Destruir, otra forma de proteger la información

La paulatina adopción de las nuevas tecnologías por parte de las pequeñas y medianas empresas, un campo donde todavía hay mucho margen de mejora, ha eliminado gran parte del papel que antaño circulaba por las compañías. Sin embargo, siempre va a seguir existiendo una importante cantidad de información que será necesario o más cómodo tener en un soporte físico, bien celulosa o ahora en soportes digitales como el CD-ROM. Suele tratarse, en muchos casos, de documentos confidenciales como el plan estratégico de la corporación o con datos bancarios, de clientes, candidatos… En definitiva, cualquier documentación que contenga información sensible y susceptible de ser robada con fines fraudulentos.
El carácter privado y estratégico de la información debería ser suficiente aliciente para que compañía y empresario se interesen por eliminarlos de forma correcta para que nadie pueda utilizarlos. Para hacer más ‘atractivo’ este campo, la Ley Orgánica de Protección de Datos Personas obliga en su artículo 4 a mantener la confidencialidad y al cumplimento obligatorio de cancelación o destrucción de datos cuando se hubiera cumplido la finalidad para la que fueron recabados y establece multas de hasta 600.000 euros para los casos más graves de incumplimiento. Sin embargo, sólo un 7 por ciento de las pyme españolas cuenta con los equipos necesarios para destruir de forma segura sus documentos confidenciales.

Existe, en este sentido, una importante falta de concienciación por parte de las pyme sobre la importancia y obligatoriedad de proteger y posteriormente destruir la información que manejan. Y es que en muchos casos las corporaciones de menor tamaño no ven la necesidad o la rentabilidad de contar con una destructora de documentos, pese a que su precio es más que asequible: desde apenas 49 euros es posible adquirir un equipo básico, mientras que el coste de los más avanzados se sitúa en torno a los 3.000 euros. En definitiva, una inversión más que asequible teniendo en cuenta las consecuencias que puede acarrear simplemente el incumplimiento de la normativa vigente.

Al final, es incluso recomendable destruir otros documentos que se salen de esta obligación legal por el tipo de información que puedan contener como planes estratégicos o datos bancarios. Pese a todo, tampoco hay que caer en la tentación de decir que todos los documentos deberían ser destruidos. En este sentid, se puede diferenciar entre los personales y los relacionados con la empresa. Los primeros son susceptibles del robo de personalidad y abarcan desde historiales financieros hasta cuentas de teléfono pasando por informes médicos o borradores para el pado de impuestos. Por su parte los segundos se refieren más a salarios, planes de marketing, cifras de ventas, informes sobre créditos o posibles clientes, registros de contabilidad o curriculos, entre otros.

Evidentemente, una destructora de documentos no asegura al cien por cien que una persona no será objetivo del robo de identidad, pero no se puede robar lo que no se puede leer.

Business Angels, salvadores divinos

En muchos casos son considerados los salvadores de la empresa, en otros, una fórmula para dar cabida a nuevos socios con fuerte experiencia en gestión de empresa. En cualquier caso, lo único seguro es que los business angels se presentan como una de las soluciones al problema de la financiación empresarial más en boga en los últimos tiempos. Esta figura, que podría traducirse como “ángel de negocio” se ha popularizado enormemente entre las pyme. Pero ¿qué son exáctamente? Nada más que personas o agrupaciones de personas con capacidad de inversión y amplios conocimientos empresariales que, fundamentalmente, impulsa el negocio de la pyme.

Hasta cierto punto, los business angels pueden compararse a las empresas de capital riesgo, especialmente ahora que comienzan a florecer las asociaciones entre estos inversores privados. Sin embargo, se trata de una figura mucho más cercana al pequeño y mediano empresario que las compañías de capital riesgo. Y es que estas figuras celestiales, que generalmente invierten en sectores que conocen y donde tienen experiencia, tienden a involucrarse notablemente en el día a día de la empresa y en su gestión. Se puede decir que hacen las veces de consejero experto en administración de empresas o de un sector concreto.

En este sentido, los business angels invierten su propio dinero en la compañía, es decir, ponen en juego su capital, por lo que su interés porque el proyecto llegue a buen puerto están lejos de toda duda. Su experiencia puede ser una baza importante para tiempos difíciles, especialmente teniendo en cuenta que suelen apostar por compañías en su fase de formación o en sus primeros años. Además, la desinversión o recogida de dividendos en el caso de los propios business angels, suele ser relativamente lenta si se compara con el capital riesgo.

