Tarjetas de empresa, el dinero de plástico

Aunque a priori pueda parecer que las tarjetas de empresa están más que asentadas en España la realidad es bien diferente, por lo menos en lo que a las pyme se refiere. Y es que el 70 por ciento de las pequeñas y medianas empresas no dispone del llamado dinero de plástico de forma corporativa. Es decir, muchas compañías sí que hacen uso de estas tarjetas, pero suelen ser las del propio emprendedor, no de la compañía.

En muchos casos se trata de desconocimiento, mientras que en otros la causa hay que buscarla en la falta de oferta por parte de algunos bancos o en que todavía muchos empresarios no ven en las tarjetas de empresa una herramienta de trabajo. Y pese a todo, su uso por parte de las pyme ha crecido entre un 25 y un 30 por ciento en los últimos años. Entre sus principales ventajas se encuentra la mejora de la eficiencia y la rentabilidad para la pyme.

En el fondo, una tarjeta de empresa permite un mayor control de los gastos por parte de la pyme. En primer lugar, el empresario sabe en todo momento en qué se ha gastado el dinero. No hay pequeñas pérdidas por el manejo de efectivo y es más sencillo el pago de grandes cantidades. Pero no todas las ventajas están relacionadas con el manejo de capitales. Los seguros asociados a determinadas tarjetas son muy beneficiosos para la pyme. Así, por ejemplo, cuando los empleados están de viaje ya tienen un seguro simplemente por abonar los gastos de desplazamiento, etc. con la tarjeta de empresa. De esta forma la pyme ya se está ahorrando el coste de contratación de ese servicio.

Además, gracias a los extractos es más fácil conocer a los proveedores habituales, conocer sus volúmenes de negocio con los mismos, comparar los costes con todos los proveedores y al final tratar de mejorar los precios en función de unos datos sólidos.

El arte de reclamar ante la administración

Combatir contra la maquinaria de la Administración no siempre es fácil. En primer lugar está el interminable papeleo y en segundo el tener que enfrentarse al monstruoso y lento engranaje público. Sin embargo, la pyme no está indefensa ante las decisiones tributarias de la administración. Es posible reclamar con éxito para corregir errores comunes como exigir impuestos a abonados, enviar mandamientos de embargo injustificados o pedir declaraciones de impuestos que ya se han entregado.

Además, los trámites pueden no ser tan ‘pesados’ como a priori cabría esperar. Para eso precisamente existe el llamado recurso de reposición, sobre el que deciden los propios funcionarios y que se interpone ante el mismo organismo que ha dictado el acto tributario. En caso de que no prospere esta ‘demanda’, que no se facilite una decisión antes de un año o simplemente para evitar este ‘paso previo’ habría que interponer una reclamación económico-administrativa. En este caso la decisión recae sobre el Tribunal Económico Administrativo regional o local, formado esta vez por funcionarios más especializados. Si la reclamación no supera los 150.000 euros esta es su última parada, no habrá otras instancias a las que acudir. En caso contrario, la pyme puede recurrir al Tribunal Económico Administrativo Central a través de un recurso de alzada.

En cualquier caso, tanto para el recurso de reposición como para la reclamación económico-administrativa, el empresario dispone de un mes desde la notificación del acto que se recurre para presentar un escrito de interposición ante la Administración. El texto deberá exponer las alegaciones, pruebas y documentos que sustenten  la causa y una copia del acto que se impugna. La mayor ventaja de estos procedimientos es que son totalmente gratuitos y evitan gastos innecesarios para la pyme.

Además, el empresario también puede evitar pagar las cantidades que se le reclaman, por si acaso. De todas formas, sí que deberá garantizar al órgano de recaudación que hará frente a sus ‘obligaciones’: el depósito de dinero o valores públicos, la entrega de un aval o fianza bancaria o la presentación de una fianza personal y solidaria de otros contribuyentes son las fórmulas posibles para las deudas inferiores a 1.500 euros.

Eurostars, más financiación europea en I+D

El pasado 2 de octubre se puso oficialmente en marcha el programa Eurostars, una iniciativa llevada a cabo por la Unión Europea y Eureka, y que pretende promover el espíritu empresarial europeo mediante la financiación de pyme comprometidas con la I+D y la creación de proyectos de colaboración internacional.

