Ventajas de las ferias virtuales

El aumento de los canales de comunicación ha multiplicado exponencialmente las fórmulas para llegar a clientes y socios. Y pese a todo, las ferias y congresos especializados siguen siendo uno de los principales medios para hacer negocios. La tradición que rodea a muchos de ellos los hace el mejor escaparate para lucir ‘palmito’ y, sin embargo, las pyme no acaban de acudir a los mismos. Evidentemente, el alto precio de acudir a determinados eventos frena a este tipo de empresas. De hecho, la inversión en un stand tradicional cuesta de media cerca de 3.000 euros, un coste considerable que hace necesario elegir con tino.

Las nuevas ferias virtuales surgen como una solución a este problema. Se trata de reproducir una feria pero todo a través de la Red, lo que reduce notablemente los costes a cerca de 90 euros ya que, en muchos casos, la creación del stand es gratuita y sólo hay que abonar los gastos de mantenimiento. Este este el caso de Redepyme, organizado por la escuela de negocios EOI, y soyempresaria.com, puesto en marcha por el Instituto de la Mujer, aunque también existen otras como Parque Ferial.

Evidentemente, la forma de trabajo en una feria virtual difiere del de las tradicionales. Entre otras cocas, porque en las ferias tradicionales el contacto con potenciales clientes es directo, mientras que en las virtuales, debido a los impedimentos tecnológicos, no. De esta forma, es necesario un mayor interés del cliente en la pyme. Incluso podría decirse que las nuevas ferias son más espacios publicitarios que verdaderos foros de encuentro entre usuarios y empresas.

Para hacer frente a estas deficiencias, algunas ferias virtuales, como es el caso de Redepyme, organizan eventos más tradicionales una vez al año en los que los expositores virtuales pueden ‘dar la cara’.

Las ventajas de aliarse con una gran empresa

El camino de la pyme no siempre es sencillo y los problemas inherentes a su tamaño son uno de sus mayores condicionantes y, en muchos casos, una traba para el que los expertos consideran su camino de supervivencia más coherente: la especialización. En este sentido, una pequeña y mediana empresa puede contar con una gran idea pero no con los medios para desarrollarlo y llegarlo a buen puerto. Aquí es donde es necesario buscar recursos fuera de la empresa. Créditos, ampliaciones de capital, ayudas y subvenciones son las fórmulas más comunes, pero existen otras que nada tienen que ver con el ámbito económico. Una de ellas es la de buscar un socio de negocio con mayores recursos, es decir, una gran empresa.

El cobijo de una multinacional tiene sus ventajas, empezando porque es posible acceder a una serie de recursos que de otra forma siempre estarían fuera de su alcance. Todo esto sin apenas sacrificar su capacidad de maniobra, ya que ni ha acumulado más deuda ni ha tenido que dar entrada a nuevos ocios en su capital social. Además, la pyme puede beneficiarse de los conocimientos del sector de este ‘hermano mayor’, de su experiencia y, sobre todo, en muchos casos, de su buen nombre. Por una parte siempre sirve para mejorar el buen nombre de la pyme y, por otra, amplía su base de clientes con los de la gran corporación.

Microsoft y su programa de partners es un buen ejemplo de cómo funcionan estas alianzas y sus ventajas. A través de su programa de partners permite a la pyme disfrutar de una serie de recursos y herramientas que le permitirán ampliar su alcance en el mercado, impulsar sus ventas, reducir costes y optar a cursos de formación exclusivos para socios, además de tener acceso a un soporte técnico de pre y post- venta de otra forma impensable. Al final, un buen símil sería decir que es como ir de copiloto en un Ferrari: siempre luce.

Evidentemente, y como siempre que se toman decisiones referentes a la estrategia de la pyme, hay que tomar una serie de precauciones y existen algunas directrices que es mejor seguir. En primer lugar, suele ser recomendable plantearse qué tipo de socio le vendrá bien a la empresa. Una buena opción en este sentido es buscar la complementariedad, para lograr así un ahorro de costes en un área de desarrollo determinada. Es otra forma de optimizar los recursos con los que cuenta la empresa, aunque no sean propios. Todo esto ayudará a la pyme a mejorar su operativa y, en definitiva, a especializarse.

