Programas de gestión para autónomos y pyme

Uno de los mayores quebraderos de cabeza para cualquier pequeño y mediano empresario o trabajador autónomo es la elección de un buen sistema de gestión. En primer lugar deberá decidir si se decanta por un programa online, es decir, conectado a un servidor externo u offline, es decir, directamente instalado en el ordenador de la empresa. Cada uno de los sistemas tiene sus ventajas e inconvenientes que el blog ‘El de la calle 42‘ desgrana en un interesante artículo.

En el primero de los supuestos el usuario tiene un mayor control sobre la situación, ya que el programa está instalado en su ordenador y funcionará en tanto y en cuanto el ordenador lo haga, es decir, no depende de la conexión a Internet o la disponibilidad del servidor. Por el contrario, la seguridad es mayor en el segundo de los casos y el usuario se asegura que se realizarán copias de sus archivos, por lo que es más difícil que pierda su información.

Estos son sólo algunas de las características de la versión online y offline. El artículo, titulado igual que este último post, también ofrece una serie de programas gratuitos de gestión: Endeve, Factusyn, Galopín y OPenBravo, que además analiza. Junto con estos, también examina Araña Gestión,BulmaGes y Fisterra.

En cualquier caso, cuando se habla de gestión de pyme no se pueden dejar pasar los ya célebres Facturaplus y NómimaPLus además de los productos de Datisa, una de las decanas en el panorama español de gestión de nóminas y contabilidad.

Formación gratuita sobre el nuevo Plan General Contable

Si la planificación de todo un ejercicio de actividad económica es complicada por sí misma, la de 2008 promete ser todavía más ‘emocionante’ gracias al nuevo Plan General de Contabilidad (PGC) que entró en vigor el pasado 1 de enero. Aunque ya son muchas las pyme que han empezado a adaptar sus libros a la nueva norma también hay otro enorme porcentaje que trata de asimilar los cambios que se han producido y las actualizaciones en sus programas contables informáticos.

Aunque a priori el nuevo PGC exigirá un gran esfuerzo a los pequeños y medianos empresarios, también ofrece la oportunidad ideal para modernizar el departamento contable mediante la adquisición de programas informáticos. Así, las pyme podrán financiar a tipo cero la adquisición del software para aplicar la nueva normativa.

ero incluso con estos programas contables siempre será necesario conocer a fondo el PGC. Debido a la importancia de la reforma han surgido infinidad de cursos de pago y material didáctico sobre cómo hay que aplicarla y qué cambios implica. Sin embargo, la pyme también tiene a su disposición otras fórmulas para conocer el plan sin tener que destinar un solo euro al respecto. Así, el Consejo Superior de Cámaras de Comercio ofrece a través de CEPYME y la UNED cursos gratuitos sobre el PGC.

demás, Forem, Fundación Tripartita y Fondo Social Europeo, también ofrece un ‘Curso Gratis Contabilidad: Plan General Contable Informatizado’. Pero no son los únicos, ya que dentro del plan de Formación Continua de Trabajadores, algunas agrupaciones empresariales también incluyen el PGC entre su oferta.

tra opción para las pyme pasa por consultar con su proveedor de programas informáticos contables. Empresas como Datisa ya organizaron durante 2007 seminarios y jornadas para explicar los pormenores del PGC a sus clientes y esta siempre es una opción a tener en cuenta. Para quienes no deseen invertir su tiempo en recibir formación y prefieran aprender por ser autodidactas, además de la densa normativa, pueden encontrar una información más que completa en plangeneralcontable.com.

Cómo hacer frente a Hacienda

Se acerca el fin de año y tanto en los departamentos de administración y contabilidad de las pyme como en la cabeza de innumerables autónomos se repite la misma pregunta: ¿cómo puedo reducir mi factura fiscal?, es decir, cómo pagar menos a Hacienda. Evidentemente, lo recomendable en estos casos es llegar a estas fechas con los ‘deberes hechos’ para que durante el último mes del curso sólo sea necesario buscar complementos a las deducciones que previamente se han implementado a lo largo de todo 2007. Pero esto no siempre es posible y en muchos casos los pequeños emprendedores afrontan la recta final con prisas por encontrar la mejor fórmula para no rascarse los bolsillos en el impuesto de sociedades.

