Nuevo impulso a la factura electrónica

La factura electrónica va a ser uno de los pilares del panorama empresarial durante este año. De hecho, es uno de las últimas medidas que deja el Gobierno antes de las elecciones. El modelo de factura electrónica presentado por el ejecutivo y que ya está disponible para todas empresas nace para terminar finalmente con las gestiones en papel y ahorrar así un total de 15.000 millones de euros al año. Un proyecto ambicioso pero de difícil consecución teniendo en cuenta la estima de muchos empresarios a seguir contado con sus documentos en el antiguo formato.

Los cálculos del ejecutivo son sencillos: las empresas y administraciones emiten cerca de 4.500 millones de facturas al año con un coste medio (incluido transporte y ensobramiento) de 3,50 euros. Si en España existen 3,3 millones de empresas, cada una gasta cerca de 4.500 euros al año en este concepto y el Gobierno espera que la perspectiva de ahorrarse ese dinero sea suficiente para que las pyme se lancen a la factura electrónica.

Desde el Ministerio de Economía y Hacienda han desarrollado una página específica para la factura electrónica. En Facturae los pequeños y medianos empresarios pueden encontrar todos los requisitos que deben cumplir para poder facturar de forma telemática, así como las ayudas que recibirán para implantar esta nueva tecnología, aunque la mayoría de ellas se engloban dentro del Plan Avanza. En general, este operativo se engloba dentro de un proyecto general para agilizar los trámites burocráticos en el mundo empresarial a través del uso de internet. Y es que la Administración telemática parece el modelo elegido por los políticos para el futuro. Sus ventajas están fuera de toda duda, al igual que sus pocos inconvenientes. Tan sólo es necesario dar el salto y ‘arriesgarse’ a utilizarla.

Programas de gestión para autónomos y pyme

Uno de los mayores quebraderos de cabeza para cualquier pequeño y mediano empresario o trabajador autónomo es la elección de un buen sistema de gestión. En primer lugar deberá decidir si se decanta por un programa online, es decir, conectado a un servidor externo u offline, es decir, directamente instalado en el ordenador de la empresa. Cada uno de los sistemas tiene sus ventajas e inconvenientes que el blog ‘El de la calle 42‘ desgrana en un interesante artículo.

En el primero de los supuestos el usuario tiene un mayor control sobre la situación, ya que el programa está instalado en su ordenador y funcionará en tanto y en cuanto el ordenador lo haga, es decir, no depende de la conexión a Internet o la disponibilidad del servidor. Por el contrario, la seguridad es mayor en el segundo de los casos y el usuario se asegura que se realizarán copias de sus archivos, por lo que es más difícil que pierda su información.

Estos son sólo algunas de las características de la versión online y offline. El artículo, titulado igual que este último post, también ofrece una serie de programas gratuitos de gestión: Endeve, Factusyn, Galopín y OPenBravo, que además analiza. Junto con estos, también examina Araña Gestión,BulmaGes y Fisterra.

En cualquier caso, cuando se habla de gestión de pyme no se pueden dejar pasar los ya célebres Facturaplus y NómimaPLus además de los productos de Datisa, una de las decanas en el panorama español de gestión de nóminas y contabilidad.

Los blog, una nueva fórmula para encontrar talento

La mayor interactividad de la web 2.0 ha permitido la masiva incorporación de los internautas a la generación de contenidos en internet. Al amparo de esta se han extendido los foros de diferentes portales, redes de networking y por último los blogs. Estos cuadernos de bitácora donde cada persona escribe sobre sus temas preferidos y, en el fondo, muestra parte de su personalidad.

Aunque tienden a asociarse bien a la búsqueda de información proporcionada por expertos (como es el caso de www) o a un elemento de diversión personal, los blogs pueden ser una herramienta muy útil para las pyme en el ámbito de los recursos humanos. Y es que cada vez son más las empresas que aseguran tener problemas para contratar trabajadores cualificados, a lo que hay que unir el riesgo de ‘fuga’ o de equivocarse a la hora de seleccionar al candidato idóneo.

