se sabe que son varias las empresa y pymes que ante la crisis tratan de evitar los viajes de negocios y se vuelcan por la tecnología para comunicarse. Pero así y todo las empresas que igualmente por los viajes de negocios, no ejercen control de gastos en los viajes de negocios de la empresa, por lo que queda sin controlar un 13% de los gastos.

Dicho porcentaje parte de la plataforma de formación continua Forum Business Travel, que señala que son un 13% los gastos extras que asumen las empresas durante los viajes de negocios, en concepto por: gastos en el parking, uso de wifi en hoteles o servicios extras en el avión.

Esto no hace que más que reflejar que las empresas no logran llegar a cuantificar los gastos extras generados por los empleados al salir en viaje de negocios. Por lo que un método que se aconseja es el pago con tarjeta.

La forma de poder calcular los costes, es el de analizarlos previamente al viaje y mientras se da el mismo, y lógicamente tras este. Ya que tras la vuelta del empleado sobreviene la justificación de gastos, este proceso lo facilitará el utilizar medio de pagos que siempre permiten acceder a registros, entre uno de los mejores es la tarjeta de crédito.

Uno de los sistemas que vienen captando la atención de las empresas es los llamados autorreserva para un mejor control ya que permiten realizar el seguimiento de la política de viajes, si bien son costosos.

Una posibilidad la da Estefanía Ruiz miembro del comité de Dirección de American Express Barceló Viajes, que propone que la agencia de viajes presenta un papel de ayuda para el control de gastos añadidos y detección de costes ocultos, además de poder ser una forma de departamento externalizado para liquidación de notas de gastos.

Imagen: viajandoandamos

El Primer Informe de Viajes de Empresa en España por parte de FCM Travel Solutions siendo una de las más prestigiosas agencias mundiales en segmento de viajes de negocio, revela que las empresas españolas a pesar de la crisis o tiradas por ella optaron por salir a internacionalizarse durante 2010.

El informe demuestra que realizaron viaje un 1% menos en 2010 aunque escogieron destinos más lejanos entre ellos el principal ha sido América en el que se dio un incremento del 8% y hacia Asia que creció un 16%, buscando oportunidades de negocios tanto pymes como emprendedores siendo apoyadas en algunos casos por el ICO que brinda diferentes líneas de préstamos.

Los países emergentes se vuelven una atractiva oportunidad de ser receptivos de productos de las empresas españolas, y dentro de Asia, China ha sido una de las que más interés despertó por parte de las empresas españolas, más allá de las diferencias culturales.

Además un 68% de las empresas, lleva a cabo reservas anticipadas con el objetivo de lograr mejores precios. Mientras que el 56% de ellas elige reducir el número de viajes e incluso remplazar las visitas de negocios por la videoconferencia algo que reduce notablemente los costes, el 56% de ellas.

Mientras que el gasto aéreo se lleva a cabo en el 94% de las oportunidades haciéndolo a través de aerolíneas tradicionales, el 6% en cambio lo hace a través de las compañías low costs algo que a la hora de los alojamientos también suelen elegir algunas los hoteles low cost.

En cuanto al sector existen previsiones de llegar a alcanzar un nivel de facturación por 3.605 millones para 2011, lograría crecer en un 3%, comparados los 3.500 millones de 2010.

El informe se basó en una encuesta a 200 empresas, en el que se refleja que el 33% de las empresas desean elevar sus presupuestos para viajes de negocios, una sustancial mejoría frente al 50% de empresas que debieron reducir su presupuesto en este segmento para viajes de directivos y técnicos.

Imagen: nica-chinatrading

Fuente: Cincodias

Para muchas empresas los gastos en viajes de negocios representan un alto coste, pero dada la actividad de la misma, es difícil recortar estos gastos. Por eso hay que buscar alternativas que logren reducir el gasto de la mejor manera posible.

hotel.info le permite ahorrarle a la empresa una importante suma ante un viaje de negocios, ya sea un empleado o el propietario de la empresa.