En este sentido, lo primero que debe tener en cuenta cualquier pyme son los cambios que se han producido en el Impuesto de Sociedades respecto a 2007.  En este ejercicio el gravamen que soportarán los pequeños y medianos emprendedores será ya de por sí menor (sólo el 25%) que en 2006. Además, se mantienen las deducciones en materia de I+D y por las actividades exportadoras.

Alberto Valiño ofrece en su blog interesantes consejos y artículos especializados en fiscalidad. Además, Cinco Días también cuenta con un apartado específico destinado al Impuesto sobre la Renta y al Impuesto de Sociedades y siempre se puede consultar la página oficial de la Agencia Tributaria para solucionar dudas o descargarse programas de ayuda.

Todavía más sobre el Plan General Contable

Por fin. Después de largos meses de espera las pyme y el resto de empresas que operan en España ya pueden acceder al texto definitivo que marcará el devenir de sus cuentas a partir de 2008. Sin embargo, y según desvela un estudio realizado por KPMG, apenas el 29 por ciento de los empresarios tiene alguna idea concreta de cómo es el nuevo Plan General Contable (PGC) y tan solo el 25 por ciento asegura saber lo suficiente como para manejarse en esta maraña de números y activos.

Aunque la contabilidad es un elemento básico para cualquier pyme, son muy pocas la que verdaderamente le sacan todo el partido posible. Muchas veces las empresas no cuentan con personal especializado o con las mejores herramientas para su manejo como puedan ser programas informáticos. El nuevo y, sobre todo controvertido, PGC no hace sino sembrar todavía más confusión en un apartado suficientemente complicado para la mayoría de compañías. La adaptación de España a las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC) no termina de convencer a una parte del sector y así desde el Instituto de Censores Jurados de Cuentas de España su presidente, Rafael Cámara, asegura que el nuevo PGC reducirá la competitividad de las empresas españolas frente a las europeas, además de alejarlo todavía más de las NIC, ya que “poco puede converger una norma cuyo desarrollo sólo supone un 10% de las 2.500 páginas de texto que ocupan las normas internacionales que se querían trasponer”.

Pero no todo tiene por qué ser negativo. Por primera vez, las pyme disponen de su propio PGC, aunque también pueden acogerse al general si así lo desean. Las ventajas de su plan específico radican, principalmente, en la simplificación de sus obligaciones contables. La nueva ley identifica una serie de operaciones realizadas con carácter general por las pyme y simplifica los criterios de registro, valoración e información que deben incluirse en la memoria.

En cuanto a cambios más concretos, en los instrumentos financieros se elimina el criterio de valoración de activos en leasing desde el punto de vista del arrendatario al tiempo que desaparece la obligación de confeccionar el estado de ingresos y gastos reconocidos. Aunque conserva la misma estructura que el vigente PGC, el nuevo incluye algunos documentos como el estado de cambios en el patrimonio neto y el estado de flujos de efectivo. Además, las operaciones se contabilizarán en función de su realidad económica, no sólo de su forma jurídica y en el los criterios de valoración se incorporarán el valor razonable y el coste armonizado. Se trata así de acercar las operaciones al día a día de la empresa.

Todavía se desconoce cuál será el coste económico que tendrán que soportar las pyme por este nuevo cambio. Desde el Gobierno aseguran que será prácticamente nulo, aunque un estudio realizado en Lérida indica que tendrá una incidencia de 3.000 euros en las empresas de la región.

Consciente de las dificultades que plantea el nuevo PGC, a continuación dejo algunas páginas web con recursos interesantes al respecto, aunque también ampliaré información en posteriores posts.

La página www.plangeneralcontable.com ofrece una variada información acerca del nuevo plan dividida en secciones. Las cuentas del nuevo PGC se pueden encontrar en www.pgc-2008.com, mientras que en el foro especializado www.contabilidad.tk/node/1078 uno de los usuarios ofrece los 25 cambios más notables que se han producido.