Un blog ofrece mucha más información acerca de una persona que su propio currículo. Así, mientras el segundo puede servir para comprobar su trayectoria profesional, nivel de estudios, conocimientos técnicos etc, el primero puede ser el indicativo de su forma de pensar y de ver la vida. Además, estas bitácoras también muestran las aptitudes del candidato en cuanto a escritura, cualidades argumentativas y conocimientos técnicos reales.

Aunque en principio no parece que sea excesivamente importante o decisivo, lo cierto es que dedicar aunque sea un poco de tiempo a examinar la personalidad virtual de un candidato puede ahorrar muchos disgustos posteriores a la pyme. Los comentarios en blog pueden servir para determinar, hasta cierto punto, si una persona encajará o no en la filosofía de la empresa. Nunca está demás dedicar un poco de tiempo a esta labor, que se puede completar con la búsqueda de los contactos del futuro trabajador en las redes de networking para ver hasta qué punto conoce gente del sector.

Al final, el esfuerzo invertido en esta investigación servirá para afinar al máximo posible en la contratación de personal sin tener, por ejemplo, que recurrir a los servicios de empresas especializadas. Gracias a toda la información de la red es cada vez más difícil que un candidato engañe al empresario a través de su currículum, claro que lo mismo le pasa a la empresa…

Las herramientas del marketing online

Actualmente Internet es, sin lugar a dudas, el medio de promoción que mayores y mejores oportunidades ofrece para cualquier tipo de empresa, especialmente si esta es una pyme. Con una inversión moderada es posible obtener un gran rendimiento de cada acción comercial y de promoción que se emprende. El problema en estos casos, al igual que en muchos otros relacionados con el mundo del marketing, radica en saber a ciencia cierta cuáles son los más rentables.

Recientemente la consultora internacional McKinsey ha publicado un estudio (es necesario estar registrado para acceder al texto en inglés) acerca del uso que las grandes compañías hacen de Internet en sus campañas de marketing. Marketing en la pyme  desgrana cuáles son los recursos que utilizan estas multinacionales y la efectividad de las mismas en comparación con los medios tradicionales en un post titulado ‘Marketing Online: herramientas básicas y su eficiencia‘.

Evidentemente, las diferencias en cuanto a objetivos, capacidad de inversión, recursos etc de una gran empresa y una pyme hace que no todas las acciones sean igual de útiles en caso de los pequeños inversores. Sin embargo, siempre está bien conocer las opciones que manejan estos ‘hermanos mayores’ e ir probando diferentes fórmulas para sacar partido a la Red.

Cómo redactar en internet

Para vender cualquier prodcto o servicio primero es necesario llegar al usuario y hacerse entender, independientemente de si el medio es más clásico o tecnológico, como puede ser la web. Acertar con el lenguaje puede suponer la diferencia entre el fracaso y el éxito. Así, por ejemplo, no podemos utilizar las mismas palabras que utilizamos en nuestro catlálogo o que utilizaríamos en un cartel promocional.

Javier Gosende, responsabledel área de marketing digital y promoción online de Human LevelCommunications explica en un interesante artículo titulado ‘Cómo redactor los contenidos en nuestra web según Jakob Nielsen‘ una serie de fáciles trucos para los no iniciados. En líneas generales, el artículo planea que escribimos porque queremos ser encontrados y por lo tanto hay que tratar siempre de aparecer en los primeros puestos de los buscadores.

Del mismo modo, hay que adaptar el lenguaje a la web, es decir, no copiar directamente lo que pone en el catálogo de venta ni repetir las frases que utilizamos en otros ambitos de la empresa. Hay que escribir pensando en el usuario y lo que puede él poner en el buscador, además de tener siempre en mente al cliente. Esto también incluye los productos, que, como en otros medios, deben tener un nombre reconocible y que evite confusión.