Por otra parte, siempre es necesario llegar a un acuerdo que no hipoteque el futuro de la compañía y le deje libertad de movimientos para buscar otras alianzas o seguir creciendo en su mercado de referencia.

El gestor de compras, el ahorro entre ‘ceja y ceja’

Las compras que realiza tanto una persona como una empresa son el mejor ejemplo de una forma de actuar y de pensar, pero en el caso corporativo son, además, su mayor fuente de gastos. En concreto, el pago de de las compras de cualquier empresa significa, al menos el 50 por ciento de sus ingresos, cifra que en algunos casos puede elevarse hasta el 80 por ciento, dependiendo del sector en el que opere y de la pericia negociadora del emprendedor. En cualquier caso, la media se sitúa en torno al 67 por ciento. Se trata, pues de la partida presupuestaria más grande de la empresa pero al mismo tiempo una de las más descuidadas hasta el punto de que cuando se piensa en recortar costes, lo primer siempre suele ser la plantilla, no este apartado. Del mismo modo, la fórmula más habitual para mejorarla cuenta de resultados pasa por aumentar las ventas en lugar de racionalizar las compras.

Con los datos en la mano parece lógico llevar a cabo todas las acciones e incluso inversiones necesarias para reducir esta factura. Sin embargo, la gran mayoría de las pyme españolas ni siquiera cuentan con una figura especializada en compras y suele ser el gerente quien se encarga de esta tarea para la que, obviamente, no siempre dispone de todo el tiempo que se requiere. Es decir, el gestor de compras sigue siendo, a día de hoy, un gran desconocido para la pyme española. Se trata de un profesional altamente especializado y con amplios conocimientos sobre lo que adquiere, además de contar con una visión global del negocio y, por supuesto, muy buenas dotes de negociación. En la Asociación Española de Profesionales de Compras, Contratación y Aprovisionamiento (Aerce) se pueden encontrar las características básicas de estos profesionales, así como consejos y orientación en el arte de las compras.

La tarea principal de un buen gestor de compras consiste en racionalizar el material que adquiere la compañía para que esta compra se haga de forma ordenada y con arreglo a las necesidades reales de la pyme. Todo para lograr reducir la factura de compras o, lo que es lo mismo, rentabilizar al máximo el gasto que se realiza en este apartado.

Destruir, otra forma de proteger la información

La paulatina adopción de las nuevas tecnologías por parte de las pequeñas y medianas empresas, un campo donde todavía hay mucho margen de mejora, ha eliminado gran parte del papel que antaño circulaba por las compañías. Sin embargo, siempre va a seguir existiendo una importante cantidad de información que será necesario o más cómodo tener en un soporte físico, bien celulosa o ahora en soportes digitales como el CD-ROM. Suele tratarse, en muchos casos, de documentos confidenciales como el plan estratégico de la corporación o con datos bancarios, de clientes, candidatos… En definitiva, cualquier documentación que contenga información sensible y susceptible de ser robada con fines fraudulentos.
El carácter privado y estratégico de la información debería ser suficiente aliciente para que compañía y empresario se interesen por eliminarlos de forma correcta para que nadie pueda utilizarlos. Para hacer más ‘atractivo’ este campo, la Ley Orgánica de Protección de Datos Personas obliga en su artículo 4 a mantener la confidencialidad y al cumplimento obligatorio de cancelación o destrucción de datos cuando se hubiera cumplido la finalidad para la que fueron recabados y establece multas de hasta 600.000 euros para los casos más graves de incumplimiento. Sin embargo, sólo un 7 por ciento de las pyme españolas cuenta con los equipos necesarios para destruir de forma segura sus documentos confidenciales.

Existe, en este sentido, una importante falta de concienciación por parte de las pyme sobre la importancia y obligatoriedad de proteger y posteriormente destruir la información que manejan. Y es que en muchos casos las corporaciones de menor tamaño no ven la necesidad o la rentabilidad de contar con una destructora de documentos, pese a que su precio es más que asequible: desde apenas 49 euros es posible adquirir un equipo básico, mientras que el coste de los más avanzados se sitúa en torno a los 3.000 euros. En definitiva, una inversión más que asequible teniendo en cuenta las consecuencias que puede acarrear simplemente el incumplimiento de la normativa vigente.

Al final, es incluso recomendable destruir otros documentos que se salen de esta obligación legal por el tipo de información que puedan contener como planes estratégicos o datos bancarios. Pese a todo, tampoco hay que caer en la tentación de decir que todos los documentos deberían ser destruidos. En este sentid, se puede diferenciar entre los personales y los relacionados con la empresa. Los primeros son susceptibles del robo de personalidad y abarcan desde historiales financieros hasta cuentas de teléfono pasando por informes médicos o borradores para el pado de impuestos. Por su parte los segundos se refieren más a salarios, planes de marketing, cifras de ventas, informes sobre créditos o posibles clientes, registros de contabilidad o curriculos, entre otros.

Evidentemente, una destructora de documentos no asegura al cien por cien que una persona no será objetivo del robo de identidad, pero no se puede robar lo que no se puede leer.

Requisitos para franquiciar un negocio

En el anterior post referente al mundo de las franquicias comentaba las posibilidades que ofrece esta fórmula societaria. A saber, una rápida expansión con un menor desembolso y, sobre todo, menos riesgos para la pyme. Una buena estrategia de la que, sin embargo, no todas las compañías pueden beneficiarse. Y es que existen una serie de requisitos para poder convertirse en un orgulloso franquiciador con locales por toda España.

El primero de los requisitos tiene que ver con la propia definición de franquicias. Es decir, un negocio replicable prácticamente al 100 por cien con total fiabilidad de que mantendrá su calidad. De esta forma, lo primero que ha de ser es un negocio que se pueda exportar son problemas, Esto implica, en muchos casos, un fuerte proceso de transformación para estandarizar determinado tipo de acciones Uno de los mejores ejemplos se encuentra en el mundo de la restauración. Enseñas como las de Comess Group (Lizarrán, Cantina Mariachi o Pasta City, entre otras) o las de Re-Imagina! Restauración (La Maria se sienta a la mesa o la Croqueta) tuvieron que llevar a cabo importantes modificaciones en su operativa para poder asegurar un estándar de calidad en todos sus locales. Esto implica, en muchos casos cambios como el tipo de horneado que se aplica a la comida o idear un sistema para enviar la comida prácticamente elaborada a falta simplemente del calentón final.

Por otra parte y, evidentemente, debe tratarse de un negocio cuya rentabilidad esté probada. Esto implica, entre otras cosas, desarrollar durante un periodo razonable el negocio en forma de franquicia para asegurarse de que ofrece beneficios, que es rentable. Además, es la mejor fórmula para ir puliendo poco a poco el negocio y encontrar métodos para abaratar los costes.

El tercero de los grandes requisitos pasa por disponer de su propio sistema de gestión y administración de la red de franquicias, así como de la operativa. En el fondo, todo está encaminado a que el franquiciado tenga que hacer el menor esfuerzo organizativo posible y pueda limitarse, básicamente, a atraer clientes, gestionar el negocio y, en definitiva, hacer real la rentabilidad que anuncia el franquiciador del su oferta.

Estos requisitos hacen más que necesario el contar con un elaborado plan de expansión que marque una serie de pasos a seguir y, sobre todo, una serie de límites. Como ya he comentado en anteriores post, tan malo puede ser no crecer como crecer demasiado rápido y que el volumen de negocio supere las posibilidades del empresario o los recursos reales y administrativos de la empresa.

Cambios en los ticket restaurante

El uso de los ticket restaurante se ha expandido enormemente en los últimos años. Muchas pyme los utilizan a modo de ‘comedor de empresa’ o, simplemente, como otra foram de bonificar el trabajo de sus empleados. Se trata de una forma de pago con menores costes para la compañía, ya que los tiket no cotizan a la seguridad social y, por lo tanto, no implican cuentas fiscales.