Se ha implementado un sistema de tarifas especiales para empresas, pudiendo ahorrar con los hoteles participantes los cuales ofrecen precios especiales para clientes de negocios.

Entre las ventajas que pueden obtener, se encuentran:

Números gratuitos internacionales, recibiendo ayuda las 24 horas del día.
Cancelación gratuita, de no poder presentarse en el hotel que se ha reservado, podrá cancelar la reserva sin ningún coste adicional.
Búsqueda radial: este sistema le permite hacer una reserva cerca de la dirección de destino.

Dependiendo del volumen de su empresa el área que más se adecue puede ser:

- Área para todos los clientes de negocios

- Área para Travel manager

Si viaja por negocios como empleado de la empresa y cuenta con un volumen de reservas de hotel inferior a 50.000 € al año, se podrá registrar como viajero de negocios y lograr beneficios a partir de las ventajas de una colaboración con hotel.info

Tarifas especiales para empresas: Si ve en la lista de hoteles el logo de hotel.info entonces podrá disfrutar de las atractivas hoteles e importantes ventajas de precio como cliente de negocios.

Teléfonos de atención al cliente gratuito: A través de los números internacionales gratuitos, especiales para clientes corporativos tendrán asistencia telefónica profesional alrededor del mundo y durante las 24 horas.

Los viajes corporativos se han convertido en uno de los caballos de batalla de quienes acusan a las grandes empresas de despilfarrar su dinero en ofrecer comodidades innecesarias a sus directivos. El caso más flagrante fue el viaje en jet privado de los ejecutivos del motor desde Detroit a Washington para solicitar ayudas al Gobierno. Evidentemente las pyme están no pueden permitirse ese tipo de lujos, pero tampoco pueden prescindir de realizar sus viajes de empresa y por eso necesitan ahorrar en este tipo de desplazamientos.

Desde Rumbo Negocios explican que una de las claves para que el viaje sea más barato pasa por seguir siendo productivo incluso fuera de la oficina. las nuevas tecnologías que permiten estar conectado en cualquier momento con el puesto de trabajo, por lo que aumenta la rentabilidad del desplazamiento o, visto de otra forma, se pierde menos tiempo. Sin embargo, lo que muchas pyme buscan no es sólo aprovechar al máximo su tiempo , sino ahorrar en el coste del viaje de negocios, es decir gastar menos.

Para reducir los gastos de estos viajes de empresa, Rumbo Negocios ha elaborado un decálogo del ahorro que se traduce en 10 simpres reglas con las que ahorrar entre un 30% y un 40% del coste:

1) Usar las tarifas más baratas de Internet. Un mismo asiento en un vuelo a Londres puede costar entre 50 y 1.000 euros. Puede complementar una tarifa económica con un seguro de cancelación “todo-riesgo”, por un importe mínimo, por si no pudiera viajar por cualquier causa. El uso de tarifas más económicas resulta rentable, aún cuando se tenga que perder algún billete y para encontrar esos vuelos la mejor fórmula suele ser acudir a buscadores de vuelos como los de la propia página de Rumbo.

2) Reservar con anticipación. Este punto está muy relacionado con el apartado anterior, ya que si espera al ultimo día es muy posible que no existan tarifas económicas y tenga que pagar un 100% más de lo que hubiera podido pagar reservando 10 días antes. Aunque en muchas ocasiones esto no es posible, que muchas empresas tratan de concienciar a los viajeros sobre la importancia de tener esta planificación en sus viajes; y de hecho introducen estos parámetros en su política de viajes de forma que se mide a los empleados en función de su cumplimiento. Una buena medida consiste en obtener listados de anticipación media en las compras y distribuirlo a los empleados, de forma que cada uno viajero vea como esta contribuyendo o cuanto le falta para acercarse a la media de la empresa.