En los últimos tiempos este tipo de inversores ha comenzado a agruparse en torno a redes de business angels, que les permiten ayudar a más compañías y aumentar la cuantía de sus inversiones. La Red Española de Business Angels (EBAN) expone en su página web los requisitos que deben cumplir estos inversores y los beneficios de estas asociaciones.

Formación Continua bonificada, una gran desconocida

Si en el anterior post abordábamos el problema de la formación aplicada a la pyme, en este veremos una de primar a sus trabajadores con enseñanza pero sin tener que desembolsar un euro. Se trata de la Formación Continua bonificada por la Seguridad Social y que desde el pasado 1 de enero de 2004 regula el Real Decreto 1046/2003, de 1 de agosto. A groso modo, el texto permite a la empresa deducirse la inversión en formación de la cuota que paga a la Seguridad Social.Sin embargo, como suele ocurrir a menudo, las cosas no son tan fáciles como parecen a priori. El crédito se otorga de forma anual en función de la cotización de la empresa a la Seguridad Social y en caso de no gastar toda la subvención, se pierde la parte correspondiente para el próximo año. Además, cada compañía tiene asignado un tipo de subvención dependiendo de su tamaño, que son los siguientes:

• Plantilla de 6-9 trabajadores: 100%
• Plantilla de 10-49 trabajadores: 75%
• Plantilla de 50-249 trabajadores: 60%
• Plantilla de + de 250 trabajadores: 50%

La encargada de coordinar estos fondos, que en 2006 ascendieron a cerca de 400 millones de euros, es la Fundación Tripartita para la Formación en el Empleo. Aunque cada empresa puede acceder por sí misma a la formación, se han establecido una serie de Agrupaciones Empresariales de carácter público y privado que ayudan en la gestión de las subvenciones y el papeleo correspondiente. Garben y la Asociación de Empresarios de Mos son sólo dos ejemplos este tipo de agrupaciones. Según Manuel Garrido, presidente de Garben, su labor pasa por ayudar a las compañías a gestionar las subvenciones y, convertirse, hasta cierto punto, en su departamento de recursos humanos. “Para la pyme, la formación supone trabajar en un campo donde no son expertos”, comenta, además de suponer, en algunos casos, un contratiempo para su actividad económica. En este sentido, la formación continua bonificada pasa por ser un instrumento que facilita el acceso de la pyme a la educación para sus empleados y las asociaciones empresariales, el instrumento que hace sencillo su uso.Garben cerró el pasado año con más de 250 compañías asociadas e impartió cursos a un total de 15184 trabajadores, pero quizás su labor más importante fue la de ayudar a las pyme a entrar en el mundo de la formación. Y es que desde la asociación ofrecen todas las opciones posibles e incluso imparten su propia formación, para lo que también deben llevar a cabo una labor de asesoramiento, ya que muchas veces las propias pyme no saben exactamente qué tipo de formación necesitan. De esta forma, Garben puede, impartir la formación y llevar a cabo los trámites legales para la empresa, llevar a cabo sólo los trámites y que la compañía se encargue de la parte formativa o simplemente formar a los trabajadores de la pyme.En cualquier caso, Garrido precisa que no suele tratarse de “gran formación, sino de pequeñas píldoras”, es decir, cursos bastante completos y de corta duración. Esto facilita la adopción por parte de la empresa y del trabajador, ya que no es necesario dedicar meses y meses de estudio para poder mejorar en un apartado concreto.Por el momento, y según las cifras facilitadas por Garben, la mayoría de sus asociados se encuentran más en el rango de la mediana que de la pequeña empresa y normalmente superan los 50 empleados. En este sentido, los más pequeños vuelven a quedarse rezagados, en parte por la falta de información y en parte por la falta de interés. Pese a todo, el objetivo del Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales es acercar a España a los niveles de las grandes potencias en este campo como puede ser Estados Unidos, donde se forma al 60% de los empleados o el norte de Europa, donde la media ronda el 55-60%. Una meta complicada, dado el lugar de donde parte España.