Sin embargo, el uso y la situación de los mismos ha cambiado desde el pasado 1 de mayo debido a no de los reglamentos que desarrolla la nueva Ley sobre el IRPF. Lo más positivo para las pyme es el aumento del límite máximo exento de tributación en 1,19 euros hasta alcanzar los 9 euros. Sin embargo, como suele ourrir en estos casos, no todo iba a ser positivo.Es más, junto con este ‘regalo’ la norma introduce también una serie de restricciones que limitan, y mucho, el actual uso delos tickets restaurantes fuera del horario laboral, especialmente los fines de semana.

En primer lugar, a partir de ahora será necesario consumir los nueve euros del cheque en el mismo día, ya que no será posible acumular la cuantía sobrante para días posteriores. De la misma forma, no se podrán reciir las vueltas de la cantidad sobrante. Además, sólo se admitirá un máximo de un ticket por día, que será personal e intrasferible. Para asegurarse del cumplimiento de todas estas disposiciones, las empresas deberán llevar un detallado registro de los cheques que entreguen a sus traajadores en el que figurará el emprelado, la fecha de entrega y la firma del adjudicatario.

Evidentemente, todo esto supone una serie de importantes cotratiempos para las empresas Para empezar, incrementa notablemente el papeleo que tienen que realizar, todo ello teniendo en cuenta que les sea rentable o incluso posible automatizar el proceso. Del mismo modo, también disminuye el atractivo de los cheque comida para los empleados, que solo podrán utilizar los tickets para su uso primigéneo: una alternativa al comedor de la empresa. Además, al considerarse salario en especio no exento, aumenta notablemente su salario base y, por lo tanto, las retenciones tributarias.

Pese a todo, la parte más negativa para las pyme es el anuncio de Hacienda de que perseguirá a aquellas empresas que incumplan la ley y podrá sancionarle por negligencia.

Franquiciar: Otra fórmula de expansión

Ampliar el negocio no siempre es fácil en el caso de la pyme. La falta de medios se postula como el mayor problema para abordar proyectos de expansión y encontrar financiación o el socio adecuado no siempre es fácil. Franquiciar se postula entonces como una buena fórmula para aquellos empresarios que, pese a todo, se marcan cotas más altas.El sistema de franquicias está de moda. Es un hecho que reflejan las cifras registradas en 2006: 980 redes (franquicias diferentes) y una facturación aproximada de 21.950 millones de euros, un 8,5% más que en 2005. Pero, en qué consiste exactamente franquiciar el negocio. Básicamente es un acuerdo entre dos partes en la que la primera (el franquiciador) cede su ‘know how’ o conocimiento del negocio a la segunda parte (el franquiciado).En este punto conviene preguntarse ¿por qué debo franquiciar mi negocio? ¿qué ventajas obtendré como empresario?. En primer lugar, cabe resaltar que franquiciar el negocio es una de las fórmulas más seguras para expandir el negocio y que menos riesgos económicos conlleva para el empresario (no pone su dinero en juego, eso corre a cargo del franquiciado). El sistema de franquicias puede acelerar el crecimiento hasta en un 25%, lo que a su vez sirve para poder reducir costes, por ejemplo, con los proveedores. Cuanto mayor es el volumen de negocio más fácil se hace conseguir buenos precios y también poder prescindir de intermediarios. Además, la imagen de la empresa sale reforzada y llega a un mayor número de personas.En definitiva, se trata de un sistema ideal para acelerar las tasas de crecimiento aunque, como para todo dentro del mundo de la empresa, es necesario contar con un plan bien estudiado. Pero esto, y otras cuestiones como referentes al ámbito de la franquicia como los pasos a seguir para franquiciar, los abordaremos en posteriores post. 