A buenas horas…

El Economista publica hoy la siguiente noticia: El Consejo de MInistros prevé aprobar hoy en nuevo Plan General Contable. Aunque no deja de ser positivo que las pyme por fin puedan conocer las normas definitivas a las que deberán atener su contabilidad, también es cierto que este anuncio llega un poco tarde.

El retraso en la aprobación del plan, que debe servir para adaptar la normativa española a las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC), va a suponer serios quebraderos de cabeza para el sector y las propias empresas. En principio, estaba previsto que el Plan General de Contabilidad y su reglamentación fuesen aprobados, como tarde a finales del mes pasado. Ahora, los gestores de las pyme apenas disponen de un mes y medio para entender los cambios que se han realizado y cómo va afectar a sus cuentas, ya que deberán empezarlos a aplicar a principios de año.

La tesorería, un anticipo del futuro de la empresa

La contabilidad es un elemento clave para el desarrollo de cualquier compañía. A fin de cuentas, se trata de la historia, en cifras, de la trayectoria de la empresa que, combinada con otros elementos, debe servir para cimentar su porvenir mediante la planificación de la tesorería. Y es que, como indica Ignacio Pomar, director general de Datisa, “si soy capaz de predecir lo que va a ocurrir, podré tomar mejores decisiones”. Y es aquí donde, precisamente, entran en juego las herramientas de tesorería avanzada y los programas informáticos de automatización. El objetivo es que estas aplicaciones manejen los datos y las transacciones en comunicación directa con los sistemas contables y de previsión internos, así como con los bancos en los que la pyme guarda su capital.
 
Toda esta información sobre el estado de las cuentas y conociendo, como es lógico, cuáles serán los picos de tesorería, es decir, cuándo tendré que hacer más gasto y cuándo tendré más dinero en caja, sirve para maximizar las posibilidades de acertar en las necesidades monetarias de la pyme y sacar provecho de la situación. “Si tengo una visión exacta de lo que puedo hacer en el futuro y soy capaz de adecuar mis movimientos financieros a ello, sacará beneficio. Conocer los números teniendo en cuenta lo que se debe, lo que se tiene o lo que se invertirá durante los próximos meses resulta estratégico”, sentencia Pomar.
 
De hecho, un sistema de planificación de tesorería integrado permite minimizar los costes administrativos y financieros, así como las posteriores necesidades de financiación de la pyme. Además, también aumentan las posibilidades de rentabilizar los activos de la empresa (especialmente los inactivos), ya que el tesorero tiene una visión exacta de los requisitos económicos de la empresa en cualquier momento del año. Por otra parte, se reducen los saldos ociosos, es decir, el dinero que está en el banco y por el que la pyme no obtiene rentabilidad, al tiempo que se limitan los retrasos en el cobro a clientes.
 
Pero, como suele ocurrir habitualmente, no es oro todo lo que reluce. De hecho, uno de los ‘inconvenientes’ de estas herramientas de tesorería es que obligan a la pyme a tener su contabilidad constantemente actualizada. Y esto es algo a lo que no están habituadas la mayoría de las pequeñas y medianas empresas. En este sentido, conviene tener la caja integrada y automatizada en los sistemas administrativos para registrar todo lo que ocurre en la empresa, ya que así también se evitan errores en los asientos contables y en la información que se remite, por ejemplo, desde los bancos (en muchos casos, debido a estas deficiencias en la contabilidad, la información bancaria no se corresponde con los datos que posee la empresa).