La formación en la pyme española

La formación es una de las grandes cuentas pendientes de las pyme. Los números hablan por sí solos: apenas entre un cinco y un siete por ciento de los trabajadores de las pequeñas y medianas empresas acceden a la formación. Esto contrasta fuertemente con los números de la gran empresa, donde este porcentaje se eleva hasta los 75 puntos.En el fondo de estos datos se encuentra, por una parte, la concepción que el propio empresario tiene de la formación y las escasas ayudas que reciben por parte de los organismos públicos. En el primero de los casos, es necesario un cambio de percepción por parte de la pyme respecto a las ventajas de ‘educar’ a sus empleados, afirman los expertos.Hay que dejar de verla como un gasto y empezar a considerarla una inversión. Las ventajas que ofrece saltan a la vista: aumenta la cualificación de los empleados y, por lo tanto, la capacidad de la empresa para generar valor añadido, algo muy de moda hoy en día. Además, es una de las mejores fórmulas para mantener alta la moral del empleado, logrando un buen ambiente de trabajo y, de esta forma, una mayor productividad. También sirve como reclamo para atraer y retener a los mejores talentos dentro de la empresa.Pero si bien el pequeño y mediano empresario puede mejorar su posicionamiento ante la formación, no es menos cierto que, en muchos casos, se encuentra un tanto solo y desatendido por parte de los organismos oficiales. En primer lugar, es muy poca la información destinada a los emprendedores de menor tamaño, que muchas veces no disponen del tiempo suficiente para tener que bucear en la Red o en la administración para encontrar las ayudas o subvenciones que mejor se ajustan a sus características. En segundo, los mecanismos de subvención, cuando existen, no siempre se adecuan a las necesidades de la pyme.Los cursos de formación continua subvencionada son siempre una opción, aunque generalmente es el propio trabajador quien debe tomar la inciativa. Para la empresa siempre queda recurrir a las opciones que ofrecen los sindicatos, empresas privadas, las omnipresentes Cámaras de Comercio o el ICEX (Instituto de Crédito Exterior). En estos dos últimos casos, disponen de opciones más que útiles: cursos de corta duración sobre materia muy específica como, por ejemplo, las posibilidades de inversión en un país determinado. Se trata de variables que pueden aprovechar muchas empresas, lo cuál no es óbice para que la formación siga siendo, por el momento, ‘terreno vedado’ para los emprendedores de menor tamaño. 

Videoconferencia, una nueva fórmula de comunicación

Las pyme y las nuevas tecnologías han estado históricamente reñidas. En los últimos años se han producido grandes avances en este campo y según la entidad pública  empresarial red.es , más del 92% de las empresas tiene conexión a internet. Además, el creciente aumento del ancho de banda de las redes locales posibilita la mejora de las prestaciones en el ámbito de comunicación y convierte en realidad lo que hasta hace poco parecía ciencia ficción o, cuanto menos, una realidad lejana. La videoconferencia es uno de los mejores ejemplos. Hace apenas un lustro tan sólo las grandes corporaciones podían acceder a ellas, ahora están al alcance de todos.Por poco menos de 3.000 euros ya es posible contar con un aparato para videoconferenciar tanto con socios, como con distribuidores y, como no, con otras oficinas de la empresa. En cualquier caso la pregunta es: ¿se trata de un gasto extravagante o de una inversión?. Todo depende del uso que se le vaya a dar y de las particularidades de cada empresa.Las ventajas más evidentes tienen que ver con el ahorro de costes en apartados como, por ejemplo, el de viajes. Una compañía con sedes en diferentes partes del país, ahorraría buena parte de su factura de viajes con este sistema. Las dos partes podrían verse como si estuviesen en la misma sala sin que se perdiese calidad en la comunicación. Esto también afecta al trato con los distribuidores, ya que se puede ver el catálogo por la pantalla sin necesidad de desplazamientos. En apenas tres meses se puede recuperar la inversión, es decir, unos pocos ‘puentes aéreos’ Madrid-Barcelona.Pero más al margen de los usos obvios, contar con este sistema siempre sirve para ofrecer una imagen de modernidad. Esto sirve de ayuda para encontrar nuevos clientes y también puede utilizarse como un arma para negociar con los proveedores (se limitan las visitas y por lo tanto los gastos de ambas partes, por lo que se puede pedir una rebaja en los precios). Por otra parte, maximiza la presencia de la pyme, siempre disponible ‘cara a cara’ para resolver cualquier problema (puede ver lo que ocurre en lugar de leerlo o escucharlo y tenerse que hacer una idea). En definitiva, una nueva forma de comunicación.