Avanza Pyme: tecnología para la pyme

La pyme española se encuentra a la cola en lo que a uso de las nuevas tecnologías se refiere dentro de Europa. Pese a que la mayoría de empresa cuenta con conexión a internet, pocas son las que le sacan todo el partido a la red y menos las que aprovechan todas las posibilidades de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC). Sirva como ejemplo que apenas el 12% de las pequeñas y medianas empresas hace uso de la factura electrónica.Para alentar a las pyme a sumergirse en el mundo de las nuevas tecnologías el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio creó en 2006 Plan Avanza. Se trata de un programa para fomentar el uso de las TIC y que, como no podía ser de otra forma, cuenta con una parte importante destinada a las pequeñas y medianas empresas: Avanza Pyme. El ministerio pretende así aumentar la productividad de los sectores más retrasados e incentivar  la I+D+i.Avanza Pyme se encuentra ya en su segundo plazo de inscripción, que comenzó el 21 de junio y finaliza el próximo 20 de julio.  Las ayudas de la administración alcanzan el 90% del gasto total  para las entidades sin ánimo de lucro y el 75% en el resto para sus proyectos de I+D+i. Esto agrupa conceptos como los gastos de personal técnico directamente asignado al proyecto y que tenga relación laboral con la empresa, así como las inversiones en equipos informáticos y otros productos TIC. Además, también cubre la subcontratación de los gastos tecnológicos derivados del proyecto.Avanza Pyme también ha fijado una serie de áreas prioritarias en las que centrará su ayuda. Se trata de las soluciones de negocio electrónico, es decir, llevar la empresa al terreno digital; la facturación electrónica, que además supone una serie de ahorros de coste en lo que a materiales  y tiempo se refiere; y seguridad informática.Los Préstamos TIC incluidos en el Plan Avanza recibieron 19.805 solicitudes de operación durante los primeros cinco meses del año. Esto ha derivado en ayudas por valor de 215,8 millones de euros con un préstamo medio de 10.899 euros.

Videoconferencia, una nueva fórmula de comunicación

Las pyme y las nuevas tecnologías han estado históricamente reñidas. En los últimos años se han producido grandes avances en este campo y según la entidad pública  empresarial red.es , más del 92% de las empresas tiene conexión a internet. Además, el creciente aumento del ancho de banda de las redes locales posibilita la mejora de las prestaciones en el ámbito de comunicación y convierte en realidad lo que hasta hace poco parecía ciencia ficción o, cuanto menos, una realidad lejana. La videoconferencia es uno de los mejores ejemplos. Hace apenas un lustro tan sólo las grandes corporaciones podían acceder a ellas, ahora están al alcance de todos.Por poco menos de 3.000 euros ya es posible contar con un aparato para videoconferenciar tanto con socios, como con distribuidores y, como no, con otras oficinas de la empresa. En cualquier caso la pregunta es: ¿se trata de un gasto extravagante o de una inversión?. Todo depende del uso que se le vaya a dar y de las particularidades de cada empresa.Las ventajas más evidentes tienen que ver con el ahorro de costes en apartados como, por ejemplo, el de viajes. Una compañía con sedes en diferentes partes del país, ahorraría buena parte de su factura de viajes con este sistema. Las dos partes podrían verse como si estuviesen en la misma sala sin que se perdiese calidad en la comunicación. Esto también afecta al trato con los distribuidores, ya que se puede ver el catálogo por la pantalla sin necesidad de desplazamientos. En apenas tres meses se puede recuperar la inversión, es decir, unos pocos ‘puentes aéreos’ Madrid-Barcelona.Pero más al margen de los usos obvios, contar con este sistema siempre sirve para ofrecer una imagen de modernidad. Esto sirve de ayuda para encontrar nuevos clientes y también puede utilizarse como un arma para negociar con los proveedores (se limitan las visitas y por lo tanto los gastos de ambas partes, por lo que se puede pedir una rebaja en los precios). Por otra parte, maximiza la presencia de la pyme, siempre disponible ‘cara a cara’ para resolver cualquier problema (puede ver lo que ocurre en lugar de leerlo o escucharlo y tenerse que hacer una idea). En definitiva, una nueva forma de comunicación.