El programa cuenta con un presupuesto inicial de 800 millones de euros y comenzará a financiar proyectos de I+D este mismo año. Esta dotación proviene de los más de 100 millones que aporta la UE, veintidós estados miembros y cinco países asociados al Séptimo Programa Marco Europeo de Investigación aportarán otros 30 millones de euros y el sector privado contribuirá con otros 400 millones de euros.

El programa Eurostars está específicamente diseñado para las pyme y podrán beneficiarse del mismo todas las empresas con menos de 250 trabajadores que destinen un mínimo del 10% de su volumen de negocio anual a I+D. En este sentido, las actividades de investigación deberán, necesariamente, incluir proyectos internacionales formados por consorcios en asociación con diferentes socios dirigidos por la propia pyme. Pese a todo, el programa también está abierto a otro tipo de organizaciones como universidades, centros de investigación e incluso grandes empresas, aunque siempre bajo la supervisión de la pyme. De hecho, para que el proyecto sea válido, la pyme debe correr con al menos el 50% de los gastos relacionados con I+D, si bien para salvaguardar la equidad del mismo, ninguno de los participantes podrá correr con más del 75% de los gastos de inversión totales. (PDF en inglés con más información sobre cómo acceder a las ayudas)

La primera fecha límite para presentar las solicitudes será el 3 de diciembre de 2007. Los documentos presentados deben contener, entre otras cosas, una descripción general del proyecto con el coste estimado en euros y el porcentaje que aportará cada parte del consorcio, una guía de cómo se desarrollará el proyecto (qué tiene de innovador, sus aplicaciones en el mercado y cómo se va a explotar económicamente, cómo va a llevarse a cabo la colaboración entre participantes, ejecución del proyecto en sí…), información sobre la pyme que asume la parte principal del proyecto y sobre el resto de partícipes.

La página oficial de Eurostars, aunque en inglés, ofrece información más detallada sobre las fechas de solicitud, requisitos y financiación.

Cuando la unión hace la fuerza, los clúster

Las alianzas con otras empresas y la búsqueda de socios son dos de las principales estrategias de las pyme para aumentar sus posibilidades de éxito en el mundo de los negocios. Los métodos para consumar la unión son varios, cada uno con sus ventajas competitivas particulares. En este sentido, uno de los más habituales es el clúster. Se trata de un sistema de productivo local que se caracteriza por una concentración de empresas interrelacionadas en torno a unos mercados, tecnología y capitales productivos. Es decir, son pyme que trabajan en sectores afines y con necesidades afines que, básicamente, acercan sus posiciones en términos geográficos.
 
Si hay que destacar por encima del resto alguno de los beneficios que ofrecen los cluster, este, sin duda alguna, sería la mejora de la comunicación entre las pyme de una misma región. La razón principal es la mayor cercanía geográfica y un aumento del trato entre compañías. Y es que la fuerza del clúster reside en que todas las pyme que se agrupan trabajan dentro de un mismo sector o en actividades complementarias. De esta forma, se convierte en una fórmula para ahorrar costes en los pedidos (suelen utilizar los mismos materiales), además de en el área logística (no son necesarios grandes gastos de transporte).

Ventajas de las ferias virtuales

El aumento de los canales de comunicación ha multiplicado exponencialmente las fórmulas para llegar a clientes y socios. Y pese a todo, las ferias y congresos especializados siguen siendo uno de los principales medios para hacer negocios. La tradición que rodea a muchos de ellos los hace el mejor escaparate para lucir ‘palmito’ y, sin embargo, las pyme no acaban de acudir a los mismos. Evidentemente, el alto precio de acudir a determinados eventos frena a este tipo de empresas. De hecho, la inversión en un stand tradicional cuesta de media cerca de 3.000 euros, un coste considerable que hace necesario elegir con tino.

Las nuevas ferias virtuales surgen como una solución a este problema. Se trata de reproducir una feria pero todo a través de la Red, lo que reduce notablemente los costes a cerca de 90 euros ya que, en muchos casos, la creación del stand es gratuita y sólo hay que abonar los gastos de mantenimiento. Este este el caso de Redepyme, organizado por la escuela de negocios EOI, y soyempresaria.com, puesto en marcha por el Instituto de la Mujer, aunque también existen otras como Parque Ferial.

Evidentemente, la forma de trabajo en una feria virtual difiere del de las tradicionales. Entre otras cocas, porque en las ferias tradicionales el contacto con potenciales clientes es directo, mientras que en las virtuales, debido a los impedimentos tecnológicos, no. De esta forma, es necesario un mayor interés del cliente en la pyme. Incluso podría decirse que las nuevas ferias son más espacios publicitarios que verdaderos foros de encuentro entre usuarios y empresas.