3) Aprovecharse del “visual guilt” o “factor de culpabilidad” que le ofrece Internet. En una agencia online el viajero ve todas las tarifas económicas de todas las compañías en una sola pantalla. A un empleado le genera cierto rechazo elegir una tarifa cara por ir en una determinada aerolínea si en la misma pantalla se le muestra una alternativa un 80% mas barata.

4) Adaptar en lo posible su reunión a los mejores precios. Si localiza una tarifa muy económica para estar en destino a las 10 de la mañana, el hecho de comprometerse a estar a las 9 de la mañana le puede suponer tener que pagar el doble por su billete. Si encuentra una buena tarifa, reserve su billete, cierre la reunión y compre posteriormente el billete. Incluso hay funciones en las webs que le ofrecen información sobre el día mas barato para viajar dentro de una semana o un mes. Si podemos visitar al distribuidor de Málaga el jueves en vez del viernes y ahorrar un 30% del billete, ¿porque no hacerlo? Muchas PYMES tienen ya en cuenta estas consideraciones.

5) No ceñirse a una aerolínea. Las mejores webs en Internet le ofrecen objetivamente las combinaciones de todas las aerolíneas para que el precio final sea el más bajo posible. Ir con una y volver con otra puede dar muy buenos ahorros.

6) Definir claramente los objetivos de las reuniones. No se trata de hacer menos reuniones, sino de que asista la gente necesaria para cubrir los objetivos. En viajes de incentivos, la US Travel Association recomienda que no haya más de un 10% de ejecutivos de la firma patrocinadora.

7) Buscar las mejores ofertas de hoteles en Internet. Aunque disponga de tarifas negociadas, en algunas ocasiones le puede resultar conveniente beneficiarse de las promociones que las cadenas hoteleras publican en Internet, tanto en sus propias webs como en las de las agencias on-line. Otra buena opción es aprovecharse de las ventajas en precio reservando vuelo + hotel.

Distribuir entre los empleados informes sobre costes medios en las principales rutas. Todos los que estén consistentemente por encima de éstos tratarán de bajarlos para adecuarlos a los que tiene su empresa.

9) Premiar y fomentar el ahorro entre los empleados. Un incentivo económico en función del ahorro generado puede reducir los costes de los viajes en gran medida y concienciar al viajero sobre la adopción de las medidas necesarias comentadas anteriormente (reservar anticipadamente, buscar entre todas las aerolíneas, adaptar las reuniones, etc.). Resulta también muy efectivo el “ejemplo” que puede dar un Director Financiero viajando en una “low cost” a Londres<

10) Tratar de beneficiarse de los precios especiales que las aerolíneas sacan al mercado los fines de semana. Las propias webs de las aerolíneas y las agencias on-line son las que mejor suelen mostrar estas opciones. Muchas PYMES ya lo saben y se conectan a Internet los domingos para reservar los vuelos de la semana.

Hoy en día todo el mundo reconoce que en Internet se generan los mejores ahorros, pues es la solución usada mayoritariamente para la búsqueda de viajes y vuelos particulares. Son las empresas, y no solo las pyme, las que todavía se aprovechan en menor medida de estas ventajas. En ocasiones esto se debe a los costes administrativos relacionados con tener que buscar el viaje por su cuenta en lugar de dejar que se encargue la agencia de confianza. Y es que hay dos asuntos muy relacionados con toda la gestión del viaje dentro de las empresas y que hay que valorar conjuntamente con el potencial ahorro de Internet: las tareas administrativas y el control del gasto.

Se puede valorar el primer punto con el siguiente ejemplo: Supongamos una empresa que gaste 200.000 euros al año en viajes. La opción de usar Internet para sus viajes siguiendo algunas de las normas expuestas anteriormente le puede proporcionar más de 50.000 € de ahorro, y solo debería encargarse de gestionar 50 facturas individuales al mes (algo menos de un día de trabajo al mes).