La factura electrónica necesita un empujón

Ignacio Pomar Gomá, Director General de DATISA

Los avances de los últimos años en el ámbito tecnológico y normativo, nos conducen claramente hacia una sociedad sin papeles y en este contexto emerge la Factura Electrónica. A pesar de sus ventajas demostradas, la factura digital hoy dista mucho de ser una realidad en las empresas españolas, debido a múltiples razones.

Una de ellas es la falta de un estándar de formato único, que dificulta la incorporación de estos ficheros a los procesos de gestión empresarial. En el transcurso de la historia, la factura electrónica también se ha introducido en España por imposición de grandes compañías de ámbitos como la automoción o la gran distribución. Cada una de ellas ha impuesto a sus proveedores locales su propio formato de documento, encareciendo la gestión de las PYMEs y consiguiendo que muchas de estas empresas perciban hoy a la factura digital como un sobrecoste, y no como una oportunidad de mejorar.

No hay beneficio sin integración

Existen cálculos exactos de los ahorros que se podrían conseguir con la aplicación de las facturas electrónicas: en el consumo de papel, de impresión, en el ensobrado y envío postal de las facturas, etc. y hasta en los gastos de almacenamiento. Pocas PYMEs, sin embargo, se plantean que para que estos ahorros alcancen un volumen crítico y repercutan realmente en la mejora de sus procesos, la expedición y recepción de las facturas digitales debe realizarse de manera integrada con su sistema de gestión (sea éste un programa financiero-contable, un programa comercial, de facturación o una herramienta ERP global).

Generar y expedir facturas electrónicas, reutilizando automáticamente la información de pedidos, almacén, de la contabilidad, del registro de facturas y de la tesorería, permite alcanzar ahorros mucho más significativos que la simple eliminación del papel. En cuanto a la recepción de las facturas electrónicas, por otro lado, sus gastos de gestión también decrecen de manera exponencial, si su registro y contabilización se llevan a cabo de forma automática, e incorporando la conciliación de albaranes. Gracias a estos automatismos, en el sistema de gestión se podrá completar automaticamente todo el ciclo administrativo, contable, de tesorería, de almacén, de inmovilizados, etc. reaprovechando los datos de cada factura digital, sin la necesidad de ninguna intervención manual y con un mínimo margen de error. Seguir leyendo La factura electrónica necesita un empujón…

Las pymes todavía no adoptan la factura electrónica

La factura electrónica todavía no ha podido conquistar del todo a las pymes, por diferentes razones que parten de las pymes más que de la factura electrónica. Según el estudio que ha publicado DocOnTime especialista en soluciones de facturación electrónica, difundió el estudio que realizo la empresa DNX., refleja que existe una alta desconfianza y falta de información por parte de las pymes  además de líneas financieras que las ayuden y es lo que genera el principal problema para adoptar la factura electrónica.

Si bien la factura electrónica es obligatoria para las grandes empresas proveedoras de la Administración, desde el próximo mes de Noviembre será también para las pymes.

Las pymes consultadas han respondido que como principales dificultades son:
-Desconfianza
-Falta de información
-No contar con la firma electrónica
-Problemas de infraestructura informática, por la s diversas y complejas soluciones además de la incompatibilidad entre las mismas.
-El no contar con tiempo
-La carga adicional de trabajo al tener que cambiar al entono digital de la empresa.
-Miedo a diferentes incidencias con la nueva tecnología.
-Temor a la adaptación

Otro problema es que las pymes no pueden asumir el coste de adopción de estos sistemas de facturación electrónica, y de las redes EDI que terminan casi siendo exigidas por las grandes compañías a la hora de trabajar con ellas.

Las pymes que han adoptado la factura electrónica es por imposición y, todavía son contadas las que se benefician de las ventajas y ahorros que ofrece la factura electrónica.

Tal vez la principal ventaja que aporta actualmente es la del ahorro, así como la reducción del volumen de papel que deben almacenar, y a la seguridad en las tramitaciones.