Para hacer frente a estas deficiencias, algunas ferias virtuales, como es el caso de Redepyme, organizan eventos más tradicionales una vez al año en los que los expositores virtuales pueden ‘dar la cara’.

El gestor de compras, el ahorro entre ‘ceja y ceja’

Las compras que realiza tanto una persona como una empresa son el mejor ejemplo de una forma de actuar y de pensar, pero en el caso corporativo son, además, su mayor fuente de gastos. En concreto, el pago de de las compras de cualquier empresa significa, al menos el 50 por ciento de sus ingresos, cifra que en algunos casos puede elevarse hasta el 80 por ciento, dependiendo del sector en el que opere y de la pericia negociadora del emprendedor. En cualquier caso, la media se sitúa en torno al 67 por ciento. Se trata, pues de la partida presupuestaria más grande de la empresa pero al mismo tiempo una de las más descuidadas hasta el punto de que cuando se piensa en recortar costes, lo primer siempre suele ser la plantilla, no este apartado. Del mismo modo, la fórmula más habitual para mejorarla cuenta de resultados pasa por aumentar las ventas en lugar de racionalizar las compras.

Con los datos en la mano parece lógico llevar a cabo todas las acciones e incluso inversiones necesarias para reducir esta factura. Sin embargo, la gran mayoría de las pyme españolas ni siquiera cuentan con una figura especializada en compras y suele ser el gerente quien se encarga de esta tarea para la que, obviamente, no siempre dispone de todo el tiempo que se requiere. Es decir, el gestor de compras sigue siendo, a día de hoy, un gran desconocido para la pyme española. Se trata de un profesional altamente especializado y con amplios conocimientos sobre lo que adquiere, además de contar con una visión global del negocio y, por supuesto, muy buenas dotes de negociación. En la Asociación Española de Profesionales de Compras, Contratación y Aprovisionamiento (Aerce) se pueden encontrar las características básicas de estos profesionales, así como consejos y orientación en el arte de las compras.

La tarea principal de un buen gestor de compras consiste en racionalizar el material que adquiere la compañía para que esta compra se haga de forma ordenada y con arreglo a las necesidades reales de la pyme. Todo para lograr reducir la factura de compras o, lo que es lo mismo, rentabilizar al máximo el gasto que se realiza en este apartado.

¿Para cuándo el nuevo plan general de contabilidad?

La contabilidad es uno de los elementos críticos para cualquier empresa. En ella está reflejado el estado financiero de la empresa, además de ser la que permite sacar ventaja del ‘juego’ con las diferentes herramientas fiscales en función de las características de la empresa y así lograr rebajar el impuesto de sociedades. Ahora el Gobierno ultima una serie de cambios para adaptar la legislación española al respecto a las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC).  

El nuevo Plan General Contable, cuyo segundo borrador se publicó el pasado 4 de julio, entrará en vigor el próximo 1 de enero.  Sin embargo, a día de hoy todavía se desconocen exactamente cuáles serán las disposiciones finales, es decir, los artículos que finalmente harán funcionar la ley.  En este sentido, los expertos consultados no prevén una rápida resolución del asunto, que, según lo anunciado inicialmente debería solventarse durante el mes de octubre, pero que nadie espera que se resuelva antes de noviembre. De hecho, y ateniéndonos al anterior caso, cabe ser de todo menos optimista. En concreto, la ley contable vigente data de 1990 y, pese a entrar en vigor el primer día de ese mismo año, no se aprobó hasta prácticamente una semana antes del final de 1989. En definitiva, muy poco tiempo para adaptar todo el sistema contable a las nueva normativa o, en su defecto, para aprender a manejar las actualizaciones de los programas de contabilidad correspondientes.  

Por el momento, el segundo borrador del plan introduce una serie de importantes cambios en los criterios de valoración, las prioridades de los principios contables, la desaparición de algunas cuentas y la creación de algunas nuevas (gastos imputables al patrimonio neto e ingresos imputables al patrimonio neto). Además, se añaden dos nuevos informes a las cuentas anuales y es necesario incluir más información en las memorias anuales. Todo esto sin contar los sucesivos planes sectoriales que irán articulando y completando el borrador. 