Renting tecnológico

El renting consiste en el alquiler a largo plazo cualquier tipo de producto o servicio. Se trata de un sistema bastante extendido entre las pyme y los autónomos a la hora de hacerse con vehículos. No en vano, según la Asociación Española de Renting de Vehículos las pequeñas y medianas empresas suponen el 28% del total del sector, que alquiló más de 500.000 unidades. Sin embargo, hay otros servicios donde la opción del renting no es tan habitual, como el tecnológico.La informática se ha convertido por derecho propio en un elemento imprescindible para cualquier actividad empresarial, pero no siempre son una parte elemental del negocio o ayudan efectivamente a que mejore su marcha. El renting tecnológico consiste no sólo en el alquiler de equipos informáticos como PCs o impresoras, sino de cualquier aparato con un ordenador dentro. Al igual que en el resto de servicios de renting, la empresa puede convertir en gasto a efectos contables de las inversiones que no servirán para mejorar su actividad principal ni a aumentar dramáticamente su producción, por ejemplo.Pese a la reciente caída de precios, la adquisición de equipos informáticos sigue suponiendo una inversión más que respetable, sobre todo teniendo en cuenta su corta vida útil y lo poco que tardan en quedar obsoletos. Además, se trata de un campo en el que el empresario o autónomo no suele ser un experto y muchas veces no conoce sus necesidades reales. Al alquilar los equipos también se puede recibir asesoramiento en cuanto al plazo de alquiler, la modalidad en concreto o los propios equipos. De esta forma, la empresa puede ahorrarse hasta el 20% de su factura tecnológica.Como ocurre con otros servicios similares, el alquiler tecnológico es la fórmula más segura para renovar periódicamente los equipos y evitar así los riesgos de cualquier rotura o mal funcionamiento. En este sentido, cabe recordar que, una vez finalizado el periodo de arrendamiento es recomendable devolver los equipos para hacerse con otros más modernos. En cuanto a la duración de los contratos, varía dependiendo de las necesidades específicas de cada empresa, pero la media está en 36 meses para ordenadores y 48 para impresores (su vida útil se cifra en cualquier caso en los cuatro años).

Cómo acceder al Capital Riesgo

A diferencia de lo que ocurre con la mayoría de vías  de financiación, donde es el empresario quien debe acudir en su busca, las sociedades de capital riesgo son capaces de dirigirse directamente a la compañía si consideran que supone una buena posibilidad de inversión. Evidentemente, hay que ser muy cuidadoso al seleccionar a quién dejamos ‘entrar hasta la cocina de casa’. Es muy importante que la filosofía de los nuevos ‘gestores’ sea afín a la de la empresa. Además, debido a que el principal objetivo del Venture Capital es obtener beneficios en un corto periodo de tiempo, es el empresario quien debe marcar los límites y pensar más en el futuro de la empresa.Las sociedades de capital riesgo dividen sus inversiones en función de su tipología. De esta forma, pueden acometer operaciones de semilla, es decir, de aportar el capital inicial, que se puede ampliar en el caso de las inversiones de arranque, que se mantiene durante los primeros pasos del negocio.  A estas dos ramas hay que añadir las de expansión, capital de sustitución, compra apalancada y reorientación. La primera sirve, como su propio nombre indica, para hacer crecer  el negocio, la segunda sustituye parte del capital de la empresa, mientras que la tercera ayuda a la adquisición de empresas a través de deuda garantizada. La cuarta opción, la de reorientación, sirve para dar un giro a la situación de la empresa en momentos de crisis o de problemas y durante un tiempo muy limitado.Aunque generalmente son las sociedades de capital riesgo quienes seleccionan a sus objetivos, también es posible dirigirse a ellas en busca de ayuda. En cualquier caso, hay que saber  que lo que estas empresas buscan son candidatos con un alto potencial de crecimiento (especialmente tecnológicas), con un equipo gestor competente o que operen en un sector en vías de desarrollo.De todas formas, lo más importante siempre será contar con un sólido plan de negocio, basado en cifras reales o con fuertes posibilidades de materializarse. Se trata del elemento clave para convencer al capital riesgo, al que, en cualquier caso, siempre es necesario plantear ciertos límites para no perder el timón de la empresa y que ésta pueda extraviarse de su ruta hacia la supervivencia.