Imagen: Google

Facturación electrónica en la empresa

Dentro de la variada oferta formativa, esta es una de las más interesantes, ya que PIMEC, la patronal que representa las micro, pequeñas y medianas empresas y los autónomos de Catalunya, ofrece un curso intensivo llamado “Cómo implementar la facturación electrónica en su empresa”.

Está dirigido al sector Intersectorial, tiene una duración total de 7 horas, y su fecha de inicio es el 26 de Abril finalizando el mismo día, los días de impartición son lunes de 9:30 a 13:30 i de 15:00 a 18:00 h. Es en modalidad presencial.

Desde la misma página de inscripción informan que:
Si se es un trabajador en régimen general, su empresa puede beneficiarse de una bonificación en las cuotas de la seguridad social en concepto de bonificación para formación continúa para la realización de este curso.

El curso tiene por objetivo, el de aportar a la mejora de la productividad en las empresas. La mejora en la gestión electrónica de las facturas, como las facturas electrónicas, la digitalización certificada de las facturas en papel, que genera una notoria mejora en la productividad.

En el curso se darán soluciones prácticas para la que ayuda a las organizaciones a que puedan definir que camino tomar hacia la implementación de la factura electrónica y la digitalización certificada, revisándose los aspectos legales y teóricos.

Todo aquel que asista puede tomar del curso los conceptos básicos que le permitirán conocer e implantar la Facturación electrónica y capacitarse en aplicar la certificación digital y poder firmar electrónicamente sus documentos.

Contenido Del Curso:
-Resumen normativo, medidas de impulso y obligatoriedad
-Resumen de requisitos de la e-factura
-La firma electrónica de las facturas
-Ejemplos prácticos de soluciones de firma electrónica

-La conservación de las e-facturas
-Los formatos de factura electrónica
-Sistemas de emisión de e-facturas
-La interoperabilidad
-Ejemplos prácticos de soluciones de e-factura

-La digitalización certificada de Facturas en papel
-Sistemas de recepción de facturas
-Ejemplos prácticos de soluciones de recepción

Imagen: alojate.com

Factura electrónica

Habiendo pasado ya un tiempo desde su entrada en vigor, se pueden ver ciertos datos sobre quienes hacen un mejor uso de la factura electrónica a partir de un estudio de la empresa Seres. Cataluña y Madrid se ubican como las líderes en emisión de facturas electrónicas, registrando un porcentaje del 48,41% Cataluña y Madrid el 23,27%, también respecto a la recepción de forma telemática, Cataluña el 36,89% y Madrid el 22,37%. Estas dos son seguida por Andalucía con el 5,15%, País Vasco 3,42% y la Comunidad Valenciana el 3,36%.

Por el lado contrario las que menos, son las comunidades autónomas de Extremadura con el 0,32%, La Rioja el 0,12% y Ceuta y Melilla el 0,01%.

Mientras que, por volumen de empresas que utilizan alguna solución de emisión de factura telemática, Cataluña es la que lidera el ranking con 15,06%, seguida de Madrid 12,87% y Andalucía el 10,95%.

El estudio realizado por Seres se ha basado a partir de lo que ha obtenido de sus plataformas. Habiendo recogido una muestra de 46.256 empresas de toda España y segmentos de mercado.

Una de las conclusiones que hace Seres, respecto a los resultados de su estudio, es que en España todavía se encuentra lejos de cumplir con los objetivos que se han establecidos para fomentar la sociedad digital en el ámbito de las administraciones públicas.

Respecto al tamaño de empresas, más allá de que la mayoría de las empresas que facturan electrónicamente son pymes, el impulso es generado por las grandes empresas de la distribución, ya que estas les exigen a sus proveedores que dispongan de este tipo de proceso administrativo. Justamente el motor de la facturación electrónica en España es sector de la distribución, seguido por las Administraciones Públicas.

