Windows Vista no convence a los empresarios

Publicado por Jose Trecet - 02/04/08 a las 08:04:14 am

Ha pasado cerca de un año desde el lanzamiento oficial de Windows Vista y comienzan a llegar los primeros datos sobre su implantación real en el mercado estadounidense. Las cifras no son en absoluto alentadoras, ya que a las críticas de varios expertos sobre la fiabilidad del sistema operativo se está uniendo la reticencia de los empresarios a migrar a un sistema que desconocen y del que no siempre tienen referencias positivas. De hecho, según recoge un post de abadiadigital en Estados Unidos apenas un 6.3% de las compañías optan por esta opción, en tanto que un 89,8% prefiere seguir utilizando XP y el resto se decanta por otras opciones como los diferentes sistemas de Linux.

Lo más curioso es que el porcentaje de usuarios de XP no ha descendido en 2007, sino que ha aumentado pese a la retirada de este producto de las tiendas. Y es que según parece los empresarios estadounidenses se han apresurado a adquirir los pocos sistemas XP del mercado para poder mantener su estructura. Sólo así puede explicarse el aumento en tres décimas de este dato. La investigación llevada a cabo por Forrester Research Inc revela un dato todavía más preocupante: la mayor parte de quienes se han aventurado a utilizar Vista lo han hecho migrando desde sistemas totalmente obsoletos como Windows 2000 o Windows Premiun. Es decir, porque prácticamente no les quedaba otra solución. A esto hay que unir un fuerte desconocimiento por parte de las pyme acerca de las opciones de software libre a su alcance en o que a sistemas operativos se refiere. Cada hay más opciones en cuanto programas informáticos de gestión gratuitos al alcance de los empresarios y su uso se va extendiendo poco a poco como alternativa a la piratería o a tener que comprar el programa. Pero no ocurre lo mismo en el caso de los sistemas operativos, donde la gran mayoría se aferra a Windows y la inversión realizada en XP. Además, hay que tener en cuenta que el coste del nuevo Vista supera los 200 euros.En general, está relacionado con el miedo o reticencia al cambio que se observa no sólo en los dirigentes de las pyme sino también en muchos altos directivos españoles de grandes empresas. Esto es precisamente lo que ocurre con el empecinamiento en mantener la versión 6 del navegador Internet Explorer en lugar de descargarse de forma gratuita la versión 7. Los datos son claros al respecto: sólo un 30% de las compañías han emigrado a Internet Explorer 7 pese a que ofrece nuevas funcionalidades y un manejo mucho más cómodo. Muchos empresarios recelan de esta versión y como ocurre en el caso del sistema operativo prefieren esperar directamente a que la versión 8 esté disponible. Claro que también hay otros que no lo instalan por puro desconocimiento técnico e incluso porque al contar con sistemas no originales (algo relativamente común) no pueden hacerlo.

Movilidad aplicada a la pyme

Publicado por Jose Trecet - 04/03/08 a las 09:03:11 am

El término de movilidad está más de moda que nunca que en el ámbito empresarial y pocas son ya las compañías que no han oído hablar de estas soluciones que abarcan desde teléfonos móviles, smart phones, PDA, talet PC  ordenadores portátiles, estos últimos en menor medida debido a su mayor peso y menor autonomía. Su principal objetivo es aumentar la productividad de la empresa a través de los llamados trabajadores móviles, es decir, empleados que bien pasan mucho tiempo fuera de la oficina o que se encuentran en constante desplazamiento dentro de la misma

España es un país puntero en este apartado con una implantación del 45% entre las medianas y grandes empresas, por encima de países como Francia, Alemania o Italia según datos de IDC. Además, ese mismo 45% dispone de una clara estrategia de movilidad, algo con lo que sólo cuenta el 35% de las pyme entre 50 y 99 empleados y que es totalmente desconocido para las compañías todavía más pequeñas. Las pyme desaprovechan de esta forma una tecnología de rentabilidad probada y que puede reportarle grandes ventajas, si bien es cierto que antes de adquirirla hay que estudiar si realmente es necesaria y en qué puede ayudar a la organización. De hecho, las aplicaciones móviles no son beneficiosas de por sí, sino cuando se aplican a un negocio donde pueden ofrecer una ventaja real.