Capital Riesgo: en manos de expertos

Si algo caracteriza a las sociedades de capital riesgo es su afán por lograr beneficios en cada uno de los proyectos en los que se implican. En cierto sentido se puede decir que es la máxima expresión de la profesionalización y de la gestión orientada a los resultados. Son, en definitiva, compañías que se dedican, principalmente, a invertir o inyectar capital en otras compañías. Generalmente se trata de corporaciones con dificultades para encontrar otras vías de financiación o que arrastran fuertes deudas en las que las Venture Capital -en sus siglas en inglés- esperan obtener un beneficio. Las sociedades de capital riesgo entran así en el accionariado de la corporación, aunque siempre sin vocación de permanencia (excepto cuando directamente compran el total de la empresa en lo que se conoce como un buy out).Gracias a que su único objetivo es la consecución de beneficios, las sociedades de capital riesgo son el socio ideal en tiempos difíciles. En cualquier caso siempre será la opción más imparcial y capitalista para la gestión de la empresa. El rigor y serenidad que no siempre son fáciles de  mantener por parte del empresario. Además, siempre será una garantía, bien de la buena marcha de la empresa o de sus posibilidades de éxito (si no fuese así el capital riesgo no estaría presente).Aunque no es una de las opciones a las que tradicionalmente acude la pyme, cada vez son más quienes quieren recurrir al apoyo de estos expertos. Las cifras no mienten: su inversión en todo el mundo durante el pasado año alcanzaron los 50.000 millones de euros, lo que supone un incremento del 7% respecto a2005. En España, estas sociedades invirtieron durante los primeros nueve meses del año 960 millones de euros, un 11% más que el año anterior según datos de la Asociación Española de Entidades de Capital Riesgo (ASCRI). Con una media de inversión de 2.5 millones de euros por proyecto, no hay sector ni empresa que escape a su visión, siempre que reúna una serie de requisitos, entre los que las perspectivas de obtener beneficios se encuentra el primero.

Las líneas ICO Pyme

Si a alguna fórmula de financiación se le puede aplicar el calificativo de ‘clásica’, esta es la que desde 1993 ofrece anualmente el Instituto de Crédito Oficial (ICO) con sus líneas dirigidas específicamente a pyme y autónomos. Se trata de unos créditos blandos con tipos de interés preferenciales, sin comisiones y con largos periodos de devolución. Para 2007 el organismo dispone de una dotación de 7.300 millones de euros, 300 más que en 2006. El plazo para solicitar la ayuda termina el 21 de diciembre o, como suele ser más habitual, cuando se acaban los fondos. Evidentemente, para acceder a estas líneas de financiación es necesario cumplir una serie de requisitos:

1. No contar con una participación superior al 25% en otra empresa que no sea una pyme. Las sociedades de capital riesgo y los inversores están exentas.
2. No estar participada en más de un 25% por una empresa que no sea una pyme. Las sociedades de capital riesgo y los inversores están exentas.
3. Que no figure ninguna otra empresa  en las cuentas consolidadas de la empresa ni figurar en las cuentas de ninguna otra corporación.

El ICO dispone de diferentes modalidades de de financiación que cubren diferentes importes dependiendo de las características del proyecto. De esta forma, cubre hasta el 80 por ciento de la inversión en el caso de las pyme y un 90 por ciento para las microempresas. En cualquier caso, el tope a desembolsar se sitúa en 1,5 millones de euros a un tipo de interés variable de euribor +0,65 por ciento o el equivalente a tipo fijo. Todo ello con plazos de devolución que varían entre los 3 y los 10 años sin carencia.El Instituto también cuenta con opciones para las empresas que necesiten un préstamo superior a los 1,5 millones de euros. Se trata de la línea ICO Crecimiento Empresarial, enfocada para medianas empresas con más de 50 trabajadores y que financia hasta el 70% del importe del proyecto, que no podrá ser superior a los 6 millones de euros. Los interesados en ampliar la información sobre los créditos ICO pueden acudir a la siguiente dirección: http://www.ico.es/web/contenidos/2140/index.html o consultar en las páginas web de la mayoría de cajas de ahorro, que también cuentan con las bases de estos créditos.