MultiÓpticas logró ahorros implantando la e-factura

Comienzan a conocerse las experiencias de aquellas empresas que ya han implementado el sistema de la e-factur, en este caso Multiópticas, quien está muy satisfecha con los resultados obtenidos.

La compañía instaló, de la mano de Drago, el sistema de factura electrónica de ipsCA y ha informado que ello le permitió ahorrar cerca de 60.000 euros al año.

MultiÓpticas, es un claro ejemplo de empresas que si bien no son grandes, también adoptan sistemas que la mejore en diferentes aspectos.

Esta empresa de servicios ópticos y que brinda estos servicios desde hace más de 30 años, cuenta con unos 540 puntos de venta en todo el país, anteriormente a adoptar la e-factura, tenía que imprimir unas 132.000 facturas al año y a doble cara, con el alto coste de unos 60.000 euros en papel, sobres, sellos y franqueado.

Con el objetivo de ahorrar, dada la importante pérdida que le generaba la impresión de facturas, decidió el cambio, sin dudas un ejemplo hacia las pequeñas y medianas empresas.

Si lo que se buscaba era evitar un alto gasto y además innecesario dado la existencia de algunas tecnologías como es la e-factura, el objetivo se logró. Además la puesta en marcha de este sistema le permite agilizar los procesos de gestión, ahorrarse los costes y por si fuera poco proteger el medio ambiente.

La tecnología elegida fue la de ispCA Drago, que es un miembro de IT Vision Group y tardó cerca de un mes en la instalación del sistema.

Por medio de este nuevo sistema, el usuario ahora puede visualizar la factura en la intranet de MultiOpticas, pidiendo consultarla en un sistema ERP, llegar a crear el documento en PDF, firmarlo y almacenarlo de una forma sencilla e inmediata.

Otra de las ventajas que ofrece esta factura electrónica para MultiÓpticas, es que logró reducir los gastos de gestión, logística y transporte, además de ahorrarse recursos humanos durante más de tres días para imprimir, clasificar y ensobrar las facturas.

Seguramente que si cualquier pyme le preguntara a los gerentes o encargados de MultiÓpticas sobre la e-factura, les dirán que es una de las mejores herramientas con que se cuenta hoy en día para agilizar procesos y el ahorro de costes.

Gestión de Facturación Electrónica para las pymes

La factura electrónica es ya un hecho para muchas empresa, y es que muy pronto su uso va a ser obligatorio en las organizaciones. Por ello, el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio ha desarrollado la aplicación Gestión de Facturación Electrónica que permite la generación de facturas electrónicas con formato Facturae de una manera cómoda y sencilla.

Realizado con software abierto, se trata de un programa especialmente dirigido a Pymes, micropymes y trabajadores autónomos, a los que permitirá dar solución a problemas derivados del almacenamiento de facturas en papel.

La versión Gestión de Facturación Electrónica 1.0 introduce el uso de una Base de Datos relacional, numerosas mejoras funcionales y una apariencia más atractiva. La aplicación se hace multiplataforma y multiidioma, soportando indistintamente facturas Facturae en sus versiones 3.0 y 3.1.

Se ofrecen tres distribuciones del programa: aplicación para Sistema Operativo Windows con navegador Internet Explorer, aplicación para Sistema Operativo Windows con navegador Mozilla Firefox y aplicación para Sistema Operativo Linux con navegador Mozilla Firefox.

¿Qué es la factura electrónica?

La facturación electrónica es un equivalente funcional de la factura en papel y consiste en la transmisión de las facturas o documentos análogos entre emisor y receptor por medios electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (de un ordenador a otro), firmados digitalmente con certificados reconocidos.

El Anteproyecto de Ley de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información define la factura electrónica como “un documento electrónico que cumple con los requisitos legal y reglamentariamente exigibles a las facturas y que, además, garantiza la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido, lo que permite atribuir la factura a su obligado tributario emisor”.