Desde Datisa, desarrollador de software especializado para pyme explican Ignacio Pomar, responsable de sistemas, explica que “uno de los principales frenos en este aspecto, hoy por hoy, es el precio de las comunicaciones en España, que supera con creces al de otro países europeos”. A esto hay que añadir problemas de cobertura para conectarse vía Internet con los sistemas de gestión centrales en las oficinas de la compañía y la percepción de la inseguridad de estos aparatos (un falso miedo, ya que la mayoría de virus no están diseñados para estos aparatos). También existe un cierto temor a la fuga de información, igualmente infundado, ya que para el empleado es más fácil sustraer esos datos por otros medios, en tanto que los archivos que suelen guardarse en estos dispositivos sólo son relativamente vitales. Por su parte, en las pyme hay otra serie de condicionantes como la falta de recursos y conocimientos informáticos para el soporte técnico y de tiempo para informarse sobre estas soluciones

Entonces ¿por qué pueden ser atractivas por ejemplo las PDA para una pyme? En primer lugar, porque su precio se ha moderado y por cerca de 500 euros se pueden encontrar aparatos fiables, con altas prestaciones y, sobre todo, resistentes. Una inversión más moderada ha servido para abrir los ojos a muchas pyme, que se decantan por implantar estas soluciones de TI principalmente por motivos de imagen antes que por temas relacionados con la productividad. Y es que como relata Pomar “la satisfacción del cliente importa, y mucho”. Así, una empresa de restauración ofrecerá mejor imagen si sus camareros llevan una PDA, al igual que si lo hacen los comerciales de cualquier compañía. En este sentido, la edad del empresario suele ser determinante (cuanto más joven más proclive será a contar con las nuevas tecnologías).

Las ventajas del uso de aparatos móviles, especialmente PDA, son claras y tienen una relación directa en la productividad y se pueden simplificar en siete puntos según la experiencia de Datisa.

1- Ahorro de tiempo, por ejemplo en el almacén de la compañía. Pomar explica que es habitual tener que cesar la actividad del almacén por lo menos una vez al año para comprobar el stock y el producto, una actividad en la que se puede ahorrar hasta el 75% gracias a una PDA y un sistema de códigos de barra (un estandar hoy en día).

2- Reducción de los costes y los desplazamientos, tanto de los empleados dentro de la oficina como de la flota de comerciales y transportistas.

3- Mayor productividad: un buen ejemplo son las empresas de restauración, donde se ahorran costes de papel y se mejora la eficacia a lo largo de todo el proceso (se evitan errores, se mejoran los tiempos de preparación, de facturación…). Así, el ahorro en atención al cliente para restaurantes es del 40%.

4- Se evitan errores debidos, por ejemplo, a la caligrafía de los comerciales o camareros. En concreto, la precisión en la toma de datos es un 30% mayor.

5- Mejor atención y servicio al cliente.

6- Evita accidentes laborales al reducir e movimiento de mercancías (siempre y cuando los códigos de barras estén bien colocados, claro está).

7- Mejora la conciliación de la vida laboral y familiar al permitir el teletrabajo y evitar, por ejemplo, que los comerciales tengan que acudir a la oficina a diario.

De todas forma, no es oro todo lo que reluce y existen una serie de retos para la pyme a la hora de implantar estas tecnologías, que no siempre tienen por qué resultar rentables, aunque analizaremos los mismos en el próximo post.

Software gratuito para las pyme

Publicado por Jose Trecet - 14/02/08 a las 10:02:22 am

La informática se ha convertido no sólo en una parte fundamental de la vida cotidiana, sino también en un área donde la pyme debe acometer constantes y costosas inversiones. Al margen del coste de los equipos, existen una serie de programas que es necesario tener como antivirus, editor de textos, hojas de cálculo y otros que si bien no son estrictamente obligatorios, sí que pueden suponer un impulso para la pyme. Se trata de los ERP, CRM, vertical business applications, e-Learning o aplicaciones sobre VoIP.

Recientemente se ha publicado la Guía Open Source que, dividida en dos tomos ofrece una visión del sector del software libre y una serie de programas de gestión para pequeñas y medianas empresas. Este trabajo se ha realizado en el contexto de los proyectos Flossmetrics y OpenTTT, desarrollados por la Unión Europea. La guía se divide en dos textos. El primero de ellos FlossGuide, tiene un tamaño de 2Mb y se centra en el modelo de software libre y el valor que aporta a las pyme. El segundo es quizás algo más útil. El FlossCatalog (20Mb) presenta los programas en sí. Se trata de una impresionante recopilación de las principales soluciones de ERC, CRM, seguridad, Voz sobre IP, eLearning, gráficos, aplicaciones de escritorio, ingeniería…

Lo mejor es que ya han anunciado que actualizarán periódicamente este listado conforme aparezcan nuevas aplicaciones o se mejoren las existentes.