Evidentemente, también se puede encontrar más información consultando directamente la fuente, es decir,, el propio Jakob Nielsen (siempre en inglés) en su artículo “Use Old Words When Writing for Findability“

Encuestas online para adelantarse al mercado

En muchas ocasiones resulta crucial para la empresa realizar una consulta rápida al estado del mercado o conseguir un determinado dato antes de tomar una u otra decisión. En estos casos surge un problema evidente que, en general, para las pyme es más acuciante. Por su propio tamaño y estructura éstas no pueden solucionar estas situaciones con garantías.

En este sentido, las ventajas financieras que para una pyme puede suponer una correcta percepción del nivel de satisfacción de un producto, del clima laboral en la propia empresa, del precio que los clientes están dispuestos a pagar por un determinado servicio o artículo, de las evaluaciones sobre cualquier evento desarrollado en la empresa o de la identificación de oportunidades para el negocio son múltiples. Las áreas de marketing, promociones y recursos humanos son algunas de las que mayores beneficios pueden tener, pero su aplicación es mucho mayor.

Para las grandes corporaciones la consulta de cualquier aspecto de negocio es relativamente habitual, pero en la pyme su elevado precio resulta algo más que un inconveniente. Sin embargo, existen opciones alternativas a las tradicionales encuestadoras y sus tarifas. Una vez más, la web y las nuevas tecnologías surgen al rescate de la pequeña y mediana empresas. Compañías como encuestafácil.com ofrecen herramientas a la medida de la pyme en este apartado. Se trata de una herramienta web que permite elaborar a los usuarios por sí mismos, de una forma rápida y sencilla, encuestas internas y externas que ayuden a la toma de decisiones. Además, permite obtener información de manera casi instantánea y sin necesidad de realizar un desembolso excesivo. Comparativamente hablando, un estudio sencillo, con cerca de 1.000 entrevistas, cuesta un mínimo de 5.000 euros con los sistemas tradicionales, mientras que a través de encuestafácil.com y otras empresas parecidas puede encontrarse desde poco más de 100 euros.

La ‘otra cara’ del programa New

En uno de mis anteriores post hice referencia al programa New o ninguna empresa sin web del Ministerio de Industria y Comercio, que tiene como objetivo fomentar el uso de las web como herramienta para darse a conocer por parte de las pyme. El blog Ricardo Lion’s heart, elaborado por Rafael López Casado CEO de www.tablondeanuncios.com, www.bligter.com y www.blogdeldia.org, ofrece una visión totalmente distinta desde su propia experiencia en un post titulado ‘Programa New o como vender la burra’ 

Rafael comenta, no sin razón, que los servicios del programa New  son superiores a los de muchas empresas. Se trata de un hecho cierto y contrastable, lo que ocurre es que este programa cuenta con el apoyo del Ministerio, por lo que se supone que todas las empresas colaboradoras son ‘de fiar’ y se orienta mucho hacia pyme que siguen sin confiar en Internet.

Creación de empresas de forma telemática

Creación de empresas de forma telemáticano de los objetivos de los Presupuestos Generales del Estado presentados por Solbes ante el Congreso es fomentar la competitividad de la pyme española mediante un sistema de ayudas para fomentar la innovación y la simplificación del marco legislativo. Dentro de este último punto el Ejecutivo pretende hacer la vida más fácil para todos los emprendedores mejorando y agilizando los trámites necesarios para la creación de una empresa. Desde marzo de 2007 se puso en marcha la posibilidad de crear una Sociedad de Responsabilidad Limitada de forma telemática, es decir, a través de Internet. La principal ventaja es la posibilidad de ahorrase pesados trámites y la rapidez con que se pone en marcha la empresa.