Se trata, según los expertos, en un plan eminentemente económico y concebido, principalmente, para la gran empresa. Tanto es así que gran parte del texto tiene escasa o nula repercusión en las pyme. El Gobierno se plantea ahora crear una legislación específica para las pequeñas y medianas empresas para, por fin,  acercarse a las necesidades de este tipo de compañías en un tema tan delicado y complejo como la contabilidad.  

Para acceder al borrador se puede acudir a la página del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC).

Avanza Pyme: tecnología para la pyme

La pyme española se encuentra a la cola en lo que a uso de las nuevas tecnologías se refiere dentro de Europa. Pese a que la mayoría de empresa cuenta con conexión a internet, pocas son las que le sacan todo el partido a la red y menos las que aprovechan todas las posibilidades de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC). Sirva como ejemplo que apenas el 12% de las pequeñas y medianas empresas hace uso de la factura electrónica.Para alentar a las pyme a sumergirse en el mundo de las nuevas tecnologías el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio creó en 2006 Plan Avanza. Se trata de un programa para fomentar el uso de las TIC y que, como no podía ser de otra forma, cuenta con una parte importante destinada a las pequeñas y medianas empresas: Avanza Pyme. El ministerio pretende así aumentar la productividad de los sectores más retrasados e incentivar  la I+D+i.Avanza Pyme se encuentra ya en su segundo plazo de inscripción, que comenzó el 21 de junio y finaliza el próximo 20 de julio.  Las ayudas de la administración alcanzan el 90% del gasto total  para las entidades sin ánimo de lucro y el 75% en el resto para sus proyectos de I+D+i. Esto agrupa conceptos como los gastos de personal técnico directamente asignado al proyecto y que tenga relación laboral con la empresa, así como las inversiones en equipos informáticos y otros productos TIC. Además, también cubre la subcontratación de los gastos tecnológicos derivados del proyecto.Avanza Pyme también ha fijado una serie de áreas prioritarias en las que centrará su ayuda. Se trata de las soluciones de negocio electrónico, es decir, llevar la empresa al terreno digital; la facturación electrónica, que además supone una serie de ahorros de coste en lo que a materiales  y tiempo se refiere; y seguridad informática.Los Préstamos TIC incluidos en el Plan Avanza recibieron 19.805 solicitudes de operación durante los primeros cinco meses del año. Esto ha derivado en ayudas por valor de 215,8 millones de euros con un préstamo medio de 10.899 euros.

Videoconferencia, una nueva fórmula de comunicación

Las pyme y las nuevas tecnologías han estado históricamente reñidas. En los últimos años se han producido grandes avances en este campo y según la entidad pública  empresarial red.es , más del 92% de las empresas tiene conexión a internet. Además, el creciente aumento del ancho de banda de las redes locales posibilita la mejora de las prestaciones en el ámbito de comunicación y convierte en realidad lo que hasta hace poco parecía ciencia ficción o, cuanto menos, una realidad lejana. La videoconferencia es uno de los mejores ejemplos. Hace apenas un lustro tan sólo las grandes corporaciones podían acceder a ellas, ahora están al alcance de todos.Por poco menos de 3.000 euros ya es posible contar con un aparato para videoconferenciar tanto con socios, como con distribuidores y, como no, con otras oficinas de la empresa. En cualquier caso la pregunta es: ¿se trata de un gasto extravagante o de una inversión?. Todo depende del uso que se le vaya a dar y de las particularidades de cada empresa.Las ventajas más evidentes tienen que ver con el ahorro de costes en apartados como, por ejemplo, el de viajes. Una compañía con sedes en diferentes partes del país, ahorraría buena parte de su factura de viajes con este sistema. Las dos partes podrían verse como si estuviesen en la misma sala sin que se perdiese calidad en la comunicación. Esto también afecta al trato con los distribuidores, ya que se puede ver el catálogo por la pantalla sin necesidad de desplazamientos. En apenas tres meses se puede recuperar la inversión, es decir, unos pocos ‘puentes aéreos’ Madrid-Barcelona.Pero más al margen de los usos obvios, contar con este sistema siempre sirve para ofrecer una imagen de modernidad. Esto sirve de ayuda para encontrar nuevos clientes y también puede utilizarse como un arma para negociar con los proveedores (se limitan las visitas y por lo tanto los gastos de ambas partes, por lo que se puede pedir una rebaja en los precios). Por otra parte, maximiza la presencia de la pyme, siempre disponible ‘cara a cara’ para resolver cualquier problema (puede ver lo que ocurre en lugar de leerlo o escucharlo y tenerse que hacer una idea). En definitiva, una nueva forma de comunicación.