La importancia de hacer copias de seguridad

Publicado por Jose Trecet - 29/01/08 a las 09:01:09 am

Recientemente ha salido a la luz en Estados Unidos el caso de una empleada que, tras ver en un periódico que su empresa buscaba un trabajador similar al suyo y, pensando que iba a ser despedida, decidió vengarse. Entró el domingo por la noche en su oficina y borró del servidor siete años de trabajo, lo que traducido a términos económicos suponen 2,5 millones de dólares. Y todo por un malentendido, ya que no era ella la persona que la compañía quería sustituir.

Lo que en principio puede parecer una simple anécdota curiosa es el mejor ejemplo de la importancia de hacer copias de seguridad de los datos de la empresa. Y es que no sólo los empleados pueden ser una amena. Inundaciones, incendios o una simple subida de tensión puede inutilizar los sistemas de almacenamiento informático y dar al traste con años de trabajo. Sin embargo, la protección de la información es una de las tareas pendientes de la pyme española.

Desde el punto de vista técnico existen varias opciones muy sencillas de ejecutar para duplicar los datos y hacer copias de seguridad. Evidentemente, lo más sencillo en este sentido, aunque también lo más engorroso en cuanto a la planificación (sobre todo si disponemos de más de un ordenador) es grabar un CD/DVD con la información. El mayor problema es que se pueden acumular varios DVD y su almacenamiento y ordenación puede llegar a ser complicada. En esta línea, siempre se puede adquirir un disco duro portátil (actualmente existen dispositivos de alta capacidad cuyo precio no supera los 100 euros).

Sin embargo, también hay otras soluciones de bajo coste y algo más especializadas. En este sentido, Microsoft explica en su página web cómo realizar una copia de seguridad a través de Windows XP a coste cero. También existen otra serie de programas gratuitos especializados en realizar copias de seguridad tanto del sistema como de los datos. Cdlibre.org dispone de un amplio catálogo de programas de software libre con utilidades de copias de seguridad, así como utilidades de borrado y recuperación de archivos. Otra fuente en este apartado puede ser el listado de programas que ofrece (también de forma gratuita) abcdatos.com o programasgratis.com

En estos casos, conviene que el empresario guarde el soporte físico donde tiene las copias de seguridad en un lugar diferente de donde están ubicados los ordenadores. Así, en caso de robo o desastre natural/técnico, siempre podrá salvarse la otra versión de los archivos.

Por su puesto, siempre existe la opción de acudir a unos profesionales, que por un módico precio que oscila entre los 25 euros al mes por cerca de dos giga bites de información hasta los 500 euros cuando la cantidad ya es mucho mayor. En general, una pyme al uso puede necesitar hasta 10 giga bites de espacio para guardar sus archivos esenciales, y esta ya es una cantidad de espacio más que considerable.

Lo que siempre hay que tener en cuenta es que el dinero destinado a la protección de datos no es un gasto sino una inversión en la que ser conviene no ser huraño. Por cierto, la compañía estadounidense terminó recuperando sus 2,5 millones de euros en datos, pero después de contratar a una de las mejores compañías de recuperación de datos y desembolsar, a buen seguro, una enorme cantidad de dinero.

Formación gratuita sobre el nuevo Plan General Contable

Publicado por Jose Trecet - 17/01/08 a las 08:01:27 am

Si la planificación de todo un ejercicio de actividad económica es complicada por sí misma, la de 2008 promete ser todavía más ‘emocionante’ gracias al nuevo Plan General de Contabilidad (PGC) que entró en vigor el pasado 1 de enero. Aunque ya son muchas las pyme que han empezado a adaptar sus libros a la nueva norma también hay otro enorme porcentaje que trata de asimilar los cambios que se han producido y las actualizaciones en sus programas contables informáticos.