Software libre para pyme, la opción gratuita

La informática se ha convertido en una parte esencial e incluso imprescindible para el trabajo en cualquier pyme. Tanto es así que existen infinidad de tareas administrativas que apenas sí podrían llevarse a cabo sin la ayuda de las máquinas. Sin embargo, también se trata de una importante factura para la compañía en forma de los programas y las licencias necesarias para operar. Para hacernos una idea, simplemente el programa operativo Windows XP cuesta hasta 230 euros, mientras que los programas Contaplus y Nominaplus, dos de los más utilizados para la gestión de nóminas y para llevar la contabilidad de la empresa cuestan 460,6 euros cada uno, en tanto que la versión estándar para pyme de SAGE ronda los 738 euros. A estos hay que añadir, generalmente, un programa para el tratamiento de textos, uno de hojas de cálculo o para presentaciones con diapositivas, entre otros. Básicamente, el paquete Office, también de Microsoft, y cuyo precio puede consultarse aquí. Se trata, pues, de una inversión considerable para cualquier empresa, sobre todo teniendo en cuenta que el coste es por unidad y que una pyme puede disponer de varios PC.

Además, con el nuevo Windows Vista (que posiblemente se convierta en el estándar en un plazo de dos años) va a ser todavía más difícil piratear los programas, una práctica muy extendida en nuestro país. De hecho, un estudio de la consultora IDC desvela que el índice de piratería en España es del 46 por ciento, diez puntos por encima de la media de la UE. Dentro de las pyme este índice es todavía superior. Según Business Software Alliance, un 70 de las pequeñas y medianas empresas nacionales utiliza algún tipo de software ilegal (generalmente word, excell o programas de este tipo). El nuevo sistema operativo de Microsoft se lo va a poner más difícil a estas compañías. Pero siempre existen otras opciones igual de baratas, es decir, gratuitas, y legales: el llamado software libre.

El miedo a lo desconocido y la creencia de que hay que tener conocimientos informáticos avanzados, unido a la relativa facilidad para hacerse con copias ilegales, ha lastrado hasta el momento el despegue del software libre. Sin embargo, es necesario indicar que no es imprescindible ser un ‘as’ de la informática para poder beneficiarse de los programas gratuitos o de código abierto. Existen dos medios para disfrutar de estos programas: contar con un sistema operativo Linux (es como Windows pero gratuito) o a través del clásico Windows. En el primero de los casos sí puede ser necesario contar con ciertos conocimientos informáticos, tampoco excesivos, pero en el segundo, cualquier usuario medio puede bastarse para instalar y utilizar estos programas. Un buen ejemplo es el de Open Office. Es una suite de ofimática prácticamente igual al Office de Microsoft en lo que a diseño y funcionamiento se refiere, pero totalmente gratuita. Además,  permite leer e incluso generar archivos de texto con formato Word para que cualquier destinatario pueda abrir y leer los documentos.

Existen multitud de programas de código abierto para infinidad de áreas, desde astrología, diseño en 3D u ofimática hasta buscadores o programas de correo electrónico, entre otros. Encontarlos es relativamente sencillo, ya que existen multitud de páginas web, tanto de los creadores como de recopilación de datos. Una de estos portales es el de CD libre, que dispone de un amplio repertorio de programas muy fáciles de descargar y de instalar.

Destruir, otra forma de proteger la información

La paulatina adopción de las nuevas tecnologías por parte de las pequeñas y medianas empresas, un campo donde todavía hay mucho margen de mejora, ha eliminado gran parte del papel que antaño circulaba por las compañías. Sin embargo, siempre va a seguir existiendo una importante cantidad de información que será necesario o más cómodo tener en un soporte físico, bien celulosa o ahora en soportes digitales como el CD-ROM. Suele tratarse, en muchos casos, de documentos confidenciales como el plan estratégico de la corporación o con datos bancarios, de clientes, candidatos… En definitiva, cualquier documentación que contenga información sensible y susceptible de ser robada con fines fraudulentos.
El carácter privado y estratégico de la información debería ser suficiente aliciente para que compañía y empresario se interesen por eliminarlos de forma correcta para que nadie pueda utilizarlos. Para hacer más ‘atractivo’ este campo, la Ley Orgánica de Protección de Datos Personas obliga en su artículo 4 a mantener la confidencialidad y al cumplimento obligatorio de cancelación o destrucción de datos cuando se hubiera cumplido la finalidad para la que fueron recabados y establece multas de hasta 600.000 euros para los casos más graves de incumplimiento. Sin embargo, sólo un 7 por ciento de las pyme españolas cuenta con los equipos necesarios para destruir de forma segura sus documentos confidenciales.