A priori el proceso resulta relativamente sencillo, por lo menos según lo expone Circe (el Centro de Información y Red de Creación de Empresas) en su página web. En este sentido, los empresarios “sólo tendrán que acceder presencialmente a un PAIT y al Notario que elijan para el otorgamiento de la escritura pública de la sociedad, evitando así desplazamientos para realizar el resto de los trámites y el uso de formularios en papel. El sistema CIRCE realizará la tramitación telemática ante los organismos competentes (Seguridad Social, Agencia Tributaria, Registro Mercantil, entre otros). Como resultado se reducen los formularios que debe cumplimentar el emprendedor de 15 a 1 (Documento Único Electrónico), y el número de visitas a oficinas de 8 a 2. Los tiempos de constitución se reducen así de manera drástica, siendo posible la constitución de la sociedad en un mínimo de 72 horas”. La página web también ofrece detallada información sobre los pasos a seguir para la constitución telemática de sociedades, así como una definición de los PAIT, cuáles están disponibles en la actualidad y la función de cada uno de ellos.

Según recoge el texto de los Presupuestos Generales del Estado, el Gobierno pretende ir más allá y agilizar “la creación de em-presas mediante procedimientos telemáticos, extendiendo el instrumento “Sociedad Limitada Nueva Empresa” a todas las sociedades limitadas, aportando servicios avanzados de asesoría a las empresas en sus primeros años a través de los PAIT”. Como todo, ahora habrá que ver si es cierto y consiguen llevarlo a buen puerto

Programa Ninguna empresa sin web (NEW)

En una época donde las nuevas formas de comunicación están tomando cada vez más relevancia en el mundo corporativo de las grandes empresas, es imprescindible que las pyme también comiencen a entrar de lleno en esta era digital. Estar presente en Internet no debe ser ya una opción sino casi una obligación. Evidentemente no siempre es fácil tener presencia en la red y para muchas empresas supone más un gasto añadido que una oportunidad de negocio.

Dentro del Plan Avanza, Red.es, organismo adscrito al Ministerio de Industria, Turismo y Comercio, ha lanzado recientemente el programa Ninguna Empresa sin Web (NEW) que pretende aumentar la presencia de las pyme españolas en Internet. Actualmente apenas el 43% de las pequeñas y medinas corporaciones nacionales tiene presencia en la web, un porcentaje que se encuentra muy por debajo de la media comunitaria. El objetivo es que en 2010 el 87% de estas empresas esté presente en la red, lo que ahora mismo se plantea como una utopía.

El programa NEW, que cuenta con un fondo de aproximadamente dos millones de euros sirve para costear parte o abaratar la creación de una página web. Al final, una pyme podrá estar presente en Internet con una página básica por apenas 65 € durante un plazo máximo de dos años (una vez superado este periodo podrá subir el coste, aunque la administración seguirá controlando que este aumento no sea desmesurado). El plazo de contratación en estas condiciones expira el próximo 31 de diciembre.

Además, se han creado una serie de cursos formativos para que los propios empresarios aprendan a crear y desarrollar sus propias páginas web, así como para que conozcan los secretos de hacer negocios en la Red.
La medida puede parecer escasa, sobre todo teniendo en cuenta que muchos pequeños y medianos empresarios siguen considerando Internet un medio hostil. Sin embargo, hay que considerarla como un buen punto de partida para iniciar a muchas pyme en la aventura de la Red.
Se puede encontrar más información en la página oficial de Red.es o en la del Programa NEW.

Sobre este blog

Bienvenidos a Gestion Pyme.

Gestion Pyme es el blog de Jose Trecet, un especialista en pequeñas y medianas empresas que nos comentará en el blog noticias, artículos y referencias muy útiles para empresarios de PYMEs y autónomos.

GestionPyme, de este modo, se une a Financial Red, para completar la red con una de las temáticas que nos faltaban: Empresas.

Si has llegado hasta aquí te habrás dado cuenta que nuestro sitio tiene aspecto de Blog. Los blogs son las revistas del futuro y el nuevo formato de web que está revolucionando Internet.

GestionPyme pertenece a la red de blogs financieros FinancialRed.com.

Nuestros blogs se actualizan periódicamente y puedes suscribirte a ellos vía RSS o mediante mail. Por ello podrás seguir nuestras actualizaciones fácilmente o si lo prefieres puedes navegar por nuestras secciones y categorías para repasar conceptos.

Te recomendamos que no te pierdas los blogs de FinancialRed.com.