Aunque a priori el nuevo PGC exigirá un gran esfuerzo a los pequeños y medianos empresarios, también ofrece la oportunidad ideal para modernizar el departamento contable mediante la adquisición de programas informáticos. Así, las pyme podrán financiar a tipo cero la adquisición del software para aplicar la nueva normativa.

ero incluso con estos programas contables siempre será necesario conocer a fondo el PGC. Debido a la importancia de la reforma han surgido infinidad de cursos de pago y material didáctico sobre cómo hay que aplicarla y qué cambios implica. Sin embargo, la pyme también tiene a su disposición otras fórmulas para conocer el plan sin tener que destinar un solo euro al respecto. Así, el Consejo Superior de Cámaras de Comercio ofrece a través de CEPYME y la UNED cursos gratuitos sobre el PGC.

demás, Forem, Fundación Tripartita y Fondo Social Europeo, también ofrece un ‘Curso Gratis Contabilidad: Plan General Contable Informatizado’. Pero no son los únicos, ya que dentro del plan de Formación Continua de Trabajadores, algunas agrupaciones empresariales también incluyen el PGC entre su oferta.

tra opción para las pyme pasa por consultar con su proveedor de programas informáticos contables. Empresas como Datisa ya organizaron durante 2007 seminarios y jornadas para explicar los pormenores del PGC a sus clientes y esta siempre es una opción a tener en cuenta. Para quienes no deseen invertir su tiempo en recibir formación y prefieran aprender por ser autodidactas, además de la densa normativa, pueden encontrar una información más que completa en plangeneralcontable.com.

Software libre para pyme, la opción gratuita

Publicado por Jose Trecet - 20/08/07 a las 09:08:40 am

La informática se ha convertido en una parte esencial e incluso imprescindible para el trabajo en cualquier pyme. Tanto es así que existen infinidad de tareas administrativas que apenas sí podrían llevarse a cabo sin la ayuda de las máquinas. Sin embargo, también se trata de una importante factura para la compañía en forma de los programas y las licencias necesarias para operar. Para hacernos una idea, simplemente el programa operativo Windows XP cuesta hasta 230 euros, mientras que los programas Contaplus y Nominaplus, dos de los más utilizados para la gestión de nóminas y para llevar la contabilidad de la empresa cuestan 460,6 euros cada uno, en tanto que la versión estándar para pyme de SAGE ronda los 738 euros. A estos hay que añadir, generalmente, un programa para el tratamiento de textos, uno de hojas de cálculo o para presentaciones con diapositivas, entre otros. Básicamente, el paquete Office, también de Microsoft, y cuyo precio puede consultarse aquí. Se trata, pues, de una inversión considerable para cualquier empresa, sobre todo teniendo en cuenta que el coste es por unidad y que una pyme puede disponer de varios PC.

Además, con el nuevo Windows Vista (que posiblemente se convierta en el estándar en un plazo de dos años) va a ser todavía más difícil piratear los programas, una práctica muy extendida en nuestro país. De hecho, un estudio de la consultora IDC desvela que el índice de piratería en España es del 46 por ciento, diez puntos por encima de la media de la UE. Dentro de las pyme este índice es todavía superior. Según Business Software Alliance, un 70 de las pequeñas y medianas empresas nacionales utiliza algún tipo de software ilegal (generalmente word, excell o programas de este tipo). El nuevo sistema operativo de Microsoft se lo va a poner más difícil a estas compañías. Pero siempre existen otras opciones igual de baratas, es decir, gratuitas, y legales: el llamado software libre.

El miedo a lo desconocido y la creencia de que hay que tener conocimientos informáticos avanzados, unido a la relativa facilidad para hacerse con copias ilegales, ha lastrado hasta el momento el despegue del software libre. Sin embargo, es necesario indicar que no es imprescindible ser un ‘as’ de la informática para poder beneficiarse de los programas gratuitos o de código abierto. Existen dos medios para disfrutar de estos programas: contar con un sistema operativo Linux (es como Windows pero gratuito) o a través del clásico Windows. En el primero de los casos sí puede ser necesario contar con ciertos conocimientos informáticos, tampoco excesivos, pero en el segundo, cualquier usuario medio puede bastarse para instalar y utilizar estos programas. Un buen ejemplo es el de Open Office. Es una suite de ofimática prácticamente igual al Office de Microsoft en lo que a diseño y funcionamiento se refiere, pero totalmente gratuita. Además,  permite leer e incluso generar archivos de texto con formato Word para que cualquier destinatario pueda abrir y leer los documentos.

Existen multitud de programas de código abierto para infinidad de áreas, desde astrología, diseño en 3D u ofimática hasta buscadores o programas de correo electrónico, entre otros. Encontarlos es relativamente sencillo, ya que existen multitud de páginas web, tanto de los creadores como de recopilación de datos. Una de estos portales es el de CD libre, que dispone de un amplio repertorio de programas muy fáciles de descargar y de instalar.