Existe, en este sentido, una importante falta de concienciación por parte de las pyme sobre la importancia y obligatoriedad de proteger y posteriormente destruir la información que manejan. Y es que en muchos casos las corporaciones de menor tamaño no ven la necesidad o la rentabilidad de contar con una destructora de documentos, pese a que su precio es más que asequible: desde apenas 49 euros es posible adquirir un equipo básico, mientras que el coste de los más avanzados se sitúa en torno a los 3.000 euros. En definitiva, una inversión más que asequible teniendo en cuenta las consecuencias que puede acarrear simplemente el incumplimiento de la normativa vigente.

Al final, es incluso recomendable destruir otros documentos que se salen de esta obligación legal por el tipo de información que puedan contener como planes estratégicos o datos bancarios. Pese a todo, tampoco hay que caer en la tentación de decir que todos los documentos deberían ser destruidos. En este sentid, se puede diferenciar entre los personales y los relacionados con la empresa. Los primeros son susceptibles del robo de personalidad y abarcan desde historiales financieros hasta cuentas de teléfono pasando por informes médicos o borradores para el pado de impuestos. Por su parte los segundos se refieren más a salarios, planes de marketing, cifras de ventas, informes sobre créditos o posibles clientes, registros de contabilidad o curriculos, entre otros.

Evidentemente, una destructora de documentos no asegura al cien por cien que una persona no será objetivo del robo de identidad, pero no se puede robar lo que no se puede leer.

¿Para cuándo el nuevo plan general de contabilidad?

La contabilidad es uno de los elementos críticos para cualquier empresa. En ella está reflejado el estado financiero de la empresa, además de ser la que permite sacar ventaja del ‘juego’ con las diferentes herramientas fiscales en función de las características de la empresa y así lograr rebajar el impuesto de sociedades. Ahora el Gobierno ultima una serie de cambios para adaptar la legislación española al respecto a las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC).  

El nuevo Plan General Contable, cuyo segundo borrador se publicó el pasado 4 de julio, entrará en vigor el próximo 1 de enero.  Sin embargo, a día de hoy todavía se desconocen exactamente cuáles serán las disposiciones finales, es decir, los artículos que finalmente harán funcionar la ley.  En este sentido, los expertos consultados no prevén una rápida resolución del asunto, que, según lo anunciado inicialmente debería solventarse durante el mes de octubre, pero que nadie espera que se resuelva antes de noviembre. De hecho, y ateniéndonos al anterior caso, cabe ser de todo menos optimista. En concreto, la ley contable vigente data de 1990 y, pese a entrar en vigor el primer día de ese mismo año, no se aprobó hasta prácticamente una semana antes del final de 1989. En definitiva, muy poco tiempo para adaptar todo el sistema contable a las nueva normativa o, en su defecto, para aprender a manejar las actualizaciones de los programas de contabilidad correspondientes.  

Por el momento, el segundo borrador del plan introduce una serie de importantes cambios en los criterios de valoración, las prioridades de los principios contables, la desaparición de algunas cuentas y la creación de algunas nuevas (gastos imputables al patrimonio neto e ingresos imputables al patrimonio neto). Además, se añaden dos nuevos informes a las cuentas anuales y es necesario incluir más información en las memorias anuales. Todo esto sin contar los sucesivos planes sectoriales que irán articulando y completando el borrador. 

Se trata, según los expertos, en un plan eminentemente económico y concebido, principalmente, para la gran empresa. Tanto es así que gran parte del texto tiene escasa o nula repercusión en las pyme. El Gobierno se plantea ahora crear una legislación específica para las pequeñas y medianas empresas para, por fin,  acercarse a las necesidades de este tipo de compañías en un tema tan delicado y complejo como la contabilidad.  

Para acceder al borrador se puede acudir a la página del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC).